浅议企业应收账款内部控制制度构建

赵迎春

摘 要:面对金融危机,提出企业健全销售与应收账款业务内部控制制度应采取的措施。

关键词:销售 应收账款 内部控制制度 措施

中图分类号:F275 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-146-02

面对国际金融危机对我国经济的影响,企业为了自身的生存,需要及时调整市场营销策略,加强经营管理,特别是对营运资金的管理,健全销售和应收账款业务内部控制制度尤为重要。企业在采取赊销措施进行促销活动时,一方面增加了企业的销量,另一方面也产生了大量的应收账款以及坏账损失。如果不对应收账款进行有效控制,会给企业正常的生产经营活动造成严重影响,导致企业财务状况进一步恶化。为了使企业对应收账款有效地进行风险控制,本文主要对内部控制制度中的销售和应收账款业务中的管理和控制提出几点建议。

一、销售业务包括的主要环节及控制要点

销售业务主要包括销售谈判、合同订立、合同审批、组织销售、组织发货、结算记账。

销售业务的控制重点主要是:(1)销售合同是否在销售员授权范围内。(2)销货订单是否经被授权人批准,如售价、销售条件、交货方式与日期、结算方式等有无明确规定,所有销货订单是否均经预先编号。(3)销售员经办的销售业务在其权限范围内,并符合经审核的销售合同或销售审核单,开票后该客户欠款总额不超过授信限额。(4)发货回单、发货凭证保管完整,企业对客户即应收账款的债权关系确立无误。(5)有关原始凭证在企业内部按规定形成、传递和核对,使销售、应收账款和存货的记账同步和一致。(6)每次销货是否都填制出库单,出库单是否预先编号,出库单与订货单及销售发票是否相符。(7)销售部门和财务部门应定期检查合同的执行情况。

二、应收账款业务包括的主要环节及控制要点

1.应收账款业务包括的主要环节。(1)应收账款的确认、入账。(2)对应收账款的客户的付款进行监督和信用跟踪。(3)同时对客户进行定期或不定期对账,以保持债权时效。(4)对呆滞账款、坏账的及时处理。

2.应收账款业务内部控制重点主要是:(1)合同内容重点审查销售单位的信用状况、付款信用期及信用额度是否符合规定。(2)在发货前,对客户的赊销业务经授权批准。(3)销售发票、装运凭证及赊销通知单均经事先编号。(4)销售业务以销售发票及相关的凭证为依据登记入账,事先对这些相关票据中的价格、数量、付款条件等进行内部复核并确认一致。(5)应收账款明细账与总分类账进行核对,并确认一致。(6)坏账的注销有经授权人员的审批。(7)经企业决策层授权的独立部门或人员对应收账款内部控制制度执行情况进行监督检查评价。

三、如何有效建立销售、应收账款业务的内部控制制度

1.建立职责分离制度。职责划分的主要目的是为了预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误或舞弊行为。对于不相容的职责必须实行职责划分。职责划分可分为四个部分:(1)经营与簿记职责的分离。整个的会计职能从各业务部门中分离出来。(2)财产保管与会计职责的分离。这种做法可减少欺诈企图。(3)交易权与财产保管权的分离。在可行的情况下,进行交易的人员不应控制资产。(4)会计内部职能的分离。不应让一个雇员管理从日记账到分类账的全部簿记。同时,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。

2.建立授权控制制度。企业应当对销售业务建立严格的授权批准制度,明确各岗位审批人对销售业务审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定业务经办人员办理销售业务的职责范围和工作要求。严格的授权控制,既可防止滥用职权,又可让工作人员在授权的范围内放手开展有关业务活动。因授权性质的不同,可以将授权分一般授权与特别授权。一般授权是对办理常规业务所确定的权利及职责;而特别授权则是超出常规业务的,即超出先限额的销售额,须由主管人员另行审批授权。

3.建立严格的审批手续。岗位审批人员应当根据销售授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。经办人员应当在职责范内,按照审批人的批准意见办理销售业务,主要包括:(1)在销售前对销售合同的审批。(2)销货部门对顾客定单,订购品种、数量、价格和销货通知单的审批。(3)信用部门对顾客的资信情况和赊销限额的审批。(4)仓库保管部门对出仓单的审批。(5)财务部门对销售价格、销售发票、销售方式、销售收入、销售费用、销售折让退回或坏账注销等业务的审核和控制。

4.及时进行信息沟通。在信息方面,要注意内部信息和外部信息的搜集和整理;这样可以给信息使用者及时、可靠的资料,作出正确的决策。在企业赊销活动过程中,财务营销决策与销售部门的营销决策基本原理和要求是出于企业对所属各业务部门的经济责任考核各有侧重,因此,销售部门的营销决策往往是多销售;而财务部门的营销决策更重视资金的周转和营销款项的回收。因此,企业销售部门和财务部门在应收账款的问题上必然存在不同看法。而且两部门缺乏信息沟通,造成应收账款管理上的漏洞。为克服这一问题,在企业应收账款管理上,销售部门要及时将应收账款的发生情况向企业财务报告,财务部门要将应收账款数量,进行相关财务指标计算和分析,并将情况及时反馈销售部门。

5.制定销售人员的销售业绩与回款的考核制度。企业应根据自身的实际情况,制定销售业绩及回款率与销售人员的报酬、薪金相挂钩的制度,采取具体的考核措施,既要调动销售人员的积极性,又要保证销售人员的报酬不受损失。把销售款项的及时回收,资金的回笼作为一个重要的考核标准,销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到回收资金全过程负责。各经办人员经办的业务应自己负责,并将销售与应收账款资金发生、呆坏账发生额与其经济利益挂钩,要求其对自己经办的每笔业务进行事后监督,到收回资金为止。

6.对应收账款业务建立信用管理部门。在竞争日益激烈的市场经济中,适者生存、优胜劣汰,客户生产经营的好坏直接关系企业资金的风险程度。因此,要尽可能详细地掌握现有客户及潜在客户的实际情况,建立客户档案,提高自我保护意识,把应收账款成为呆、死账的风险降到最低点。

首先,建立客户档案。销售部门要对企业用户做定期调查,详细记录各用户的名称、地址、电话、开户银行、账号、需要发票的种类、货款结算方式、付款经办人、签订供销合同的经办人、企业的法人、该企业的经济性质、经营范围、规模状况、财务物资状况、社会信誉、负债情况等等,多方面、多角度为企业清欠提供线索。比如,如果了解到客户的债务单位与本企业有经济往来业务,为本企业提供货物或劳务,而且所形成的业务款项已经进入当期损益,在应收、应付等往来账中体现出来,那么就可以采用相互顶账形式,既方便清欠且效率又高。另外,销售部门对以上资料要随变动而更改、补充,以便企业能正确、客观地评价客户的信用程度,分出类别,采用不同的结算方式。

其次,制定合理的信用政策。信用政策是企业对应收账款进行规划和控制的基本策略与措施,企业必须根据自己的实际经营和客户的信誉情况制定合理的信用政策。信用政策包括信用标准、信用期间和收款政策三方面。信用标准是客户获得商业信用应达到的最低标准,通常以预期的坏账损失率表示。

最后,做好客户的资信调查及评价。企业要关注购货单位,进行资信区分。其主要的工作包括赊销的客户的资产状况、财务状况、经营能力、以往业务记录、企业信誉等进行深入的实地调查,根据调查的结果来评定其信用等级,并建立赊销客户信用等级档案。赊销客户的信用等级评定工作应每年一次,特别情况可随时调整。对资信一般或资信较好但是尚未进一步证实的客户,在现款交易不被接受的情况下可以采用承兑汇票结算方式;对资信好、实力强、有前景的客户可以采用分期付款和赊销的方式,但在付款期限和累计金额上应有明确规定,并应坚持清旧款、发新货的原则。

7.建立应收账款的回收制度。应收账款因赊销而产生,其风险自然发生在企业的销售过程中,处于竞争性市场中的每个企业都会经常遇到这种风险。究其根本原因,在于企业向客户提供销售信用,采取赊销以及分期付款等销售方式销售货物,允许客户在一定的时间内支付货款,因而造成资金成本、坏账损失等费用的增加。因此,对销售业务所普遍采用的赊销方式所产生的应收账款,应当有更加严格的控制制度。

第一,建立应收账款的对账及货款催收制度。定时向赊销客户发送付款通知书或催款通知单,并建立客户还款进度记录簿,对应收账款实行跟踪管理,及时把逾期情况上报主管领导,以便制定正确的收款政策,加快应收账款的回收,减少坏账损失。企业的资金管理部门和会计部门应定期(一般每月)向应收账款明细账的客户寄送对账单,核对双方的账面记录。欠款客户回函上的金额和对账单上的金额之间的差异,由信用和收账部门进行及时处理和详细记录。对超出信用期的欠款,企业管理部门应具体情况具体分析,针对不同的欠款原因,采取不同的收账政策。

第二,对应收账款设定担保。企业在进行赊销业务时,对不同的客户有不同的赊销政策。在对新客户进行赊销时,尽管企业已经对该赊销客户财务状况与信誉度进行了调查,但是如果对新成立的企业,这些并不能保证些什么。而我们又想打开市场,对此,我们可以选择对应收账款进行担保。首先,企业可以在同意给客户赊销的同时,要求客户对赊销应收账款设定担保。担保有一般保证和连带保证两种,作为债权人应明确要求客户采用连带责任保证方式,以便客户发生违约行为,可以要求保证人履行代偿义务。其次,可以采用抵押担保方式。如该单位确属暂时性的延期付款,我们可以考虑让该单位对其产品的款项进行一定的担保,可以是固定资产产权书、债权协议等保证。

8.加强企业内部监督和评审制度。企业尽管制定了各种制度来加强企业内部控制制度,但是我们很清楚,无论一个企业的内控有多完善,而实际在执行上总会出现各种让人意想不到的失误或者漏洞。所以我们并不能因为建立了比较合理、严格的内部控制制度,就忽视对其执行情况的再控制。因此,还要加强企业内部监督和评审制度。

监督与评审是经营管理部门对内控的管理监督和内审监察部门对内控的再监督与再评价活动的总称。要确保内部控制制度被切实地执行且执行的效果良好,内部控制过程就必须被施以恰当的监督。监督是一种随着时间的推移而评估制度执行情况的过程。监督评审可以是持续性的或分别单独的,也可以是两者结合起来进行的。主要应关注监督评审程序的合理性、对内控缺陷的报告和对政策程序的调整等等。

综上所述,随着我国市场经济的不断发展与完善,市场秩序进一步规范,企业间的竞争日趋激烈,企业在销售业务过程中必然会出现漏洞,同时赊销渠道必定会进一步多样化。企业必须建立有效的销售和应收账款业务内部控制制度,尽可能降低应收账款投资的机会成本,减少坏账损失与管理成本,从而进一步提高应收账款投资的收益率,提高企业竞争力。

参考文献:

1.姜树勤.浅谈建立销售和应收账款业务内部控制制度.上海会计,2007(3)

2.田淑萍.企业应收账款风险及其防范.财务与会计导报,2008(9)

3.财政部《内部会计控制——基本规范(试行)》及有关规定

4.郝献宏.试论企业内部控制及建立.会计之友,2007(7)

(作者单位:平顶山煤业(集团)三环有限责任公司 河南平顶山 467092)

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