以科学发展观为指导，提高办公室工作效率

李　伟　于瑞永

摘 要:文章分析了高校后勤办公室的工作特点,着重阐述了如何提高后勤办公室工作效率的几点建议。

关键词:办公室 工作特点 工作效率

中图分类号:C931.4 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-100-01

十七大报告对于科学发展观作了最全面、最深刻、最鲜明的阐述,随着高校后勤社会化改革的不断深化,高校后勤的管理体制也发生了深刻的变化。1993年1月,我校膳食处改为饮食中心,将计划经济体制下完全靠行政拨款办伙的机制逐步转变为自负盈亏、独立核算的模拟企业运行机制。在这种形势下,中心办公室的任务越来越繁重。办公室作为饮食中心对外服务的窗口,要用科学发展观作为指导,发挥好承上启下、沟通内外的枢纽作用和服务职能,使各项工作走上科学化、规范化、制度化的道路,进一步提高办公效率显得尤为重要。

一、办公室的工作特点

1.工作繁杂,综合性强。后勤部门的办公室工作具有工作繁杂、综合性强的特点。办公室事多,办公室工作涉及到人事、工会、档案资料及行政事务性工作,而且有很多工作是临时性、突发性的,千头万绪、包罗万象,琐碎零散的事应接不暇,都要处理解决。因此,有人认为办公室工作就是打杂。其实不然,办公室与各科室、各食堂的沟通协调,承上启下,沟通内外,事无巨细都要参与,责任重大,综合性强。

2.综合协调,服务性强。后勤部门办公室工作的突出特点是综合协调,服务性强。办公室每天处理的工作虽不是单位的工作重点,但都是围绕着中心工作展开的,办公室为保障各项工作任务的顺利完成,综合协调,为各科室各部门服务,为食堂服务,为师生员工服务,是办公室的基本职责。办公室下辖资料室,资料室除对纸质资料的收集,还应该是中心信息的集散地,对各式各类信息进行筛选汇总,以便于为中心各科室、各食堂提供服务真正发挥应有的作用。

二、以人为本,提高办公室工作效率

1.加强自身学习,提高办公室工作人员的思想政治素质。高效的管理活动是通过工作人员完成的,办公室工作人员的素质直接决定了工作效率的高低。以人为本、不断提高工作人员的思想政治素质是提高办公室工作效率的前提。办公室工作人员要认真学习党的路线、方针和政策,提高政治敏锐性,讲政治、顾大局,深入食堂基层,同后勤社会化改革发展的实际情况相结合,具备较高的思想觉悟和政策水平,并积极转变思想观念,由被动服务型转为主动服务型,积极高效地完成沟通内外、协调左右的职能作用。

2.从某种意义上来说,后勤办公室人员的知识面的广度决定了其工作能力的高低。办公室的工作涉及人事、工会、档案资料等多个层面,工作人员对于文秘、管理、经济、法律、档案等方面的知识都要有所掌握,对于国家相关法律也要及时了解,对于中心的政策、管理制度要准确把握,这样处理问题才会游刃有余,凸显原则性。

3.办公室人员应具备四个能力。办公室人员应具备管理能力、解决问题的能力、创新能力和处理突发事件的能力。传统的经验式管理虽然可操作性较强,有利于处理固定的程序化的日常事务,但往往不能适应形势变化,这就要求办公室人员要有管理能力,加强科学化管理,提高解决问题的能力和创新能力,对于工作中出现的突发情况,要冷静面对,协调处理,增强处理突发事件的能力。这四个能力的建设对于提高办公室工作效率有着极其重要的作用。

4.用心做事是对办公室人员的必然要求。办公室工作看似琐碎,如果不认真严谨就会造成“明天开会”的工作失误,因此办公室人员处理任何事情都要留心、用心,分清事情的轻重缓急,认真严谨,确保工作有条不紊,忙而不乱,提高工作效率。

5.创建和谐愉快的工作氛围, 使人的积极性、主动性充分发挥。从心理学的角度分析,人在获得了生活基本条件的需要之后, 就产生了更高层次的需要,即对社会的需要,也就是社会对于人社会价值的承认。每个人都希望个人的努力和付出能得到社会认可,实现作为一个人的价值。办公室也是一个小“社会”,每一工作人员都有责任共同营造一种团结和睦的工作氛围,互相关心、支持,减少矛盾的产生,虽然各个岗位职责不同,但在工作需要的时候, 要互相“补台”,防止工作中出现“漏球”的现象,彼此之间多一份理解与支持, 减少工作失误率。

三、规范工作程序,实行办公室目标管理

随着后勤社会化改革的发展,饮食中心开始实行事业单位模拟企业化运行。2001年,中心就引入了ISO9001国际质量管理体系认证,按照质量管理体系的要求规范工作程序和目标管理是一种科学、高效的管理办法。按照科学发展观的要求,在遵守国家法律、各项规章制度的基础上,结合办公室工作实际,细化各项规章制度,使办公室各项工作规范化、系统化、流程化,避免经验管理,建立和完善适合于办公室工作特点的日常工作制度,使各项工作都能有章可循,逐步建立明晰的流程图,以减少工作失误,提高工作效率。

在实施目标管理中,首先要使办公室工作人员的意志和行动统一在总体目标之下,形成共同行动的基础,同时,办公室每项工作由一人负责为主,其他人员积极配合,团结协作,达到人少同样增效的目的。实行目标管理,能够开发办公室每个工作人员的潜在能力,充分发挥其主动性和创造性,进一步促进工作质量和办事效率的提高。

四、增强效率意识,坚持科学发展,提高办公室工作效率

随着高校后勤社会化改革的不断深化,后勤办公室各项工作更趋繁杂化,适应工作节奏、提高工作效率的前提是要增强效率意识,树立良好的服务理念,从被动服务型转变为主动服务型。增强效率意识,一是要有创新意识,逐步改进工作方法,众所周知,办公室的工作多数处于被动状态,这样就要求办公室人员善于在被动工作中主动发现问题解决问题,从而及时总结经验,在以后的工作中遇到类似问题处理起来就会游刃有余。二是紧紧围绕办公室上下沟通、左右协调的职能,工作到位而不越位,增强时间观念,注重超前意识。“有事就办、快事急办”,遇事不拖、不等、不靠,处理问题要有前瞻性,要发挥出积极性、主动性和创造性,在处理具体问题时认真严谨,在对待发展问题上大胆创新,这样才能不断提高办公室工作效率。

五、加强办公自动化建设,实现管理工作现代化,是提高工作效率的重要保障

当代科学技术的迅猛发展, 为实现现代化办公提供了便利的技术支撑。现代化办公模式在提高工作效率的同时,也能达到省人、省时、省力的目的,不断完善的网上办公系统,能够提高办公室与各部门、各基层单位的信息沟通速度,有效发挥办公室上下沟通、左右协调的职能作用。

总之,提高工作效率是一个系统工程,需要我们在实践中不断思考和探索,总结经验教训,更需要全体办公室人员通力合作,以科学发展观为指导,不断提高办公室工作效率,为后勤事业的又好又快发展做好服务保障工作。

(作者单位:清华大学饮食服务中心 北京 100084)(责编:贾伟)