论高校会计电算化内部控制的风险及防范

常　辉

摘 要:会计电算化、网络化的推行,是高校会计工作方式的革命,也是高校会计工作的一次飞跃,它给会计工作提出了新的要求,同时也对传统的高校会计工作产生了较大的影响。文章从多方面阐述了高校会计电算化内部控制的特点及目前存在的问题,分析了建立健全高校会计电算化环境下内部控制制度的必然性及重要性,就会计电算化条件下如何加强和完善高校会计的内部控制制度展开详细论述。

关键词:高校会计电算化 内部控制制度 风险 防范

中图分类号:G475 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)07-097-02

一、高等学校会计电算化内部控制的特点及问题

高校会计电算化的发展是高校管理现代化与高校会计自身改革和发展的客观需要,是时代发展的必然。但是我们必须看到,目前我国高校会计电算化内部控制中尚存在着一些不容忽视的问题,对于这些存在的问题如何认识并逐步解决,直接影响着高校会计电算化、网络化的进程,需要引起我们的高度重视。

1.高校电算化基础管理工作薄弱,内部控制制度不完善,会计信息质量有待进一步规范与提高。在高校的会计电算化中,存在管理制度的充实和完善慢于会计电算化特别是网络化发展进程的现象。内部控制制度滞后和不完善导致对会计电算化中问题的发生缺乏预见性和预防性。有的高校在制定管理制度时只重视对计算机硬件或纯软件使用方面的风险,忽视了内部人员对会计数据的非法访问、篡改、泄密和破坏及外部不法分子恶意入侵等方面的风险,致使会计信息质量下降。随着网络时代电算化会计的发展,计算机舞弊手段和犯罪现象与日俱增,会计电算化对会计信息质量的真实性和安全性提出了新的挑战,如何加强内部管理、建立完善的内部管制制度、防范和制止计算机舞弊、保证会计信息质量的真实、准确和完整是网络时代高校会计电算化面临的重要任务和难题。

2.会计岗位发生变化,会计业务缺乏有效牵制。由于高校会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动处理统一执行,会计基本数据的来源和处理方式、会计管理操作形式等都发生了很大的变化;与此相适应,会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化,使传统职权分割的控制作用近于消失,信息载体的改变及其共享程度的提高,又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效,如不及时调整将形成内部控制隐患。

3.会计数据载体的管理与保护问题。信息时代的高校会计电算化,会计数据的载体由纸张变为磁介质和光电介质载体,毋庸置疑,对于数据的备份和数据存储载体的保护是我们必须要解决的首要问题。原始凭证的数据转变成磁性介质后,能否保证数据原件的真实性,法律能否接受计算机记录的会计数据作为有效证据,以及会计手续中电子签字如何认证,都是一个不容忽视和需要在实践中探索和解决的问题。

4.会计电算化中的反记账或记账清除功能的使用,对会计账簿的严肃性有一定的影响。反记账功能的目的,为了取消部分甚至全部的错误账簿记录以后重新正确记账。从本质上讲,它也是对错误的一种更正行为。而手工方式下记账后是不允许重新记账的,对于账本上的错误,应采用画线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正,更正错误的过程被留下痕迹,这样才能确保会计信息的质量和可信度。

5.会计人员素质的强化与提高。会计电算化、网络化的发展需要大批复合型的会计人才,既懂会计又懂管理;既熟悉会计电算化知识,又熟悉网络知识;既懂会计业务操作,又能解决实际工作中存在的问题。而目前相当一部分高校会计人员的专业知识薄弱,计算机技能偏低,常常出现虽然计算机技术不断升级而会计功能徘徊不前的尴尬局面。人才因素在一定程度上成为制约我国高校会计电算化、网络化发展进程的重要因素。

二、高等学校加强和完善会计电算化下的内部控制制度

1.加强会计从业人员的继续教育和职业道德建设。道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入内部控制结构之中。单位管理者应当重视对财务工作人员的选用与培养,增强财务工作人员的职业道德水准和业务水平,达到会计电算化系统的主体诚信。继续教育和会计职业道德建设是预防会计从业者违反会计制度及财经法规纪律的根本,只有从思想上端正了态度才能更好地从事会计工作,做到严于律己。

2.制订和完善高等学校电算化内部控制管理制度。内部控制管理制度是针对每一个上机操作会计软件的人员而制订的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。操作管理制度从内容上来看,一般包括以下几项:(1)操作人员的工作职责和工作权限。尽管软件一般都已有用户管理功能,但其用户管理的设置是由人工进行的,这就需要从制度上对操作人员的工作职责和工作权限加以规定,用来在用户管理的设置和具体的操作中执行。(2)预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。如规定原始凭证必须经有关审核人员审核并签章后才能输入计算机等。(3)预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施。如规定已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可登记机内账簿等。(4)建立必要的上机操作记录制度。使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况,并经常性查看日志,检查有无异常情况,监督系统操作。(5)根据会计电算化系统的业务要求和不相容职务相分离的原则,设立各个电脑操作岗位,如系统维护员、系统管理员、数据审核、数据复核、会计档案管理员等,明确岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利的工作,确保会计数据的安全、准确、可靠。

3.计算机病毒防范与控制。计算机病毒对计算机系统的安全造成极大的危害,会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏,将造成极大的损失。有些会计人员认为安装了杀毒软件就万事大吉,其实病毒的变形和更新是非常快的,即使安装了杀毒软件,也绝非就高枕无忧了。防范病毒最为有效的措施是严禁会计电算化局域网接入广域网中,加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,包括:软件、软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用;建立软盘管理制度,同时防止乱拷贝软盘,不使用未经检测的软盘;安装防病毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒。

4.加强高校内部审计监督职能,实行有效监督和指导。内部审计既是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段。在会计电算化系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,高校的内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确、真实,审核费用签字是否符合本单位内控制度要求,凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞;(5)检查和监督内部会计控制制度的建立和执行情况。为方便审计人员对财务的监督和指导,可以在财务部门计算机局部网中,为审计部门设置计算机终端,严格控制使用权限,使财务和审计相互配合、相互促进,使财务管理工作水平进一步提高。高校会计电算化、网络化是高等教育发展和会计制度改革的必然要求,高校的领导者应及时转变观念积极支持会计电算化的发展;高校的财务管理和从业人员要主动适应新形势,更新认识,更新知识,积极参与会计电算化工作,充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、控制功能,迅速、全面、准确、综合地反映学校财务活动状况,为领导决策提供快捷、准确的信息反馈,使高校的会计电算化事业蓬勃发展。

参考文献:

1.财政部.内部会计控制规范———基本规范(试行)[S].2001

2.彭久麒.浅谈对内部审计风险的认识.中华财会网,2002.6

3.孙静华.财务软件应用教程[M].北京:清华大学出版社,2004

4.杨周复.学校财务会计手册[M].北京:中国经济出版社,2000

(作者单位:中北大学 山西太原 030051)(责编:贾伟)