会计电算化存在的问题及防治对策

王　慧

摘要:针对会计电算化过程中存在的一些问题提出了切实可行的应对措施,就我国会计电算化发展趋势进行了分析。

关键词:会计电算化 问题 对策

1 会计电算化存在的问题

1.1 单位会计电算化管理制度不完善 会计电算化工作的开展必须有与之相配套的包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等各种管理及控制制度。目前有些单位却因会计电算化管理制度不完善而存在着这样那样的问题:在人员管理方面存在岗位职责不明确,或沿用原来手工会计信息系统的岗位,或岗位设置不完善,系统管理员、系统维护员为同一人;在操作管理方面没有严格的操作规程,或未经培训合格者便上机操作;在维护管理方面没有系统维护制度,维护人员可以随意变动系统参数如系统运行环境原统账的套数等;在档案管理方面存在数据收集不及时,没有严格的档案调用规定甚至出现擅自复制文档现象等等。另外,单位制定的会计电算化管理制度也存在某些同电算化规范相抵触的地方,如科目体系的设置不符合会计制度要求等,这些大多是从计算机技术的角度考虑得多,从会计制度的要求考虑得过少。

1.2 会计原始凭证仍是纸张数据 目前,大多数单位会计电算化工作中所采集的原始凭证都是纸张数据,而这些原始凭证在手工输入过程中有可能出现差错又未能审核出来,再者纸张凭证本身的真实性及信息的完整性也要打个问号。这些问题都是因原始凭证未能电子化而产生的。

1.3 缺乏复合型人才 既懂会计学又懂电子计算机技术的复合型会计人才是实现会计电算化的关键。目前会计部门运用电子计算机的热情和期望都很高,但普遍存在人员素质偏低的问题:会计人员不会操作计算机,计算机专业人员的会计知识又较为贫乏,运行会计软件过程中出现的问题不能及时解决和处理,两方面的矛盾制约着电算化的发展与推进。所以加快复合人才的培养工作已是迫在眉睫。

1.4 会计电算化涉及范围的局限性 目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化,还没有实现管理会计电算化,还不是完整意义的会计电算化。完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合。财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据如原始凭证、记账凭证、账簿,再结合其他数据形成管理数据库,经过分析和计算后形成对企业经营管理有用的预测、决策依据。然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,因此,其在企业推广较难,这就使管理会计软件开发步履蹒跚。

1.5 电算化审计工作需要进一步加强 各类审计组织在审计过程中极少实施计算机辅助技术,大多采用手工方式操作。首先是审计人员尚未掌握计算机审计技术;其次是审计软件开发速度慢;三是相关审计淮则的制定以及计算机审计实务工作滞后于经济形势。最后,由于电算化会计系统本身的脆弱性,如不可预计的环境灾害、计算机硬件或软件的失灵、人为无意的差错和有意的舞弊等,都可能给系统造成无法估计的危害,也无疑给审计工作带来困难,加大了审计风险。

2 解决问题的对策

2.1 完善会计电算化的配套法规 鉴于财务软件处理对象的特殊性,处理结果要求高度可靠,在满足一致性、安全性等普通要求的同时,必须符合会计淮则和有关的法律法规,加强电算化会计系统宏观管理。

2.2 原始凭证电子化 单据的电子化将不仅克服纸质凭证因人工传递而速度慢的影响,而且从Internet接收之后即可自动确认和转换为记账凭证,使得许多经济业务在其发生的同时其信息就能“实时”地进入企业会计系统,从而大大促进财务核算和管理的速度和效率。因此,电于凭证化必将逐步取代大部分的纸质凭证,这是社会信息化的大趋势。

2.3 提高会计人员的业务素质 一方面,培养大量能进行电算化系统的实施、构建的高、中层次电算化人才,他们是财务软件开发设计的核心;另一方面,培养大量能够熟练使用财务软件的低层次的电算化人才,他们是普及电算化工作的关键。

2.4 重视电算化会计的审计 在发展电算化会计的同时更要重视对电算化审计的研究,使二者相互配合相互促进,共同发展特别在网络时代,网络技术的应用给电算化审计的发展带来了契机与挑战,网络时代审计的创新远远不应局限于审计对象、审计技术、审计业务上,应是整个审计理论框架与实务的全方位的创新。网络时代号召审计理论和实务工作者,在互联网连接起来的全球化经济中,掌握现代化信息技术(包括计算机技术、通信技术、信息处理技术),对网络时代的审计创新进行全方位的开拓,以保证与电算化会计的发展同步。

2.5 财务软件智能化 利用决策支持系统,在系统中除了设计有数据库外,还有方法库,其中预先放置了各种决策方法,可以快速运用这些决策方法处理数据库中的数据,得出在不同决策方法下的系统运行结果,从而为用户得出决策提供参考信息。从理论上未说,如果方法库中放置了足够多的方法,那么,系统便能提供足够多的决策帮助。

2.6 加强网络环境下电算系统的管理 设立防火墙、电子密钥,采用网上公证,分高监控与操作等办法来实现系统内部的有效牵制。

3 会计电算化的发展趋势

3.1 会计电算化向网络化的进一步发展 会计软件的网络化目前大多限于局域网,信息传输的范围小,制约电算化

会计效能的发挥,未来的电算化会计将向着广域网的方向发展,信息传输范围大大增加,使会计数据的异地共享成为可能。会计电算网络化将从原来企业内部的会计信息共享,上、下级单位之间的财务信息的传递转变到与外部相关机构的信息共享、与全世界进行信息交流。

网络会计环境是一个集供应商、生产商、经销商、用户和银行等机构为一体的网络体系。

3.2 会计电算的发展要适应电于商务发展的要求 电子商务指利用计算机网络和各类电子工具进行的一切商业贸易活动。电于商务是21世纪贸易方式发展的方向:企业经济活动中的业务数据能够自主地进行双向交流,企业建设自己的电子账簿和电于银行账户划拨资金,企业采购、发货可以通过网络直接进行确认。它正以其低成本、高效率等特征吸引着大多数企业。

电算化会计就是要充分利用计算机及网络技术,从不同的来源和渠道收集企业经营活动中的会计数据、会计资料,按照经济法规和会计制度的要求予以存储、加工,并生成会计信息,向企业内外部各方面传递,以帮助信息使用者改进经营管理,加强财务决策和有效控制经济活动。在网络时代,电算化会计在实现其基本目标的基础上将顺应电子商务的发展。

3.3 会计电算化新领域——在线财务报告 在线报告是指企业在国际互联网上设置站点,向信息使用者提供定期更新的财务报告。其特点是利用国际互联网作为传播媒体,将网络页面数据采用“超文本”的形式,增强了会计信息的时效性、交互性。

在线报告的出现改变了传统的财务报告顺序结构,它的各个组成部分之间建立了超链接,人们可以借助相关链接主动而迅速地搜寻所需信息,企业还可根据不同用户的要求提供更加个性化的财务报告。

总之,在线报告实现了会计信息的实时追踪,便于财务报告的需求者及时掌握相关企业的第一手资料,为本企业的理性决策提供了方便,实现了企业的在线管理,并利于会计信息系统的社会监督和政府监督。