浅谈煤炭企业降低采购成本的策略与方法

摘要：降低采购成本是提高企业经济效益的有效方法之一。降低采购成本就要联系煤炭企业的实际，建立必要的规章制度，采取集权采购，利用价值分析和价格杠杆以及现代化采购手段，从而有效地降低采购成本。

关键词：煤炭企业；采购成本；集权采购

中图分类号：F406 文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）03-0015-02

控制采购成本对于一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在商品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。采购成本控制应从系统性出发，关注企业采购的内部成本控制与外部成本控制，关注采购的显性成本控制与隐性成本控制，从全方位对采购成本加以关注。在激烈的市场竞争中，采购成本控制已成为企业发展与生存的关键。采购是企业生产经营活动的起点，也是企业产品成本控制的关键所在，控制采购成本，有效地避免无效成本支出，无疑能提高企业的经济效益。那么，煤炭企业在物资采购过程中，怎样降低采购成本呢？

一、建立采购制度，降低采购成本

俗话说：“没有规矩，不成方圆。”采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道。如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床，滋长腐败的发生。降低采购成本必须建立严格的采购制度。实践证明，建立严格的采购制度，不仅能规范企业的采购活动，提高效率，杜绝部门之间扯皮，还能预防采购人员的不良行为，有效地降低采购成本。采购制度应规定采购的申请、授权人的批准权限、商品采购的流程、相关部门的责任和关系、各种商品采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在采购制度中规定比价采购的物资要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在申请表上，以供财务部门或内部审计部门核查。建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。制度一经建立，就要严格执行，按章办事，从而有效地降低采购成本。

二、采取集中采购，降低采购成本

实践证明，实行集中采购是降低采购成本的有效方法之一。我们峰峰集团自2003年实行物供体制改革后，实现了“三集中”管理，即集团公司所属各矿厂所需的物资由物资供销分公司集中采购、集中储备、集中配送，收到了良好的经济效益和社会效益，年降低采购成本上亿元。进行集中采购，这里有两层含义：一是集中需求量。供应部门将各矿、厂在一定时间内的需求量进行整合，力求达到供货商的最小批量要求，或将较小批量整合成较大批量，以求争取到更优惠的价格；二是集中向某个供货商采购。这种方案更适用于标准品的采购或面向产品较齐全的分销商采购。由于分销商的经营模式较生产厂家更为灵活，他们往往代理较多的产品线，而其要求的最小订货量也较生产厂家更低，因此在很多时候向一至两家产品线较全的代理商集中采购是小批量采购的一种上佳选择。在物资采购过程中，将各新闻单位的需求集中起来，采购部门便可用较大的采购量作为砝码得到较好的数量折扣价格。规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存量可以相对降低。费用的支出也会因采购统一作业而减少，采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商。另外，还可与其他煤炭企业进行联合，实行联合采购，实现更大意义上的集中采购，从而，降低采购成本。2005年以来，我们通过与开滦、淮南等集团公司联合，对煤矿用的支护钢材进行联合采购，由于提高了采购批量，从而降低了采购成本，每吨钢材平均降低50

多元，取得了良好的经济效益。

三、利用价值分析，降低采购成本

利用价值分析也是降低成本的重要方法之一。首先要学会运用价值链分析方法。价值链分析将采购视为互为联系的活动的集合体，通过分析各项活动的成本，使成本与其相关活动紧密联系在一起。价值链分析包括：一是内部价值链分析。内部价值链分析就是不仅要注意生产过程，而且要关注生产之前和之后的作业，以找出它们之间的内在联系，最终达到降低产品成本的目的。二是外部价值链分析。即与供应商和顾客之间的关系分析。供应商不仅生产着采购用于价值链的一种产品或服务，而且在其他方面也影响着采购，如供应商发货频繁可以降低采购的库存需求。顾客也有其价值链，如那些订量少、事先不确定的顾客成本比那些订货量大，事先确定的顾客成本要高。另外，采用提供较佳付款条件的供应商；运用不同的议价技巧；选择具价格优势的运输公司或考虑改变运输方式等也可达到降低成本的目的。要建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购商品建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出详细地说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由有关部门组成价格评审组，定期收集有关的供应价格信息，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。建立商品的标准采购价格并对采购人员根据工作业绩进行奖惩。对重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期制定标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格，标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行，并提出奖惩措施，对完成降低采购成本任务的采购人员进行奖励，对没有完成采购成本下降任务的采购人员，分析原因，确定对其奖惩的措施。价格的上涨并不是采购人员所能控制的，为了避免价格上涨遭受冲击，采购可采取一些措施，如签定价格保障合约；涨价前多备库存等。降低采购成本的主要目的是在于找出并减少不必要的成本部分，并且在不影响产品质量的前提下，将成本做最有效的分配利用。任何与此原则相违背的决定，都是不足为取的。

四、利用信息管理，降低采购成本

利用信息管理系统来降低采购成本。在信息社会，如果没有一套高效的信息管理系统，降低采购成本是相当困难的。由此言之，采购首先要建立起高效信息管理系统。在此基础上可以采用的方法有：一是利用电子数据交换系统进行市场交易，缩短交易时间。建立电子化采购制度可以降低采购管理费用，缩短采购周期，提高存货运营效率，不仅可以降低企业的采购成本，简化传统的采购过程，使繁杂的管理变得轻松简单，使企业的采购环节井然有序，与供应商的交流更加多样化，提高采购效率与效益。二是利用国际互联网收集和发布信息，达到降低采购成本的目的。在降低采购成本的过程中，还要善于通过资源共享来降低采购成本。资源可以分为共享和非共享资源两大类。对于共享资源，产品的成本与分摊资源费用的产品数量有关，分享这类资源的产品数量越多，分摊到单位产品中的成本就越低。例如，采购固定资产就是典型的共享资源，除了固定资产以外，还有资源的采购费用，信息使用费用，信息传播费用，建立和使用销售渠道的费用，交易费用，经验的共享。增加使用这些共享资源的规模和频率，可以降低成本。另外，利用信息化管理系统，还可大大提高工作效率，减少供应部门人员，减少费用支出，从而降低采购总成本。

综上所述，任何可以节省费用的手段都应该是采购值得考虑的对象，但必须是合情，合理，更要合法，有利于供应商的互利双赢。

作者简介：林长付（1964-），男，河北永年人，冀中能源峰峰集团物资供销分公司副经理，经济师，研究方向：煤炭企业物资供应。