Ａｃｃｅｓｓ数据库中初学者容易忽视的几个技巧

卢雪琴

[摘要]总结教学经验的基础上，向初学者介绍几个容易忽视但是也是比较实用的几个小技巧。

[关键词]Access数据库 数据交流 压缩 表分析器

中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0420038－01

现在一般的高校都不开设Access数据库课了。绝大部分的高校都在开设SQL、oracle等。但是Access数据库还是存在的，作为一个功能强大的数据库管理系统和MIS系统开发工具，相比较其他的软件，Access具有界面友好、易学易用、开发简单、接口灵活等特点。而且作为微软公司发布的office软件包中的组件之一，它和其他的组件关系密切。本文根据教学经验，就初学者容易忽视的几个技巧进行总结。

一、Access与Excel和Word的数据交流

很多人在学习Access的时候都不太会考虑到Access中的数据和Excel或者Word之间可以交流，都将这三个软件当成独立的软件去学习。其实三者同为office软件包中的组件，虽然在处理数据的过程中有各自的侧重点，但也有一些类似的地方。如果Access中的一些数据可以在Excel或者在Word中处理，那么学习起来会更加容易，毕竟相比较而言，Excel和Word的使用更加的广泛，Access对使用者的要求更高一些。下面就介绍Access与Excel和Word如何进行数据的交流。

二、将Access数据库中的数据输入到Excel或者Word中

操作过程如下：打开数据库，选中需要输入到Excel中的表，右键单击，在弹出的快捷菜单选择“导出…”，或者选中表之后，选择“文件”“导出…”。如果要将数据输入到Excel中，则在打开的对话框的“保存类型”中选择“Microsoft Excel 97-203（*.xls）”，选择要保存的位置，输入文件名，单击“导出”按钮即可。有时候在Excel中处理数据要方便的多。如果要将数据输入到Word中，在打开数据表导出对话框之后，有两种情况：第一种，如果要创建保持原有数据格式的文档，则“保存类型”选择“RTF格式”；如果要创建普通的文本文件，作为邮件合并数据源使用，则选择“Microsoft Word合并文件”按钮。其他的操作步骤都是一样。

三、将Excel中的数据输入到Access中

同样地，有时候为了处理数据的方便，我们也需要将Excel的数据输入到Access中。操作过程如下：打开数据库之选择对象“表”，单击工具栏上“新建”按钮，弹出“新建表”对话框，选择“导入表”，打开导入表对话框，选择需要导入的Excel表格，打开“导入数据表向导”，根据向导提示，可以完成整个数据交流过程。其中包括选择表中数据的存放位置，字段名的修改，主键的创建和表的名称的修改等。这样导入的表可以继续进行数据库中的相关操作。

四、将Word中的数据输入到Access中

在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据。第一种方法是通过剪贴板。这种方法比较简单，在Word中选中表格的若干行或若干列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据）后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来即可。

第二种方法就是通过和前面介绍的Excel转换方法一样的方式，但是对于word文档的转换，需要通过文本文件作为过渡。我们可以分成两步来做：第步，先把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，首先先表格转换成文字，用逗号分隔或用制表符分隔，然后选择“文件”“另存为”，在打开的对话框中，选择保存位置和输入文件名之后，“保存类型”选择“纯文本”格式。在Access中：同样打开“新建表”对话框，选择“导入表”之后，在打开的对话框中，文件类型选择“文本文件”，而不是“Excel表格”。接下去的操作就是根据向导提示进行。

熟悉office软件包中组件之间的相互转换，对于初学者来说是有很大帮助的。

五、压缩数据库

Access数据库在用的过程中，经常不断的进行删除和增加记录的操作等修改工作后，数据库可能会变成碎片保存，并且不能有效地使用磁盘空间。在操作中可能会出现以下问题：使Update语句更新失败，明明一条记录存在，也可以select到，但在用Update时出现找不到记录，更新失败的错误信息；会使数据库增大，并且降低数据库操作的效率或者在删除记录时也不会减少数据库的大小， 并且没有可以改善数据库的相应语句等。

对于初学者，要学会定期压缩数据库可以重组文件并释放磁盘空间，以提高效率。下面介绍具体的压缩操作过程。首先选择“工具”“数据库实用工具”“压缩和修复数据库…”，在弹出的“压缩数据库来源”对话框中选取要压缩的数据库，单击“压缩”按钮，给压缩好的数据库命名，单击“保存”按钮，则保存好压缩的数据库。

六、合理使用Access提供的表分析器向导帮助改进数据库的设计。

在Access数据库中表是最重要的部分，所有数据都是以表的形式存储在数据库中的，而且数据库中的其他对象的创建都是以表为基础。对于初学者来说，创建了表之后很难对它有个全面的评价，这个时候就可以使用表分析器，它可以帮助用户检查表中的数据并向用户的数据库推荐一些改进和提高的建议。这对初学者来说是很有帮助的。

表分析器向导一次可以分析一个表的设计。它将包含重复信息的一个表分为几个表，表中只存储相同类型的信息；这样可以使数据库的效率更高并更易于更新，而且减少了数据库的大小。

下面简单说说表分析器的使用：打开数据库之后，选择“工具”“分析”“表”，打开“表分析器向导”对话框，根据向导的提示，选择要分析的表，向导会提示表中出现的问题，用户可以选择自行解决或者让向导决定来修改。向导的每一步都会有说明，初学者可以很方便的进行操作。

Access数据库的技巧还有很多，如果能充分的利用，对于学好数据库是很有帮助的。

参考文献：

[1]Access数据库技巧汇集，http://www.west263.com.

[2]杰诚文化编著，数据库专家-Access快速入门和实用范例精选，北京：中国青年出版社，2007.

[3]杨涛、李敏、刘青凤编著，中文版Access2003实用教程，北京：清华大学出版社，2007.