关于做好企业科技档案管理工作的思考

汪锦莹

摘要：在新时期新形势下，企业科技档案管理工作步入了新的发展阶段。文章就如何搞好企业科技档案管理工作，最大效率地发展档案作用进行了阐述。

关键词：科技档案 管理 思考

中图分类号：F272.9 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2009）06-161-01

企业的科技档案是企业在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种载体的科技文件材料（包括图纸、图表、文字、数字、声像等）。收集、整理、保管、提供利用科技档案，使科技档案中的科学技术向现实生产力渗透和转化，可以促进科学技术的提高和生产力的发展。因此，搞好企业科技档案工作对企业的改革发展具有重大的作用和意义。

一、依法治档是加强企业科技档案工作的根本保证

国家和行业发布的《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案管理规范》等法规性文件，为科技档案工作依法治档提供了法律依据。但在企业档案工作中，依照档案法规标准管理科技档案还存在不少差距，有法不依、有标准不执行的现象还很突出，忽视管理法规和标准要求导致科技档案归档不全、材料不真实、整理不规范的情况常有发生。要从根本上解决这些问题，关键要贯彻落实国家关于科技档案工作的法规标准，使涉及科技档案部门和个人都按照法规标准管理或从事档案工作。

1.要提高对企业科技档案工作的认识。企业档案工作者应善于与领导沟通，使之了解国家关于科技档案的法规标准，了解科技档案对企业发展的重要性，取得领导的理解和重视与支持，争取到在本单位行使依法管理科技档案的职权，企业档案工作者才能行之有效地依法做好科技档案工作。

2.要不断提高企业档案工作人员依法管理科技档案的工作能力。依法治档主要依靠档案专业人员加强执法，这就要狠抓档案工作队伍的自身建设，加强档案人员的法律法规知识教育和培训，加强工作责任感，使档案员成为素质高、业务精、作风硬，能适应在具体科技档案工作依法管理的要求。

3.要建立完善的企业科技档案管理制度。企业在实际工作中要依法治档，就要把国家和行业有关科技档案工作的法规，结合企业的实际，把科技文件的形成、收集整理归档、开发利用各工作环节纳入有关人员的岗位经济责任制，形成既具有指导意义又有约束力的科技档案工作程序文件，使相关部门有法可依。同时，要形成档案部门必须参加科研成果鉴定、新产品开发定型、基建工程竣工验收、重要仪器设备的开箱验收与生产技术活动等各项具体工作的制度。这样，国家和行业关于科技档案管理的法规才能在企业基层中得到贯彻实施，依法治档在具体工作中才真正得到体现。

二、建立健全企业科技档案的领导机构和管理制度

各单位的科技档案工作要执行统一领导、分级管理的原则，根据本单位的实际情况，建立健全档案的综合管理机构、专管机构或档案资料信息中心。科技档案工作是各项科技管理工作的重要组成部分，要加强对科技档案工作的领导，要把科技档案工作纳入本单位的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

1.科技文件材料的归档。要做好科技文件材料的归档工作，健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度。哪个部门产生的科技文件材料，由哪个部门负责归档。做到每一项生产、建设、科研、管理等工作活动完成后都有完整、准确、系统的科技文件材料，并按制度归档保存。科学技术研究项目的归档应按照原国家科委、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。几个单位协作承担的项目，所形成的科技文件材料，由主办单位作为档案保存一整套；协作单位只将与自己承担任务有关的科技文件材料的正本作为档案保存，将复制本交主办单位保存。或者按协议约定条款确定档案的归属。凡是归档的科技文件材料，立卷时应遵循它的自然形成规律及其有机联系，真实反映它的历史过程；书写材料优良，字迹工整，图样清晰，装订整齐（不得用金属物装订），禁用不牢固的书写材料。科技文件材料的归档份数，重要的归档三份，一般的归档一至二份。

2.档案部门对归档的科技档案要进行分类、编目、登记工作。应根据本单位档案的数量，设置专门档案库房和配备相应的档案设备。库房内应保持适当的温度、温度，同时要具有防盗、防火、防潮、防阳光、防腐蚀、防有害生物和防污染等设施，并应具备齐全的消防器材，确保档案的安全。在进行档案的著录工作时，必须按照国家标准局颁发的《档案著录规则》进行，同时应结合本单位管理工作的现代化进程，逐步实现科技档案管理的标准化、规范化和现代化。

3.科技档案部门应建立健全科技档案的借阅制度。借出科技档案应根据使用范围、保密程度履行一定的批准手续。凡是根据档案材料编制的各种汇编、索引、手册等，在对外交流时，均应按原档案材料的使用范围，经单位主管领导批准后，才能进行。档案部门要建立健全档案的统计工作。统计内容包括档案管理基本情况、档案数量、档案提供利用及其利用效果等。

三、开发利用是企业科技档案工作的最终目的

科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准，科技档案的开发利用也是做好企业科技档案工作的最终目的。在加强科技档案工作的各项基础管理的同时，应把主要精力放在科技档案的服务利用上。

1.积极主动参与企业的生产经营和管理，把企业各阶段重点工作作为档案部门的重点工作。这就要求档案员走出档案部门，了解企业各项工作的动态，及时提供和介绍企业各相关工作所需的档案资料，使档案的技术和管理功能在各项生产经营、科技研究等活动中实现，提高经济效益。

2.应用先进技术手段提高科技档案利用服务质量。使用计算机全面辅助科技档案管理，应用激光扫描、缩微技术将重要科技档案存入计算机，利用计算机信息管理网络传播科技档案信息，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。

3.开展科技档案信息的编研。随着计算机在科技档案管理中的应用，档案管理人员应学会专题史料编制等，提高科技档案管理效率；同时还应根据生产经营、科技开发等需要，深层次地开发利用档案信息资源，为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。

总之，建立健全企业科技档案，促进科学技术成果传播、应用最大化，顺应时代发展是企业在新时期的必然选择。

(作者单位：中铁十二局集团有限公司办公室 山西太原 030024)

（责编：若佳）