企业竞争情报系统定制之前期规划调研

2009-07-15王春房俊民

现代情报 2009年1期

关键词：定制

王　春　房俊民

〔摘要〕竞争情报越来越受到企业的重视，但是迄今为止，还没有出现一个对所有行业企业普遍适用的竞争情报系统，真正能够发挥作用并为企业带来效益的，必须是有针对性的为该企业量身定制的竞争情报系统，因此企业竞争情报系统定制前期的情报规划调研工作非常重要。本文主要从用户实力与需求、情报内容采集、情报加工方法、情报输出产品与功能、构建系统框架时可采用的先进理念、系统设计特点几方面的情报调研工作展开探讨，期望起到抛砖引玉的作用。

〔关键词〕企业竞争情报系统；定制；前期调研；前期规划

〔中图分类号〕G350 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)01-0196-04

Prophase Investigation and Programming of the Customization for Enterprise Competitive Intelligence System

Wang Chun Fang Junmin

(School of Public Admistration，Sichuan University，Chengdu 610041，China)

〔Abstract〕While more and more enterprises realize the importance of competitive intelligence，no generally applicable competitive intelligence system exists till these days.Those which can play its role and bring benefits to enterprises must be customized.Therefore，prophase investigation and programming become very significant.This article proposed such six investigation and programming aspects as enterprise餾 strength and requirements，intelligence collecting，intelligence processing methods，output products and functions，advanced concepts on system construction，as well as system design outlines，so as to inspire more research and discussion from those who are interested in this field.

〔Key words〕enterprise competitive intelligence system；customization；prophase investigation；prophase programming

自古以来，“情报”一直是战场上灭敌制胜的重要保障。在经济全球化和信息技术飞速发展的今天，情报已成为继产品、资金、人力资源之后企业参与市场竞争的第四大核心竞争因素。如何充分有效地利用企业情报，变竞争情报为竞争优势，对企业来说至关重要。

目前，国内一些比较大型的企业基本都建立了自己的企业门户网站，同时还使用了OA办公自动化系统、ERP企业资源计划系统以及其他根据本企业具体情况采用的系统如PDM产品数据管理系统、DSS决策支持系统、YCSS服务信息系统、QAS质量管理系统等等。但是随着企业数字化网络化运营模式的进一步发展，企业发现系统间相互独立，容易形成信息孤岛，不利于企业制定统一的规划决策；这些系统也无法实现有关竞争环境、竞争对手的实时监测与跟踪，由此，对竞争情报系统的需要应运而生。目前国内比较著名的竞争情报系统包括TRS竞争情报系统、CIPS企业竞争情报门户系统等，国外比较著名的竞争情报系统包括Cipher Knowledge Works、Attensity Intelligence Analysis、BIZ360、Accelerated Intelligence^TM(AI^TM)等等。

競争情报系统是包括人、信息、系统的有机结合的综合体，此系统是以人的智能为主导，以计算机与网络技术为支撑，以所获取的信息为决策基础的一个综合系统。但是迄今为止，还没有出现一个对所有行业企业普遍适用的竞争情报系统，真正能够发挥作用并为企业带来效益的，必须是有针对性的为该企业量身定制的竞争情报系统。要定制专门的企业竞争情报系统，在前期准备工作中，就需要指派专门人员，包括软件开发人员、商业咨询专家等，与本企业相关负责人员一起，以协同交互的方式，对公司整体的信息基础建设、竞争情报实力、用户需求等等方面情况进行通盘考察，综合考虑分析收集到的各种信息，同时根据反馈意见进行调整，得出结论，对系统需要在什么地方以怎样的程度提高公司的决策灵敏性和应变速度等等做出明确答复，这样才能针对企业自身特点开发出个性化的企业竞争情报系统。因此企业竞争情报系统定制前期的情报规划调研工作非常重要。

本文将主要从用户实力与需求、情报内容采集、情报加工方法、情报输出产品与功能、构建系统框架时可采用的先进理念、系统设计特点几方面的情报调研工作展开探讨，期望起到抛砖引玉的作用。

1 用户实力与需求

前期规划调研中，首先要对情报用户的实力进行调研分析，了解建立竞争情报系统已经具备了哪些基本条件。需要了解用户目前的信息化程度如何，采用的系统和平台有哪些，技术人员的素质数量情况如何，情报信息人员的素质数量情况如何，是分散在各个业务部门还是已经有统一的机构来统筹、协调情报工作?目前的信息检索、收集、加工、分析、处理、分析、发布、组织、管理流程怎样，能力如何，情报服务对企业决策所起的作用达到什么程度，效果如何?其次，要对需求进行分析，对建立竞争情报系统希望达到的效果进行调研。了解该系统的利用范围如何，需要为多少人提供服务，提供服务的频度、广度、深度、强度情况如何，对具体的使用者如最高决策层、中层管理人员、各业务部门、普通员工等使用者的关键情报需求进行评估，了解他们的现实需求、潜在需求、需求的变化和发展趋势，了解该系统对企业战略、商品规划、品牌战略、市场营销、技术研发等方面应起到什么样的作用，希望达到的效果怎样，有哪些关键情报课题需要统一管理，哪些竞争对手、情报领域需要长期跟踪等等。通过调研，明确目标，才能为定制竞争情报系统进行总体规划和设计。

2 情报内容采集

明确了用户的情报需求，还需要根据其需求充分而有选择进行情报内容的采集。一般说来，情报采集可通过人工和自动两种方式进行。其中需要人工采集的部分主要为非公开信息源，包括人际网络信息，如与代理商、供应商、制造商、顾客、竞争对手进行交流、现场观察得到的信息，从行业会议、协会等方面得到的信息、一线销售人员、咨询员的个人经验信息，以及其他无法直接从公开渠道上获取的有关战略、行为、公司、客户、产品、环境、未来发展演化、金融等方面的相关信息。而自动采集的部分则主要是一些可以从网络上直接获取的有用的公开信息源，包括媒体杂志、行业协会与贸易组织制度法规、行业/市场调查、政府机关、贸易部门、政府出版物、数据库、工具书、指南、年鉴、产品公司手册、统计报表、研究报告、技术领域发展综述、预测报告、过往案例、用户反馈、改进措施、数值数据、专利论文会议录报告、政府部门网站、行业协会、市场站点、竞争对手网站、财经风云、股市相关、技术信息、RSS、Blog、E-mail、公司产品介绍、样品与财务公告、展览会、展销会、招聘广告、其他消息报道等等。

情报的采集要围绕企业的经营战略目标，针对企业内部和外部各竞争要素的竞争情报进行采集。明确需要采集的情报信息有哪些、在什么地方、通过什么渠道、能以何种方式、以什么样的效率和什么样的成本，满足并可靠、持续地保障供应。确定需要采集的核心情报、交叉情报、边缘情报、情报的类型、载体、品种有哪些。竞争情报系统将根据采集内容对其进行分析整理，从而明确企业的优势、劣势、机遇与挑战，为企业制定战略决策提供依据。

需要注意的是，在对情报进行采集之初，必须建立规范的情报分类体系和著录格式，一方面保证后期对情报的检索、归类、统计和分析处理能够顺利进行，另一方面保证情报采集过程中保留完整的竞争情报内容。此外，在系统安全性可靠性得到充分保障的情况下，企业内部信息应可以尽量采集系统，提供用户分权限查询与使用；而其他外部信息则应在职业道德许可范围内，尽可能的充分调用各种情报采集方法和手段获取，全面周到、长期持续的跟踪，这样才能为后续的情报分析加工工作做好足够的资源准备。

3 情报加工方法

引入科学的信息分析工作方法和工具，有利于提升信息情报收集、分析、服务的实用技能、效率和水平。目前商业上使用的分析信息的方法很多，常用的约有170多种。情报人员应根据企业自身特色，有的放矢的选用合适的分析方法，这样才能以系统的数据分析勾勒出市场竞争的现状和趋势，对竞争对手、供应商、用户、股东、财务、产业发展、产品生命周期、竞争战略等等进行分析和评估。一般来说，情报分析人员至少应熟练掌握十几种分析方法。这些分析方法包括：①对企业战略决策进行分析可以使用盲点分析法、SERVO分析法、SWOT分析法等；②对企业行为进行分析可以使用投影分析法、管理层状况分析法、历史沿革分析法等；③对公司情况可以采用BCG矩阵、资源分析、价值链分析法等；④对客户与产品可以采用业务网格、销售分析、定位比较、五力分析、基准分析、逆向工程分析等；⑤对竞争环境可以采用地理分析、市场细分、风险分析、前景分析、STEEP分析法等；⑥对产品或市场的演化情况可以采用未来分析、专利分析、产品生命周期、S-曲线等方法；⑦对企业金融资产、金融市场情况可以采用可持续增长率分析、竞争成本、战略资金计划分析方法等；⑧对竞争对手可以采用心理分析、战争游戏、财务分析、趋势观察、反竞争情报等等。

另外，目前国内外已经开发有一些软件对专利数据进行分析，如TDA分析家、恒河顿专利分析软件等等，在情报加工中可以借助这些软件进行分析，达到事半功倍的效果，当然企业也可以根据情况自行研发其他工具对各种信息进行分析。需要注意的是，系统和软件对情报数据加工的基础上仍然需要有专业情报分析员的人工干涉，才能使信息真正转化为深层次情报。

4 情报输出产品与功能

情报输出时要为情报用户分类，根据不同用户的需求、用户的层次和用户的权限，分发不同的情报产品。所形成的产品与服务，(1)按内容划分，可分为历史趋势预测信息、现状信息、预警信息。(2)按产品与服务的形式，可以分为分类导航服务、情报检索服务、邮件定制服务、定题服务服务、统计报表服务、图形绘制服务、个性化定制服务等。(3)按对象划分，可分为①为普通工作人员服务：随选发送，定制发送各种所需情报；②为中层管理人员服务：情报通讯，专题技术领域的情报报告，行业层面的情报报告，地区层面的情报报告，国家层面的情报报告，针对产品、市场、用户的情报报告等等；③为高层次战略决策人员服务：战略情报报告，企业内部外部情报综述等等。系统基本功能至少应该包括数据编辑、数据查询、评价分析、统计分析、竞争环境变化趋势分析、文档查询检索等。(3)按功能划分，比较完善的产品与服务的功能应该包括：①自动检测竞争对手网站变化，并提示变化信息；②自动跟踪关键情报主题发展趋势，并给出变化趋势文本或图片；③自动跟踪行业与市场发展变化趋势，并给出变化趋势文本或图片；④自动分析用户需求，并给出用户关注与抱怨的关键问题与解决方案；⑤管理与分析企业内部信息；⑥自动发布新闻或报告；⑦信息检索结果，包括结构化与非结构化等各种自由格式文本的查全率查准率的最优化；⑧生成用户定制报告；⑨在研项目管理调整与资源共享等等。

这些产品与服务可以为制定本企业的发展战略、产品与价格定位、营销策略、管理改进方案、结构调整等等提出建议；分析结果传达给公司高级决策管理层和各职能部门，以及可能的工作人员，可以作为公司制定战略和调整战术的依据。因此需要充分了解企业用户的具体需求，根据具体情况，对情报输出的产品与功能进行进一步的细致分析、分类与规划。

另外，还要有评估反馈机制，保障评估反馈意见的及时有效畅通，保证竞争情报系统的有效运转，以及竞争情报产品的服务质量。

5 构建系统框架时可采用的先进理念

除对本企业情况进行调研外，还包括对其他已经实施了竞争情报系统的公司企业的调研，对它们采用的竞争情报系统的状况、曾今成功和失败的案例、使用评价、突出不足、情报流程的创建等情况进行分析、研究，只有这样才便于清楚勾画将要构建的竞争情报的益处和缺陷，优化投资回报，从而为公司和所处市场量身定制自己的竞争情报系统。

就目前来看，任何一个竞争情报系统都不可能一劳永逸的完成所有的竞争情报功能，它们总是侧重于其中的某个或某几个方面的内容。如许多竞争情报系统只在非结构化的数据类型加工分析方面功能突出，而对结构化的数据加工能力上相对不足等等。他山之石可以攻玉。定制系统前，研究一些现有系统设计功能的先进理念，有利取长补短，帮助我们更好的思考规划将要设计的系统。这里我们通过分析国内外先进的竞争情报系统，归纳总结了一些先进理念，以资参考。这些先进理念包括：①采用情报分析模型，自动抽取自由格式文本中的相关信息，包括谁、做什么、为什么、时间、地点、怎么做等等。②采用数据挖掘先进理念和技术，发现事前没有发现或者没有提出的问题。替代速度慢、成本高、易出错的手工文本分析与标引，从文本资源中产生表格式的、已分析的数据结构，集成现有数据资源与对象；③在系统设计中，通过有关模块的设计，充分体现竞争情报意识。如利用系统平台，反映平时没有注意到的信息，包括与客户、合作伙伴、销售商、同事、以及其他人士在进餐、开会、公共场合等各种地方闲聊、交谈中听到的消息。只要这些信息传达到合适的人手中，就可能包含了对本公司的机遇与挑战的早期预警信号。④通过系统模块设计，绘制行业地图，揭示公司决策、机遇、意图与问题的关键所在，方便使用者据此做出相应判断。⑤对公共信息进行跟踪，建立媒体评测模型，分析竞争环境等。⑥系统框架的设计具有统一、开放的标准，简便、直观的应用特点，与其他系统的融合性良好，安全性良好，在系统模块设计中体现网络数据结构化等原则，并尽量考虑支持个性化服务功能。

除对系统调研外，还需明确现有的各種IT技术中，哪些是目前成熟先进并且可以与本企业的竞争情报应用相结合的可用的技术。原则上，技术方法的选用要根据实际情况来决定，不可盲目的技术崇拜或者所有方法一哄而上。

6 系统规划设计

竞争情报体系总体规划设计需要根据各种前期调研、评估、需求测度等准备工作，然后再逐步确定情报体系规划。一般来说，一个完整的竞争情报系统包括有情报采集(输入)子系统、情报检索子系统、情报加工处理子系统、情报管理子系统、情报分析子系统、情报输出子系统、用户权限认证子系统等，同时也需进一步根据企业所在行业和企业自身特点与要求做出相应调整。

基本上，整個系统应以先进的信息技术为基础，以竞争情报系统的基本构建原理为指导，以合理手段收集公开与非公开信息来源，通过整合实现各子系统的有机结合，与公司的其他信息管理系统一道，构建全面的公司竞争环境监测管理系统，保证企业内部的任何人员在任何时候，都能够在任何地点享受有权限得到的情报服务，同时用户可以个性化定义情报信息、情报服务方式，锁定信息关注点，获取包括邮件推送、短信等多种形式的个性化服务。目前，随着基于语义识别的知识挖掘技术的成熟和发展，自动分类、自动文摘、自动排重、相似性检索等技术被应用于竞争情报系统的情报加工中，大大提高了系统的工作效率。

总的说来，整个系统应具有可靠性，所设计的网络和数据库等系统要能够有机地整合在一起，提供稳定的信息运行环境；实用性，能满足实际工作需要，并兼容现有其他信息管理系统的功能，使之更为实用与完善；易用性，应该易于使用，易于维护，有关信息将一次性地输入，全局使用，这样既减少了维护工作量，又保证了数据的一致性与完整性；先进性，系统框架的设计应与先进的信息技术相结合；开放可扩展性，可以根据公司业务的更改与扩展而灵活变化，满足更多的需求。

7 总结

综上所述，随着经济发展，市场竞争加剧，越来越多的企业将更加重视竞争情报，对竞争情报系统的需求也将越来越旺盛。为了量身定制企业自己的竞争情报系统，其前期的规划调研工作越充分，才能保证系统具体设计实施时越有效，在企业应用过程中所产生的作用越大。通过对上述问题的探讨，作者期望能够吸引更多的专家学者进行讨论，更好的完善企业竞争情报系统定制服务。

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