加强海事声像档案管理工作

郑文莉

【摘要】 海事声像档案是海事部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音、录像带等非纸质记录载体。众多的声像档案是海事部门发展、监督管理等诸多方面工作历程的生动写照，其价值将随着时间推移越来越大。然而，目前海事部门在声像档案管理中普遍存在保管意识不强、缺乏健全管理制度等问题，直接影响了档案的完善保管和利用，声像档案管理严重滞后档案工作整体发展水平。

【关键词】 海事；声像档案；管理

一、声像档案管理存在的问题及原因

1．管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

大部分海事单位制定了相应的档案管理制度，然而，建立声像档案管理规定的单位却很少，声像档案有着管理要求高、分类标准独特等特点。据调查，能够做到声像档案随时形成、随时移交，由档案室集中统一管理，仅占20%；科室一年一次移交档案室，占30%；由科室分散保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度；有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保护措施。

2．档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片与底片需同时归档，影像需辅以文字说明，否则，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值，是非常让人遗憾的事情。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，档案管理部门不知道或当档案室去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案缺乏归档意识。

此外，摄录人员中也存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期保存在个人或科室内部，不移交档案统一保存，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保存和开发利用。

3．管理状况良莠不齐，发展不平衡

一方面声像设备管理存在着诸多问题。随着社会的发展及工作需要，许多海事机关单位的声像设备有了很大改善，添置了不少新的声像设备。而有的单位管理没有跟上，如没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，似乎成了个人商品，设备没有合理利用；有的设备使用人员不明确或因人员频繁变动，不能有效地利用。有的单位虽制定了这方面的制度，但未能真正得到落实，而直接影响了声像设备作用的发挥，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像的产生及归档留下隐患。

另一方面摄录人员素质良莠不齐，专业与业余并存。摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出摄录人员中存在着强弱不齐的状态，文化程度较高经过专业培训在实际工作中拍摄出来的场景质量、完整度就高，但在海事执法队伍中较少，普遍存在的是缺乏专业技能，拍摄者不求技能只求能过的去的局面。

4．保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更高、更严格。底片、照片应恒温、恒湿保存，而调查发现，不少海事单位都没有按照要求配备声像档案专柜或设置声像档案室，而是将声像档案存放在文件柜内或与其它档案混存，有的甚至将声像档案叠放在一起，同时不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。

5．无专职摄录人员，声像档案流失严重

众所周知，任何一次海事部门组织重大活动，召开重大会议，都安排有摄录像人员。其中一些在报刊上刊登或印成书册对外发行，尔后档案室取找不到或找不齐这此原始档案。究其原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都时临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施，也造成材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的声像档案及及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强海事声像档案管理工作的对策及建议

1．完善制度，狠抓管理，保证工作落实到位

要改变目前声像档案管理混乱的现状，首先要制定一套海事档案管理办法。国家档案局已出台了照片档案管理办法；各海事单位也应建立相应的管理制度，首先是加强声像设备的管理，防止丢失，防止集体资产个人用，同时加强声像设备的维护和保管，使之处于有效利用的状况之下；其次应强化对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理和利用，以防止分散流失或杜绝归为已有。对散失在外的，要采取必要的行政手段和物质保障，疏通收集渠道，如：（1）过正常移交接收；（2）重点单位、重点科室重点收集；（3）重点人物（摄录人员）直接征集；（4）广泛的社会征集。以确保海事部门重大活动中产生的声像档案，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。再次要制定有效的配套措施，要确保有关法规和制度落到实处，对档案人员要求明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2．加强收集，拾遗补缺，服务中心工作

声像档案工作不仅是档案管理部门的事，更是海事执法单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看，由于不少声像资料散失，因此档管部门一是要争取新闻单位、网络媒体的大力支持，对资料不齐的或遗失的应到其有关部门进行复制，以使档案声像资料齐全，如散失在个人手里的要加强征收；二是抓住机遇，服务中心工作。海事点多面广，人员分散，工作任务繁重，因此要充分发挥声像档案这一新型档案载体的作用，来为海事两个精神文明建设及“三个海事”即阳光海事、数字海事及交通海事，保安全、保畅通上发挥最大作用；三是管理部门要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的声像实例，进行必要声像档案资料的编研，制作成新年的声像资料片，来举办图片展览、录像片专场等对广大被管理对象以及身边的执法工作人员进行播放，促进海事各项中心工作的深入开展，从而羸得领导的重视和广大执法人员的支持和配合。

3．加大资金投放，创造条件，延长声像档案寿命

加大经费投入，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件，来加大对软硬坏境的资金支持，积极创造条件。首先，配备专柜或有条件的增设专室，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，元离光线、磁场等；在行政执法中所产生的重要的录音、录像带应采取定期到带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4．加强业务指导和责任管理，不断提高人员素质

声像档案由于其科技含量高，往往不易被人们所掌握或忽视，因此针对档案行政管理部门要加大对声像档案的业务指导与监督管理力度，并反其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，又要针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业或兼职摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，其次是把好用人关，一是固定摄录人员，选调一些思想素质好，能吃苦、能钻研的同志担任，二是加强人才引进，适度引进高校专科毕业生充实到实事队伍中来；三是抓好现有的海事队伍中的兼专职摄录人员、档案人员的有关专业知识技能培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础；此外还要加强相关人员的业务交流和考核，如定期举办展评会以及通过年度考评考核，对优秀的摄录人员、档案人员进行表扬和奖励，对一些不称职人员进行批评或调离该队伍，通过这些方式方式来促进档案人员素质及声像档案质量的提高。