论如何提高档案的利用率

白艳辉

摘要本文阐述了档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,提高档案的利用率是档案部门的首要任务。主动、超前的服务方式;完善的档案利用反馈制度,利用效果分析;档案利用者的研究及现代化管理手段都是提高档案利用率的有效途径。

关键词档案管理提高利用率服务

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-261-01

档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的,为了做好提供利用工作,档案部门从收集整理、检索编目、安全保管等方面做了大量工作,使档案管理工作更加标准化、规范化、科学化。如何让更多的人来利用档案,提高档案的利用率是档案部门的首要任务。现就此问题谈谈笔者的几点想法。

一、采用主动、超前的服务方式,提高利用率

第一,采用主动的服务方式就是主动为档案利用者服务,档案人员可以走出档案馆的大门开展形式多样、丰富多彩的宣传活动,扩大档案信息的利用范围,提高人们的档案意识,引导人们利用档案。例如不定期地举办档案展览、出黑板报、印发宣传小册子,或者通过专业期刊、电视、广播等媒体来宣传介绍档案工作及其所取得的科研成果,达到培养社会整体档案意识的目的,使各单位及人员意识到依法利用档案的权力,使档案信息在社会经济建设中得到更广泛的应用。

第二,采用超前的服务方式就是提前做好迎接来访者的准备工作,档案人员为档案利用者提供热情、周到的星级服务。千方百计地满足利用者的需求,为其找到理想、满意的档案。档案阅览室应有目录、索引等多种检索工具,还应配备计算机帮助利用者检索或供利用者自行检索,解疑答难,做到百查不烦,百问不厌。使利用者感到在档案馆查阅档案像在家一样温暖,像在自己单位一样方便,用一流的服务赢得领导和社会的认可,用高效的工作证明自己的价值。

二、加强对档案利用者的研究,提高利用率

利用者是档案利用工作的主体。不了解利用者的需求和心理,就不可能有针对性地做好提供利用工作,也不可能吸引众多利用者来利用档案,所以,对利用者的需求动机与行为心理研究是提高利用率的保障。

档案利用者往往是为解决工作上的问题和自身的有关问题而查考利用档案的,他与档案之间构成了直接的价值关系,利用者要亲自查阅档案,了解和认识它对自己解决有关问题是否有所帮助,能否为解决他的实际问题提供凭证或参考,是为解决具体问题而利用档案的。因此,要提高档案利用率,就必须重视和加强对利用者的研究,经常了解不同利用者对各种档案的需求,积极主动地为利用者服务。

档案利用的实现过程,实际上是利用者与档案工作者情感交流的过程,档案工作者的服务态度对利用者利用档案的需求行为和心理影响很大,往往直接关系到需求的实现。利用者需求心理表现在:求快。这就需要我们熟悉馆藏,准确把握用户需求的内容和范围,缩短检索与调卷时间;求简。这就要求我们简化利用手续,开辟多种检索途径,要有科学的多功能的检索体系相配套;求全求准。这就要求我们建立门类齐全、结构合理、完整系统的馆藏结构;求助。利用者所需文件关系到工作查考和解决实际问题,求助心理非常强,这就需要我们有足够的耐心,通过多种途径为他们提供热情服务;求尊。希望得到档案工作者热情、主动、周到的服务,尊重利用者的利用需求。

三、建立完善的档案利用反馈制度,分析档案利用效果,提高利用率

建立档案利用反馈制度是档案工作主动适应需要的方式,档案部门应认真研究提供利用中反馈的信息,了解所提供档案的利用情况,它不仅能使档案部门从利用者那里了解到档案是否发挥了作用,发挥了哪些作用,而且还可使利用者对档案部门的工作态度、规章制度、馆藏结构作出客观的评价,使档案部门能够采取相应措施,弥补不足,积极对馆藏档案进行挖掘整理,更好地为利用者服务。从档案利用工作的实践中看,这项工作有一定难度,也是比较薄弱的环节。究其原因,一方面是重视不够,没有建立完善的收集反馈制度;另一方面,这项工作需要利用者的积极支持配合。因此要建立一套完善的档案利用效果收集反馈制度。

通过档案利用效果分析,掌握哪些是利用面广、利用量大、利用频率多的档案,从而总结利用规律,为科研生产服务,为社会为人民服务。

四、加强现代化管理,改进利用方法,提高利用率

要适应信息时代对档案利用的需求,不断提高档案利用率,就必须全方位地采用新技术,建立一套全新的档案工作新模式,加速实现档案管理自动化进程。

(一)档案馆档案数字化,建成数据库,是现代化管理的重要手段之一

档案馆档案数字化是将档案馆馆藏档案通过人工录入或字符识别,制成电子计算机文本文件,也可将档案扫入计算机制成图形文本,最后刻录在光盘上,建成数据库。

(二)建立档案馆网站

制作网页可以作为档案馆对外宣传,提高全民档案意识的新手段。例如将有关档案馆的组织机构,重要的档案工作活动,档案开放的对象和范围,档案检索工具的种类和使用方法,以及在政策允许的情况下将一些珍贵的档案和照片等上网,向网民提供档案信息,激发利用者利用档案的行为。我们的局域网应具备四大功能:一是提供查找线索功能;二是提供档案内容功能;三是对档案进行科学管理功能;四是进行信息交流功能。但要做好网络安全防护工作,设置防火墙,对利用者实行身份认证制度,所有数据都应建立备份,以防不测;档案上网的内容和范围应严格按照《档案法》、《保密法》等法律和政策执行,防止失泄密。

总之,要想提高档案的利用率必须做好方方面面的工作,只有将档案工作中的所有中间环节完成好,才能最终完成档案利用这一终末环节。也只有提高了档案的利用率,才能实现标准化、规范化、科学化档案管理的作用和意义。