基于信息化的高校院系教学档案管理创新研究

杨冬梅

(武汉工程大学环境与城市建设学院,湖北 武汉 430074)

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)07-039-01

摘要:高校院系教学档案是高校档案的重要组成部分,是教学质量评估的重要基础和依据。因此,本文系统分析了高校院系教学档案管理存在的问题,提出了改进教学档案管理工作的方法与途径,旨在加速实现教学档案信息化进程。

关键词:高校院系;教学档案;管理

高校院(系)教学档案,是指高校院(系)在教学过程中逐年积累起来的一系列有关教学工作的原始资料,如学生考试成绩、考试试卷、毕业设计(论文)、专业培养计划、学科建设 、师资队伍培养、教学评估等文档。它是对院(系)教学、科研和学科建设等工作的真实记录,也是院系(系)教学管理工作的缩影。

院(系)教学档案管理与学校综合档案馆档案管理一样,都是对院(系)积累起来的一系列有关教学、科研和学科建设等方面的资料进行收集、分类、整理和归档。教学档案具有十分重要的作用,因为它是教学改革与教学评估的重要依据。然而,当前高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题,这些问题不解决,不利于教学改革的进行,也不利于教学评估工作的开展。因此,本文系统分析教学档案管理中存在的问题及其原因,力图寻找解决的途径与方法,为科学而规范的管理教学档案提供参考依据。

一、档案管理存在的问题及其原因

当前,高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题。这些问题的出现,既有人为的主观原因,如管理者对档案管理不太重视;又有其客观原因,如档案管理方法落后。其中,突出的问题表现在以下几个方面:一是档案管理专业化程度低;二是档案管理制度不健全;三是档案管理手段落后。

(一)档案管理专业化程度低

当前,依照《普通高等学校档案管理办法》的规定,许多高校的档案机构设立了综合档案馆,并由专职档案人员管理。而各院(系)、部这一级单位基本上没有配备专职人员负责本单位的档案管理工作,大多数由教学秘书或其他行政管理人员兼任。由于教学秘书或是行政管理人员的工作性质决定了他们的本职工作头绪多、较繁杂,无法把主要精力投入到档案管理工作上来,因而,形成“资料一大堆,查找难上难”的尴尬局面。

档案管理是一项专业性很强的工作,应当由专职档案管理人员来负责这项工作,而由其他非专业人员来管理档案,会出现这样或那样的问题,必然给急需查找资料的领导及老师造成困难。出现这些情况的主要原因就是档案管理专业化程度低,而这些因素的影响,使得档案管理水平难以提高。

(二)档案管理制度不健全

院(系)教学档案客观而真实反映出院(系)教学工作的实际情况,并在一定程度上折射出学校教学、科研和学科建设发展的轨迹。因此,教学档案是十分重要的文献资料,应当有严格的管理规范。

目前,由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时,需要查阅的资料找不到,借阅时不登记,借阅的资料也不按时归还,重要的文档资料丢失时有发生,致使档案资料残缺不全,从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量,同时,严重影响了档案管理的完整性和规范性。上述这些问题的出现,说明了健全教学档案管理制度的重要性。

(三)档案管理手段落后

目前,高校院系教学档案管理技术手段严重滞后,主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况,大部分档案资料整理还处于手工操作阶段,工作效率低,自动化和信息化程度不高,这与高校管理科学化严重脱节。尽管个别高校院系采用计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使资料信息资源难以共享,严重影响了工作效率。正因如此,档案资料利用率较低,这种状况不利于教学质量的提高及教学改革的推进。

二、改进教学档案管理的对策

综上所述,许多高校院(系)教学档案管理在不同程度上出现“文档资料不齐全、归档整理不规范、分类统计不科学、借阅制度不健全、管理人员不专业、数据库建设不到位”等诸多问题。这些问题的存在,是多年来院(系)档案管理水平低的症结所在,它严重阻碍档案管理水平的提高,也给教学改革和教学质量评估带来阴影,档案资料利用价值较低的问题也无法得到解决。因此,不能按照原有模式来管理教学档案,必须进行管理创新。

(一)档案管理思维创新

如前所述,当前高校院(系)教学档案管理人员,绝大多数由院(系)教学秘书和办公室行政管理人员兼任,因此档案管理人员专业素质差。而提高专业素质必须通过专业培训来实现,使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法。这种思维创新主要表现在档案资料的收集、整理、分类、归档和保管全过程的创新,想方设法提高工作效率。因此,只有思维创新才能由非专业变成专业,由不熟悉变成熟练,院系档案管理工作才能打开新的局面。

(二)档案管理制度创新

实现院(系)教学档案管理规范化,必须根据《高等学校档案部门业务建设规范》的要求,逐步改进和完善院(系)教学档案管理规章制度,使文档资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。只有这样,才能使档案管理工作步入规范化的轨道。随着教学改革和教学评估工作的规范化、科学化,教学档案也日益复杂,因此必须使管理制度创新走在实际工作的前面,因为制度指导和约束管理行为。

(三)档案管理技术创新

计算机技术和网络信息技术的广泛使用,为教学档案管理提供了重要的技术手段。因此,必须运用网络信息技术、数字处理技术等先进科技手段来管理教学档案,从而取代传统的手工操作的档案管理方法,逐步形成纸质档案、电子档案并存的新局面。然而,院(系)教学档案管理还处于保管原始资料阶段,还没有按照科学分类方法进行电子归档。这种科学的分类方法应该是,将文档资料按“学生文档、教师文档、教学文件文档、科研文档和综合文档”进行分类;在科学分类的基础上,建立文档信息数据库,使该信息数据库形成电子文档软件,这样才能利用上述软件完成教学档案信息网络化,实现信息的共享,最终提高工作效率。

综上所述,院(系)教学档案是学校教学档案的基础,只有做好院(系)教学档案管理工作,才能实现高校教学档案管理信息化、规范化和科学化。