当前高校学生档案管理工作者应具备的能力素质

陈 丹

摘要:学生档案是高校档案的重要组成部分,因此,学生档案管理需要一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍。本文从几个方面探讨了档案工作者应具备的基本素质。

关键词:学生档案;档案工作者;自身素质

学生档案作为高校档案的重要组成部分,详实记录了学生在校期间课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩情况和身心发展等各方面内容。通过这些记录,我们可以了解掌握学生在"德、智、体、美、劳"等方面的综合表现。在新时期,加强学生档案管理,充分开发其中的信息资源,对治校兴学、提高学校管理水平有举足轻重的作用。因此,高校学生档案管理需要一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作队伍。要适应新形势的需要,学生档案工作者必须具备以下素质。

1 政治素质要合格

学生档案工作是档案工作的一部分,档案工作是一项政治机要性很强的工作,没有较高的政治素质和强烈的责任感是无法担任此项工作的。因此学生档案工作者和其他档案工作者一样,应该做到:

1.1树立坚定的政治信念,用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策,坚持正确的政治方向;要有高度的政治敏锐性和严明的政治纪律性,树立正确的世界观、人生观、价值观;在工作中不徇私情、廉洁自律,真正维护社会、集体和个人的利益。

1.2要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是,尊重历史,在工作中要本着对历史负责,为现实服务,替未来着想的原则,爱岗敬业,认真负责地做好本职工作。

1.3要有强烈的责任感和高度的事业心。学生档案工作是一项政治性、管理性、服务性很强的工作,这就要求档案工作者要时刻严守机密,守口如瓶;要充分发挥自己的主观能动性,不断强化工作能力,不断提升工作质量。

1.4要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献,管理育人和服务育人同样也是一种奉献。学生档案管理人员应当淡薄名利、自甘默默无闻地为莘莘学子服务。

1.5具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策,又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。

1.6具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己,牢固树立以法治档的思想观念,与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。

1.7全心全意为人民服务是我们党的一贯宗旨,学生档案工作是一项服务性工作,它的出发点和最终目的,在于为学生的管理工作服务,新时期学生档案工作只有甘为人梯,热心服务,才能顺应历史发展,才能站稳脚跟。

2 知识素质要全面

科学文化知识是人类改造自然和改造社会的经验总结,要成为本职工作的行家里手,就要优化知识结构,拓宽知识面。既要熟练掌握一定的专业理论知识,又要熟练掌握与档案工作相关学科的基础知识,具备多种新知识、新技能,成为复合型档案专业人才。

掌握档案专业知识。档案工作是专门业务,从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用,有一整套的理论和工作方法,学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法,才能保证工作质量,提高工作效能,逐步实现学生档案工作的科学管理。

掌握计算机知识。由于多媒体技术和网络技术在档案现代化管理中的广泛应用,计算机已经从辅助性工具逐渐成为档案现代化管理必备的技术,要适应档案管理现代化,就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。

掌握一定的外语知识。在当今社会,没有一定的外语功底已难以胜任档案管理工作,尤其是英语。在计算机网络技术使用的各种软件以及网络信息资源中,占有很大比例,为适应工作的需要,学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力,这样才能适应新时期、新形势对学生档案工作者的要求。

3 业务素质要精湛

树立以人为本的服务意识。以提供服务为己任,各项工作都应首先从利用者的角度来思考,一切服务都应以利用者的需求为出发点。

树立远大理想,热爱学生档案事业。明确自己肩负的责任,以主人翁的工作态度,严肃认真的工作作风,把高度责任心、事业心贯穿在学生档案工作的各个环节。

培养求真务实、精益求精的工作作风。学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作,从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用,每一个环节都离不开求真务实,每一个过程都要求谨小慎微,任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。

培养创新意识。江泽民同志在十六大报告中指出:"创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力"。学生档案工作者要善于在工作中发现问题、解决问题,不断改进,大胆创新;要不断转换思维方式,克服惯于从众的心理弱势和墨守陈规的保守思想;要有创新的观念和意识,为档案事业出谋划策,结合工作实际,提出新思路、新观点,改革原有的服务模式,利用现代化技术开发利用档案资源,促进高校学生档案工作的发展。

4 管理素质科学

静态管理与动态管理相结合。管理现存的学生档案是静态的,而积极主动地广泛收集、分项、整理档案资料,则是动态的。静,是相对的,动则是绝对的。边收集,收集要齐全;边整理,整理要细致;边归档,归档要严谨。这又是属于"动"的过程。归档以后入库,精心保管,这是属"静"的境界。

手工操作与微机操作相结合。随着科学技术的迅猛发展,计算机、网络的普及与应用,逐步实行学生档案的自动化管理是大势所趋。因此,学生档案管理者必须学习和运用现代化管理手段,加快档案管理现代化过程,尽早研制和开发具有高校特点和时代特征的计算机档案管理软件,当是责无旁贷。

规章制度与实际情况相结合。只有制定并严格履行档案管理的各项规章制度,才能切实加强高校学生档案的管理工作,进一步推进学生档案工作的制度化、规范化、科学化,有效地发挥学生档案在学校教育、管理工作中的作用。

4 心理素质要优良

心理素质是整体素质的基础,培养高校学生档案管理人员的心理素质是十分重要的。具体表现在:

对本职工作具有浓厚的兴趣和满腔的工作热情。对工作要有主动性和创造性,积极主动地克服和解决所遇到的各种困难,克服畏难情绪,急流勇进。

具有保持良好的心理状态、从容面对环境变化的能力。学生档案工作者时时刻刻都面对着新材料、新档案,工作内容也总是在重复,时间久了容易产生厌烦情绪,所以,面对这些变化,管理人员要保持心境宽广、意志坚定,对档案事业应保持执著的毅力,从容面对各种困难,激流勇进,不断调整自己的心理状态,来适应不断出现的新情况。

5身体素质要健康

学生档案工作是一项艰苦而繁琐的工作。由于长期伏案工作、库房空气不流通以及整理档案过程中吸入有害菌等原因,导致在学生档案工作者身上出现了皮肤过敏、颈椎病、呼吸道疾病等各种难以根治的疾病。因此,要想做好档案工作,就必须加强体育锻炼,增强身体素质。

作为新时期的学生档案工作者,只有树立远大理想,热爱档案事业,强化服务意识、法制意识,终生学习,丰富自身的知识结构,始终立足于与时俱进、改革创新,不断提高自身整体素质,才能成为新世纪档案工作的复合型管理人才,才能促进档案事业的发展,适应全面建设小康社会的新形势,为社会的进步、经济的繁荣做出自己的贡献。

参考文献

[1]敖敏.高校应注意学籍档案管理人员心理素质的培养.内蒙古科技与经济.2003.9.119

[2]刘晓红.开发学生档案信息资源提高管理人员自身素质.浙江海洋学院学报(人文科学版).2001.9.60-62

[3]张虹.适应入世 提高档案工作者素质至关重要.贵州档案.2002.6.21-22

[4]李丽娟.谈新形势下档案工作者的基本素质.一重技术.2005.1.93-94