建设工程合同跟踪管理探讨

粟 莉

摘要:政府加强建设工程合同跟踪管理,有利于规范建筑市场和建筑市场信息制度的完善,能有效地降低和控制工程造价,减少工程建设过程中产生的社会公众性问题,同时也是市场经济发展的客观要求。但一个建设工程项目在建设过程中涉及到的相关合同比较多,比如建设工程总承包合同、建设工程分包合同、材料供应合同等。论文依据工程建设的基本顺序,主要研究政府对建设工程勘察设计合同、建设工程委托监理合同和建设工程施工合同的跟踪管理。

关键词:建设工程;合同;管理

1 政府对建设工程勘察设计合同的跟踪管理

在工程建设基本程序中,勘察、设计位于工程前期,其成果性文件直接影响到工程的投资、质量以及在工程实施过程中的变更和索赔。因此,在勘察设计阶段进行合同的管理是合同中非常重要的方面。政府对建设工程勘察设计合同跟踪管理的作用体现为:①合同跟踪管理管理工作做得是否好,不但直接影响着勘察设计合同相关各方之间的权益,而且还关系到项目的经济效益、社会效益的实现程度。②因勘察设计阶段对工程项目的总投资产生的影响比工程实施阶段的影响更大,政府在勘察设计阶段通过对勘察设计合同的跟踪管理,能有效地了解到项目的投资情况,对建设工程的造价、设计的质量有所控制,也决定了作为国家固定资产投资的工程建设,能否按质、按量、按期完成并获得预期经济效益的问题。③对勘察设计合同从开始签订到合同各方权利和义务履行结束进行跟踪管理,政府可掌握合同的完成情况,为后续的施工合同的跟踪管理奠定基础,也能有效地减少因变更引起施工阶段合同产生纠纷的数量,提高施工合同跟踪管理的质量。

总而言之,通过项目建设前期政府对勘察设计合同的跟踪管理,使政府能比较准确了解地区性的固定资产投资计划,为工程实施的质量管理奠定基础。

2 政府对建设工程委托监理合同的跟踪管理

建设工程监理制度的实施,有助于建立一种新的管理体制,以适应社会化大生产的需要。在管理上形成了业主、承包商、监理三方格局,加强了相互监督、相互制约的机制。建设工程监理制的实施,使招标投标制度得以深化,促进项目法人责任制真正落实;可以使政府摆脱微观管理的束缚,实现政企分开,变直接管理为间接管理,实现宏观经济调控的职能;有助于建设工程领域市场经济体制的建立与完善,提高工程建设水平。由于建设工程监理制的实施,用单纯的行政手段管理工程已难以进行; 业主投资的盲目性、随意性,承包商的偷工减料、高估冒算等得到有效的遏止,建筑市场形成了比较完善的三元主体结构。近年来,我国建设工程监理工作的实践证明,实行建设工程监理制,对确保工程建设质量,加快工程进度,有效地控制工程投资,从而提高工程建设的效益发挥了重要作用。特别是在国家投资的大、中型建设项目中,这方面的效果尤为显著;有助于我国在工程建设领域深化改革、扩大开放。当代社会各国经济发展的经验证明,要保持国民经济的持续发展,必须进入国际大循环,加强对外合作与交流。实行建设工程监理制,使我国的工程界进一步了解国际的通行做法和惯例,进而熟悉国际建筑市场,为企业走出国门打下良好基础。同时,建设工程监理制是外商投资的必要软环境,国际金融机构和组织对我国贷款的条件之一,就是必须实行建设工程监理制。建设工程监理制是改革开放的产物,反过来,又对改革开放的深化发挥了重要作用。

在我国,建设工程监理的范围包括了大、中型工程项目;市政、公用工程项目;政府投资和开发的办公楼、社会发展事业项目及住宅工程项目;外资、中外合资、国外贷款、赠款、捐款建设的工程项目。建设工程监理规定的范围,主要是考虑到了我国目前建设工程的管理体制、建设水平、监理队伍规模和素质等各方面因素。监理制度在建设工程项目实施中的推行,使建设项目实施中的主要参与主体由两方变成三方,监理方在项目实施中接受了业主委托,进行项目目标实现的管理。建设工程监理的任务.就是工程监理方受业主的委托,依据与业主签订的工程委托监理合同,对工程项目进行控制、管理和协调,以期达到提高工程建设水平的目的,归纳为"三控制、两管理、一协调"。在这个过程中由于信息制度的不健全,各方之间拥有信息的不对称,使对监理方的监督工作难度增大。因此,委托监理合同的跟踪管理就是以业主与监理单位之间达成的监理委托合同为依据,对监理单位在履行合同过程中的各种行为进行监督管理,直至监理委托合同所约定的权利和义务结束。

政府对委托监理合同跟踪管理,主要是从规范监理市场、对工程监理过程中的责任、义务的履行方面进行监督管理。如监理委托合同的合法性、监理市场的公正性、工程监理过程中监理方的履约行为和是否存在不道德行为等。

3 政府对建设工程施工合同的跟踪管理

为了保证工程项目施工按计划、有秩序地进行,保证正确地履行合同,政府主管部门必须对工程项目的实施进行严格的合同跟踪控制,必须建立相应的合同跟踪管理制度。由于施工合同在工程相关合同中最重要,持续时间最长,合同的可变因素较多,跟踪管理难度大,因此需要有相应的措施加强跟踪管理。笔者依据工作的经验认为,政府在建设工程施工合同跟踪管理方面可以从以下几个方面入手。

3.1 对各种书面文件做合同方面的审查和控制。

合同管理工作一进入施工现场后,合同的任何变更,都应由合同管理人员负责提出;对向分包商的任何指令,向业主的任何文字答复、请示,都必须经合同管理人员审查,并记录在案。承包商与业主的任何争议的协商和解决都必须有合同管理人员的参与,并对解决结果进行合同和法律方面的审查、分析和评价。

在工程实施过程中,由于实际情况下千变万化,导致合同实施与预定目标的偏离。如果不采取措施,这种偏差常常从小到大,逐渐积累,对合同的履行会造成严重的影响。而合同跟踪,可以通过实施情况的分析,找出偏离,以便及时采取措施,调整合同实施过程,达到合同总目标。此外,合同跟踪还能使项目管理人员清楚地了解合同实施情况,对合同实施现状、趋向和结果有一个清醒的认识。政府主管部门对合同实施过程中的任何变更、补充和删除都应及时而准确的进行记录,必要情况下还需要派出人员参与合同变更的过程。

3.2 对具体的合同活动或事件进行跟踪

对具体的合同活动或事件进行跟踪是一项非常细致的工作,一般包括完成工作的数量、质量、时间,以及完成工作的费用等情况,这样可以检查每个合同活动或合同事件的执行情况。对一些有异常情况的特殊事件,对于与计划存在较大偏差的事件,应作进一步的分析,找出偏差的原因和责任。这样也可以发现索赔机会,具体情况可以查阅业主代表或者施工日志得到详细的情况,并进行有关情况的记录。

3.3 建立合同管理工作程序

在工程实施过程中,合同管理的日常性事务工作千头万绪,极易引起管理的混乱。政府为了使合同跟踪管理工作有序、协调进行,必须建立合同管理工作程序,规范合同管理工作。

3.3.1 对经常性合同管理工作,应建立明确严格的管理工作程序。建设工程施工有其内在的规律,因此,必须针对经常性工作,建立有章可循的管理制度,使这些工作按计划有条不紊地进行。

3.3.2 对于一些非经常性工作,也应有一套应变管理工作程序。施工合同关系复杂,影响因素多,不可避免地会出现一些事先无法预料的事件。如果对这一类工作没有一套应变措施,就会使合同管理陷于混乱,如工程变更程序、索赔程序等。

3.4 监督施工合同执行过程中建立报告和行文制度

在工程施工过程中,要建立严格的报告和行文制度,尤其是涉及承包商与业主、监理工程师、分包商之间的有关问题都应以书面形式进行,或以书面形式作为最终依据。这是合同法规定,也是工程管理的需要。

3.4.1 检查记录定期的工程实施情况报告。包括按时间划分的月报、旬报、周报、日报;按目标方式将工程的内容分解成不同的控制界面的报告等。同时规定报告的基本格式、方式、时间、内容以及负责人等。

3.4.2 查阅工程施工过程中发生的特殊情况及其处理的书面文件。包括不利环境和气候的变化,都应有书面的记载;对在工程中合同双方的任何协议、意见、请示、指令等都应采用书面形式。对所有涉及双方的工程活动及其交接.都应有相应的手续及签收证据。

3.5 建立文档管理系统

在工程合同管理过程中,一方面需要大量的资料,另一方面又产生大量的资料。因此,建立合同文档系统,科学、系统地收集、整理和保存工程施工中各有关事件和活动的一切资料、信息就非常重要。

参考文献

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