基于ＡＳＰ．ＮＥＴ的电子政务档案管理系统中表单定制的实现

王　卓　王　津　陈　良

[摘要]表单定制也称为表单自定义，是指在用户使用工作流办公软件过程中，根据实际工作及流程需要，由用户自己来自由地定制应用在Web上的基于HTML的表单。介绍并比较几种常见的表单定制方法，并介绍基于.NET的电子政务档案管理系统中基于分类模板的表单定制实现。

[关键词]表单定制 电子档案 模板 工作流

中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0520037－02

一、前言

电子政务离不开对电子档案的管理。在电子政务的建设中，实施电子文件的档案管理，这已成为文件部门和档案部门的共同认识。如何更有效地实现对电子档案的管理、利用和共享，促进档案事业的发展，成为当前档案管理部门的热点问题。在电子档案的管理过程中，有一个必须坚持的原则就是规范性原则，用统一标准、统一规范来规范电子公文收集与数字档案管理。档案工作者利用自己的专业技能和专门知识，努力对电子档案的形成实现“前端”控制，用档案管理的理念和方法来规范、控制电子文件的产生、运行，确保电子档案的真实、完整、可靠及其可利用性与可理解性，不断推进档案工作规范化、标准化，使得档案的管理更加有利于档案标准化管理中的分类和检索。

二、电子政务与档案管理

自1990年以来，采用计算机管理档案就成为政府OA建设的主要课题之一。经过不懈的努力，计算机档案管理系统经历了从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等不断发展的渐进过程。其间，从最初的辅助手工档案管理，一件一卷的创新档案管理，公文、档案一体化管理，发展到对绝密档案的计算机管理。通过计算机档案管理系统的开发应用，档案管理信息化不断发展，档案管理工作不断得到创新。

根据文件连续体理论，电子档案是需要前端控制管理的。在进行电子政务建设时，所产生的电子文件要能够成为电子档案，档案部门就必须将其职能延伸至文件部门，与文件部门共同对电子文件进行前端管理、全程管理和文档一体化管理。

三、表单定制及表单定制方法

（一）表单定制

基于Web的电子政务档案管理系统通常采用工作流办公系统，在基于工作流的系统中，可以将表单视为一张HTML页面。表单中包含了用户在各个节点需要察看和填写的内容。用户对工作流的处理过程，就是该页面在多个用户之间传递，填充数据的过程。由采用工作流软件，使用者只需在电脑上填写有关表单，表单会按照定义好的流程自动流转，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等操作，大大提高工作效率。

在实际工作当中，由于工作对象、工作内容不同，以及为了应对各种新问题、适应各种新情况而出现的需求变更，用户可能需要使用多种多样的表单，表单范围和表单内容会千差万别，而且，即便是同一表单，也经常会由于业务流程的增加、删除、更改等出现变更需求，所以，能够实现由用户自己根据具体业务定制不同的表单，并能对表单进行编辑修改，解决不同用户的表单业务需求不断变化和软件开发被动维护调整的矛盾，是基于WEB的办公软件必备的功能。

（二）表单定制方法

若系统不提供表单定制功能，实现通常采用如下几种方法来解决信息的提交：

1．在项目开发中按用户的需求由开发人员进行定制开发,如果用户的需求改变，必须再次由开发商的开发人员来进行修改。

2．提供表单的源码程序并培训用户的管理员学会使用相关表单定制软件进行表单的修改,但是因为每个流程绑定表单都可能不同，使用这种方式来做不能自动根据流程来更换不同的表单，而普通的技术人员要学会对表单的定制，难度较大。

3．使用Word等办公软件或HTML编辑框做为正文和处理单，但没有录入域值的权限控制，输入的域值系统无法进行检索。

目前，有一些专门的流程和表单定制工具，这些工作流产品允许用户按照需求自己定义表单，这种方法较为灵活，基本能够满足绝大部分的用户需求。但是，这种方法在实现上较为复杂，一般的非计算机专业档案管理人员掌握起来非常困难。

另一种，就是预先定义好一组表单模版，然后限定用户在这些模版中进行选择，而且可根据具体情况对表单字段进行选择。这种做法容易实现，操作简便易行，无需用户具备软件开发能力。虽然缺乏灵活性，但却可以较好地满足档案管理工作中的规范化和标准化要求。故本系统采用此种方式实现表单的定制。

四、使用ASP.NET实现电子档案管理中的表单定制

首先，由档案管理人员根据档案管理的规范化和标准化要求，定制文档分类模板，由软件开发人员实现为表单模板。图1中所示表显示了所有分类模板。

其次，由档案管理人员根据某类档案存档要求，由文档分类模板自行定制相应的提交文档的表单。

如图2中所示，档案管理人员可根据相关档案管理要求，通过选择不同的档案门类和档案小类，使用档案模板生成具体表单。

接下来，由于依据模板产生的表单具有表单模板中所有字段，所以，要根据具体档案管理要求，对表单各字段进行选择，以及对属性进行编辑修改。如图3、图4所示。

修改完成后，点击“重新生成上报页面”按钮，即可完成表单定制。如图5所示。

最后，由需提交存档文档的相关人员填写表单，并提交相应文档。如图6所示。

五、小结

本文介绍了应用于电子政务档案管理系统中的一种功能简单、操作灵活方便的表单定制方法，并介绍了如何使用.NET技术实现该方法，通过该方法能够实现档案管理部门对电子档案的前端控制管理，实现电子档案的管理的全程化和一体化。

参考文献：

[1]殷武峰、武友新，基于工作流系统的表单研究和应用，《微计算机信息》，2007年36期.

[2]傅荣校、解俞，论数字档案馆与电子政务数据中心的共建，《中国档案》，2008年 第5期.

[3]金秋、高亮、张道光、裴斐，基于ASP．NET技术的数字档案管理系统的实现，《中原工学院学报》第17卷，第2期， 2006年O4月.

[4]王丽燕，关于数字化档案馆建设的思考，《河南广播电视大学学报》，2007年第4期.

[5]张正强，电子政务与电子档案管理的关系，《中国档案》，China Archives，2004年08期.

[6]谭启慧，电子政务环境下的电子档案管理，《兰台世界》，2007年12月下.

[7]办公自动化系统使用表单自定义有哪些好处?http://www.linkey.cn，技术研发中心文档.

作者简介：

王卓（1970-），女，山东肥城人，工程硕士，软件工程专业，中国海洋大学信息科学与工程学院，讲师，研究方向：软件工程，信息管理；王津（1972-），男，硕士生校外导师，高级工程师，从事电子政务系统研究和开发；陈良（1983-），男，软件工程师，从事电子政务系统开发设计。