人力资源管理中优化工作分析的几点思考

[摘 要]工作分析是人力资源管理活动的起点,也是其他人力资源管理活动客观性和有效性的保证。在人力资源管理中,工作分析的优化要做到以下几个方面:明确工作分析是人力资源管理的首要环节;充分认识工作分析的重要功能;工作分析的实施要规范化;工作说明书是工作分析的重要结果,不能只重形式,轻应用。

[关键词]人力资源管理 工作分析优化

作者简介:陈艳珍(1973-),中共山西省委党校公共管理教研部讲师,硕士学位。研究方向:人力资源管理、政府绩效评估。

人力资源管理体系建设是一个系统工程,不可能一蹴而就,需要进行“整体规划”后“分步实施”,其中工作分析又是人力资源管理体系建设的基础,成为组织人力资源管理体系建设工程的第一步。工作分析是人力资源管理活动的起点,也是其他人力资源管理活动客观性和有效性的保证。工作分析是对组织中各工作职位的岗位设置目的、岗位职责、岗位工作内容、工作关系、工作环境等工作特征以及对完成此工作员工的素质、知识、技能要求进行调查后并进行客观描述的过程,工作分析的结果就是编制出《岗位说明书》。没有周密的、细致的工作分析,人力资源管理活动的科学性就无从谈起。

一、明确工作分析是人力资源管理的首要环节

为了更好的进行人力资源管理,首先必须对组织内部各个职位的工作活动进行充分了解,这正是工作分析所要完成的任务。在我国,人力资源管理的重要性已经被越来越多的组织所认同,“以人为本”的理念已经深入到组织管理的各个领域,很多组织在人力资源管理体系建设上可谓不遗余力。然而,到最后却收效甚微,与组织最初的期望相去甚远。分析起来原因并不复杂,很多组织在人力资源管理体系建设过程中,盲目地追求“大干快干”,对于工作分析这一基础管理工作认识和重视程度不够,在没有进行系统的工作分析就开始搞绩效考核或者设计薪酬体系;辛辛苦苦把方案设计出来后发现方案与组织的实际现状脱节,方案执行非常困难或者流于形式,最后只能草草了事。因此构建人力资源管理体系,要从工作分析开始。

二、充分认识工作分析的重要功能

工作分析能够明确界定各个职位的职责与权限,确定各个职位主要的工作绩效指标和任职者基本要求。做好工作分析可为组织制定人力资源规划、进行人员招聘、员工培训与发展、绩效管理、薪酬管理等工作提供科学的依据,保证事得其人,人尽其才,人事相宜。这主要体现在:

(一)为人员甄选录用提供依据。没有组织工作分析就不能客观界定任职资格,所以在招聘时就没有可遵循的选拔依据,难以做到员工条件和职位要求匹配。任职资格匹配就意味着正好满足,条件太低不行,条件太高了也不行。要想让应聘者和职位正好匹配起来,就需要组织工作分析,通过工作分析可以获取有关职务的任职资格信息:性别、年龄、学历、专业、工作经验、知识技能、社会交往能力等等,这些信息是组织进行人员甄选录用所依据的基本标准。

(二)有助于制定培训计划。通过工作分析可以确定工作职责以及相应的工作要求,在此基础上建立适当的指导与培训内容。这样培训所涉及的工作内容和责任才能准确地反映实际的工作要求,使员工在培训中学到的知识技能与未来的工作实际应用相一致,提高员工参与培训的主动性,在支付合理的培训费用时还可以获得较好的培训效果。

(三)实行科学的绩效考核的前提。“绩效考核”就是考核员工的职责履行情况,具体来讲就是“工作业绩”和“工作表现”,所以在设置考核指标是要根据不同的职位来合理设置,也就是说要把员工的职责履行情况当作绩效考核的主要依据。通过工作分析,可以明确职位的职位设置目的、工作职责和工作内容等信息,这些信息是组织进行绩效考核的基本依据。

(四)是确定薪酬等级的依据。组织在设计薪酬体系时,职位价值是确定该职位薪酬等级的主要依据,所以要对每个职位的职位价值进行评估,而不管采用那种评估办法,都是把通过工作分析得到的任职资格(包括学历、工作经验和工作技能等)作为职位价值评估的主要要素。

(五)有助于员工的职业发展规划。组织员工越来越注重自我工作能力的培养与发展,管理者应该从组织发展和员工职业特征角度来为员工设计职业发展规划。在设计员工职业发展规划时只是从组织发展规划出员工发展路径,对于员工如何按照这些路径来实现自己的职业目标并没有制定出可操作的流程和制度,所以职业发展路径也就成为水中月镜中花。要想真正“充实”职业发展路径,就要组织系统的工作分析,通过工作分析来明确界定每个职位的具体的任职资格以及为达到任职资格所需要的相关职业培训,所以工作分析是个人职业发展规划的基础。

三、工作分析的实施要规范化

工作分析的实施是对工作的一个全面的评价过程,一般分为工作分析计划、工作分析设计、信息收集分析、工作分析结果表达和工作分析结果运用等五个阶段。工作分析必须要遵循相应的步骤,进行规范化的和专业化的操作。在选择工作分析方法时能结合组织实际情况,采用有效的问卷法或者面谈法等,避免造成资料收集的不足或者有误。这主要体现在:

(一)做好计划和准备工作是工作分析成功的保证。一方面,工作分析人员应事先制定详细的计划,确定工作分析的目的和适用范围,选择被分析的工作以及适用的工具等;另一方面,工作分析的实施需要组织管理者统一思想认识,并给予坚决支持,并对员工进行积极的培训和沟通。只有组织各个层面的人员都积极参与和配合,工作分析才能取得成功。

(二)工作分析重在过程参与。分析的过程,一方面是组织目标与职责分解的过程,另一面也是员工对组织目标与任务的理解过程。员工参与在加深员工对目标与职责了解的同时,也使工作分析的结果更有实际的指导意义。各个部门和岗位的员工对工作分析过程的深入参与,使得结果更加合理、也容易被接受,使得组织能够取得更高的工作效率。

(三)要把握好工作分析的基本原则。工作分析师提炼而不是列举,它是从大量纷繁芜杂的信息中对工作内容进行分类、综合和抽象;工作分析师对岗位的分析而不是对现有任职者的分析;工作分析是对事实的分析而不是进行主观的推断。

总之,工作分析时要解决好两方面的问题:一是工作分析的操作程序;二是这些操作程序与人力资源管理与开发的关系。这两方面的问题贯穿于工作分析的各方面工作中。

四、工作说明书是工作分析的重要结果,不能只重形式,轻应用

工作说明书为组织制定人力资源策略提供了依据,它也是工作分析最重要的成果。实际工作中,一些组织虽然进行了工作分析,得出一套工作说明书,但却束之高阁。组织的工作说明书在制定和使用中出现了“两张皮”的现象,工作说明书形同虚设,没有发挥应有的作用,人力资源管理工作也无法以工作分析为良好开端有序进行。工作分析的效用大打折扣,必将影响后续性人力资源管理工作的开展,员工感觉不到工作分析之后带来的相应变化和改进,很难在今后的工作中再度配合人力资源部的工作。因此在工作分析结束后,人力资源部要注重在实际工作中应用工作说明书。人力资源管理的各项工作均离不开工作说明书中工作描述和工作规范的有力支持。