会计电算化对传统会计的影响研究

谢小红

[摘 要]随着我国经济及科技水平的不断提高,电子信息产业的不断发展,我国的会计电算化工作也取得了长足的进步。它对会计理论和实践提出一系列新的课题,使传统会计格局逐渐被打破。会计电算化不仅仅是技术问题,它涉及到会计人员的工作方式、会计组织的管理形式等各方面的变革。本文从会计电算化的特点与会计电算化的发展谈起,重点论述了会计电算化对传统会计的影响,并在此基础上提出了应对会计电算化对传统会计产生影响的一些对策。

[关键词]会计电算化 传统会计影响

一、会计电算化的含义及在我国的现状

(一)会计电算化的含义

会计电算化是指在会计工作中应用电子计算机技术,是一门融系统工程学、电子计算机技术等诸多学科知识于一体的边缘科学,其目的是运用最新科技成果,以现代化的电子计算机工作取代传统的手工记账、算账及报账,以及替代人脑完成对会计信息的分析和判断,它是使会计工作标准化、规范化和提高会计核算质量的重要手段,也是会计发展史上的一场革命。他的使用,使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来,节约了大量的人力、物力和时间,使会计数据处理的速度加快了,使会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高,为管理者更好、更快的提供所需会计信息。

(二)我国会计电算化发展的现状

1.会计电算化普及面窄

我国电算化事业起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段。20世纪90年代,我国涌现出大批软件专业开展公司,为我国会计电算化软件的开发注入了强大的活力,但一些规模不大技术力量有限的中小型软件开发公司的加入,在一定程度上造成了重复劳动,而且不利于集中人才进行高水平、高质量的软件开发。

2.会计电算化专业人才缺乏

会计电算化发展的今天,对财务人员又提出了新的挑战,既对计算机知识的掌握。然而在财务工作的实际岗位上,老的财务人员不能适应会计电算化发展的需要,新的财务人员没有足够的实际经验应对日益复杂的账务处理,即使有一部分人通过会计电算化的考试也只是掌握了一些对计算机的基本应用,不能灵活运用软件满足工作需要,遇到超出范围的问题,只能找软件的维护人员,而维护人员又基本是计算机专业出身,对财务知识知之较少或是一窍不通,双方不能很好地配合,这也是制约电算化发展的原因。

二、会计电算化对传统会计的影响

(一)会计电算化对传统会计理论的影响

1.对会计主体假设的影响

所谓会计主体,是指会计工作特定的空间范围,它为确定特定企业所掌握的经济资源和进行的业务提供了基础。从而也为规定有关记录和报表所涉及的范围提供了基础。传统会计主体的选定有两个可以依赖的基础:一是根据能控制经济资源,承担义务并进行经营运作的经济单位来确定;二是根据特定的个人、集团或机构的经济利益的范围来确定。这一基础隐含了一个前提条件,即公司结构和功能的相对稳定。随着信息技术的迅猛发展,在20世纪90年代以后产生了网络公司。它是一种临时结盟体,没有固定的形态,没有确定的空间范围。它可以由各个相互独立的公司将密切联系的业务划分出来,同时也可以根据市场变化或业务发展,不断调整结盟体的成员公司。由于其生产设施多为临时租用或与其他生产机构实行短暂联盟,从而导致了许多不确定因素的产生,使传统会计主体假设中所强调的单个的、独立的企业实体己不能适应计算机网络上各自独立法人企业所组成临时联盟体的新情况。因此,将有“围墙”的会计主体理论运用于无边界的现代企业,似乎不再合适了。

2.对货币计量假设的影响

所谓货币计量假设,是指会计核算以货币作为计量单位的最佳形式。尽管会计数据不只限于货币单位,但传统会计报告主要包括以货币计量的财务信息。以货币作为会计信息的统一计量单位是传统的会计基本假设,自从实施复式记账法以来,已有六百多年的历史。货币作为会计信息的统一计量单位,有利于不同企业、不同行业用同一口径衡量反映其财务状况和经营成果,使人们能够以货币为工具来考察企业经营状况的全貌。

(二)会计电算化对传统会计核算方式的影响

1.对账簿本质的影响

账簿,作为存放经分类汇总的会计数据的载体,是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽带,手工会计账务处理的中心问题就是账簿问题。手工会计离开账簿,其会计报表的编制便成无本之木、无水之鱼。在电算化系统中,现代信息技术的运用,使账户记录与纸介质呈现出分离的趋势,纸介质不再作为账户分类和汇总数据的唯一载体。实践已经证明,在磁、电、光等介质保存会计数据的可靠性得以保证的前提下,人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示,既然账户记录可以完全与纸张分离,那么手工会计中关于账簿的定义也就不存在了。

2.对记账过程的影响

记账,是手工会计账务处理流程的核心环节。从填制凭证、登记账簿到编制报表等会计处理方法和程序,处处映射和打上了记账的烙印。然而,在电算化系统中,记账过程却是一个虚过程,如果有错误只能采用类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正。所以,在电算化系统中记账环节完全可以取消,在需要时再采用瞬间成账的做法:根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据当即形成所需的账簿并予以输出。同时,这种瞬间成账的方式也使会计报表瞬间形成成为可能。

3.对账务处理流程的影响

手工会计的账务处理流程,简单地说就是:凭证账簿报表。在电算化系统中,从输入会计凭证到输出会计报表,一气呵成,一切中间环节都在机内自动处理,而需要的任何中间资料都可以通过系统提供的查询功能得到,整个账务处理流程具有高度的连续性、严密性,呈现出一体化趋势,极大地提高了财务报告的时效性。因此,手工会计条件下不同会计核算形式的划分已没有必要,可以采用一种统一的会计核算形式,这就为实现电算化系统中会计核算形式的通用化提供了前提。

4.对于对账环节的影响

在手工会计中,分类账分为总分类账(总账)和明细分类账(明细账)。其登记的原则是“平行登记”,通过定期对账来检查和纠正总账或明细账中可能出现的记录错误。如果没有设置账簿,也就无所谓账证、账账、账表之间的核对了。计算机本身是不会发生遗漏重复及计算错误的。这样,就使手工会计下的对账环节不复存在了。计算机对来源于会计凭证的原始数据并不需要重复处理,而分类账也没有必要明确地区分为总账和明细账。

(三)会计电算化对传统内部控制的影响

1.对存储介质的影响

会计电算化,由于会计信息处理方式的改变,使传统的内部控制方法面临挑战。在手工会计环境下,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,这些纸质原件的数据若被修改,则容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征。但是,电算化系统下原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上,很容易被删除或篡改,由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹,另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险。因此,在计算机中如何使磁性介质上的数据安全可靠,防止数据被非法修改是一个非常重要的问题

2.对交易授权的影响

授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,自然形成了层层复核、道道把关,具有严格的审核复查机制。但在会计电算化信息系统中,大部分处理由计算机完成,审查、复核等控制被削弱,甚至消失了。

3.对内容控制的范围的影响

传统的内容控制主要针对交易处理。计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施。由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应扩大,包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的责任制度等

三、应对会计电算化对传统会计影响的对策

(一)会计手工操作是基础

会计电算化虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。 计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控制复杂化。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制,控制的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护,以及会计信息和会计档案的保存和保管。

(二)在会计手段上,实现全面会计电算化

企业的财务及经营活动日趋复杂,企业经营者、投资者为了及时地进行经营决策和投资决策,对会计信息的时效性要求愈来愈高,这就在客观上要求采用准确、高效的会计手段,即实现会计电算化;随着预测决策型会计的形成和发展,在会计领域必然要建立大量的预测、决策模型,并运用这些模型进行复杂的数学运算与分析。这些复杂的数学运算与分析必须借助于电脑,必然要实现会计电算化和网络化。

(三)在会计教育上实现从传统教育向现代化教育的转化

企业经营呼唤现代会计人才,而培养现代会计人才有赖于实现会计教育的现代化。随着会计手段的全面电算化,现代会计人员不仅应熟悉电脑操作,而且要能进行电脑内在功能的开发和利用;具备较强的逻辑推理和分析判断能力;可见,确立并实施培养具有多元知识结构、相关操作技能和相应能力水平的复合型会计人才的会计教育目标势在必行。