藏书组织管理岗位的基本职责及要求

[摘要]本文应用文献法,记录法、观察法、面谈法和工作问卷法等实证方法从微观上研究了流通部藏书组织管理岗位的基本职责,促进了流通部岗位职责的明晰化。建议提高馆员素质、增强服务意识,做好流通部门的读者服务工作。

[关键词]藏书组织管理岗位;基本职责;工作兴趣;

[中图分类号]G253;G251[文献标志码]B[文章编号]1005-6041(2009)04-0070-03

近三四年来,高校图书馆岗位分析研究工作(也称岗位分析或职位分析)已经取得了若干成果。田昊研究了图书馆岗位设置的目的及其意义,认为岗位设置可以便于绩效考核、改善薪酬管理。他列出了工作分析的信息类型和主要方法:亲身体验法、员工记录法、观察法、面谈法,提出了进行科学的岗位分析、在岗位分析的基础上制定合理的岗位职责和要求的建议,并研究了图书馆岗位分析与设计的内容、方法和时机选择。认为在岗位设置不合理,图书馆计划进行管理改革应当重新进行岗位分析和设计。^[1-2]陈斌研究了工作分析过程中的相关概念,诸如工作要素、工作任务、工作、岗位等,建议使用观察法、访谈法、工作写实法或问卷调查法进行有关岗位性质、岗位时间、岗位场所、岗位任务、岗位原因、岗位条件等内容的工作分析。介绍了岗位描述的主要原则:岗位描述要与工作标准和规范相结合等^[3]。

关于高校图书馆岗位工作分析研究方面,国内的相关研究和成果主要表现在工作分析的目的、概念、要素、意义、作用、范围、方法、原理、原则、任职资格和条件、注意事项上。更多的是从理论和整体上来诠释和理解,缺乏严谨精确、实证调研的相应研究和过程,而且,缺乏特定的某一部门比如流通部岗位的工作分析研究。

当然,也有一些很突破性的成果。《基于工作分析的图书馆岗位描述——以西安交通大学图书馆为例》《论图书馆岗位分析和岗位说明书的设计》和《图书馆工作岗位分析初探》等文、特别是《图书馆工作岗位分析初探》一文开始了量化研究。在这些分析和研究的基础上,鉴于西安交通大学图书馆的工作分析在微观的实证领域取得了很大的进步和成绩,采用其主要方法和成果进行高校图书馆流通部藏书组织管理岗位的基本职责研究。

1 图书馆流通部的主要构成和作用

图书馆流通部主要由书库、出纳口、电子图书室、读者咨询和服务室等部分和若干部门办公室构成。

图书馆流通部在图书馆与读者之间起着桥梁作用,为读者服务直接倾听读者的呼声,接纳读者的意见,从而更好地为读者服务。图书馆流通部是图书馆的基层组织,它在联系读者与图书馆的工作中起着举足轻重的作用。随着计算机技术和网络技术的飞速发展,如何开展图书馆流通工作,发挥图书馆的重要作用,成为图书馆流通部工作者的当务之急。高校图书馆是学校信息化和社会信息化的重要基地,是学校的文献信息中心,它的水平是学校总体水平的一个重要标志。它不仅是高校学生获取知识、培养技能、拓宽加深专业知识面的第二课堂,还是提高学生修养、陶冶情操、进行文化素质教育的重要基地。这些重要作用都要通过流通部来实现和延伸,而流通部要做好各项工作,又主要通过藏书组织管理岗位来组织和实施,所以,对图书馆流通部藏书组织管理岗位的工作和主要职责进行分析是必要的。

2 图书馆流通部藏书组织管理岗位的基本职责及要求

使用前文提及的工作分析诸方法和理论以及思路,结合记录法、观察法、面谈法和工作问卷法等具体方法,将流通部藏书组织管理岗位的基本职责及要求分析汇总制表如下:

表1藏书组织管理岗位的基本职责及要求^[4]

岗位名称藏书组织管理岗

岗位职级高级专业馆员岗

所属部门流通部

岗位职责

(一)业务职责

1.负责藏书组织管理,制定典藏工作计划,协调全馆退旧图书的安排;

2.负责解决流通工作(计算机借、还图书)中出现问题;

3.根据图书剔旧原则,提出图书剔旧建议并按程序上报,经领导审批后组织实施;

4.负责流通业务咨询,处理读者投诉和服务纠纷;

5.负责读者借阅证的发放及读者离校手续的办理;

6.收集读者推荐书目、根据流通量向采访中心反馈意见;

7.收集图书分编加工质量问题,及时向编目部门提出改进意见;

8.负责流通书库中ITEM记录的修改与维护工作;

9.负责国图馆际互借和读者Email登记工作;

10.负责流通业务统计工作;

11.研究藏书组织布局规划,提出藏书布局调整意见;

12.研究读者借阅需求,了解读者阅读规律,为图书馆采访图书提供第一手资料;

13.研究INNOPAC流通管理模块,辅导工作人员熟练使用,指导读者查询,解答读者有关藏书和使用的疑难问题。

(二)管理职责

1.全面负责流通部日常工作的组织管理、流通系统的维护及技术支持;

2.制定流通部各项业务工作规范及操作规程;

3.负责流通部的工作质量、纪律、卫生和安全检查管理工作。

(三)研究职责

聘期内应公开发表与岗位相关的论文;参与馆内及以上级别科研课题

馆内协作关系

1.与流通部关系:在流通工作制度、业务规范、操作规程以及系统应用等方面进行沟通、研究、探讨使其统一完善;

2.与采访中心关系:监督采访质量,向采访中心提供采访建议;

3.与编目中心关系:向编目部门提出改进意见;协调解决馆藏记录中的遗留问题;

4.与咨询部关系:新读者的教育由咨询部负责,日常的读者教育由流通部负责;联系咨询业务培训;

5.与网络技术中心关系:联系系统应用及技术操作等培训事宜,反映系统操作过程中出现的问题;

6.与各部室关系:协调图书退库工作;

7.与办公室的关系:上报各种业务报表、工作计划、总结,各种维修等

对外关系

1.接待读者咨询,处理解决读者矛盾;

2.与教务处、人事处联系,获取新生名册和教工数据;

3.办卡处,联系学生卡的办理;

4.接待上级检查及馆外来访

上岗条件

1.大学本科以上学历;有本岗位丰富经验及突出成绩的中级及以上职称人员;

2.熟悉和了解国内外图书馆读者服务工作发展现状和趋势;

3.具有较丰富的图书馆读者服务工作经验,责任心强;

4.具有一定的组织规划和协调能力及管理工作经验;

5.具有较好的文字组织能力和计算机应用水平;

6.熟悉藏书布局,熟练进行中、外文图书排架

工作兴趣^[5]

1.信息交流的兴趣;

2.与人保持工作的兴趣;

3.抽象地创造性工作的兴趣;

4.为师生们的可能利益而工作的兴趣

岗位评价方式^[6]

1.自评报告;

2.实物查验;

3.馆内同行评价

通过上表,我们可以明确图书馆藏书组织管理岗位的基本职责和相应的要求,其他的方面情况则因地而异、因馆而异,就不再赘述。另外,这里是以高级岗位为例进行研究的,初级和中级岗位,其职责范围和相应要求方面也基本相同,只是其程度相对低一些而已。同时,笔者在此强调,无论是初级岗位、中级岗位,还是高级岗位,都要特别注意工作兴趣的培养,只有具有做好读者服务工作的热情,才可能履行好岗位职责。

3 提高图书馆流通部服务质量的两个建议

流通部是图书馆的图书外借部门,负责中外文图书的对外借阅工作,以及读者目录的组织和维护;负责全馆图书的典藏、保管和藏书组织工作;负责图书宣传和读者辅导等工作。所以,流通部的馆员应当不断提高自身的业务和服务水平。

3.1提高馆员素质

如何发挥图书馆流通部的作用,使之更好地为广大师生服务,应当是高校图书馆流通部馆员积极探索的主题。笔者觉得提高流通部馆员的素质,是做好读者服务工作,更好的发挥图书馆作用的重要保障。

首先要具有过硬的政治素质,作为一名流通部的工作人员,要具备过硬的政治思想修养;其次要有较高的综合业务素质;第三要有健康的身心素质,流通部门的工作人员每天要接待大量的读者,要处理上千本的图书借阅和归还程序,这么大的工作量,只有身体强健的人,才能担负起这项重任。

3.2增强服务意识

流通部馆员要认识自身的工作价值,树立主人翁意识,不需用什么政策手册或巨细无遗的规章制度规定,员工们都会自觉自愿地去做好自己该做的工作。

在实际工作中,首先要提倡微笑服务。流通部应当以文明服务为己任,馆员微笑面对读者,表达对读者的欢迎,缩短与读者之间的距离;其次,在回答读者的问题时,要讲求一定的技巧,用有礼貌、温柔的语言提醒读者;当师生有疑问或不满时,工作人员应耐心地倾听,以理性的态度面对读者,对师生有问必答,然后针对问题快速合理地提出处理意见,给师生满意的回答。

[参考文献]

[1]田昊.对图书馆岗位设置的思考[J].河南图书馆学刊,2005(5):38—40.

[2]田昊.图书馆如何进行岗位分析与设计[J].科技情报开发与经济,2006(3):76—77.

[3]陈斌.基于工作分析的图书馆岗位描述——以西安交通大学图书馆为例[J].图书馆建设,2006(3):88.

[4]西安交通大学.西安交通大学图书馆研究馆员、副研究馆员岗位招聘条件及岗位职责[Z].2003.

[5](美)加里•德勒斯.人力资源管理[M],北京:中国人民大学出版社,2001:73—104.

[6]杨文士,焦叔斌等.管理学原理[M].北京:中国人民大学出版社,2008:172.

[收稿时间]2009-04-13

[作者简介]雷萍艳(1972—),女,广东省湛江师范学院图书馆助理馆员。