干部人事档案在组织工作中的现实性

宋 阳 孙丽萍 梅雪伟

在新形势下,人事档案内容发生很大的变化,反映学术水平、专业技术能力和工资变化材料的比重逐渐加大,内容更加充实和完整。但体现个人德、能、勤、绩的鉴定、评语则越来越抽象,往往在档案中只能看到思想表现的套话、政治术语,无法真正体现个人的实绩或业绩,所以档案记载在提拔使用人员时有时会失去应有的作用;有的根据领导者的主观印象,领导印象好就能提拔,反之就不行。

因此对人事档案实行“打假”,成为杜绝用人上的不正之风和腐败现象的一个有效措施。如出现上述不正常现象,应采取相应的对策,在确认年龄时应以档案中记载最早或出现次数最多的出生日期为准;认定最高学历则以学籍档案中记载的学历为依据,无学籍档案的毕业证书不予承认;提拔使用人才时,应以个人实绩和业绩为依据,在集体讨论时依据科学数据说话,就可以排除领导个人专断行为、印象主义,以使一些杰出的人才脱颖而出。

一、收集整理,力求干部人事档案材料齐全完整

中央组织部根据《干部档案工作条例》及有关规定,专门制定了《干部档案整理工作细则》。根据《细则》的要求,整理工作必须做到:认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐;要根据干部档案归档材料形成的特点和规律,制订科学准确的分类方案,通过整理,使每件档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求;要依据干部人事档案整理工作的实际需要,实行科学、动态管理,即人事档案必须根据当事人情况的变化而不断增加新的内容。

如果人事档案内容从重政治历史转向重业务现实实绩,在收集一个人的历史和工作材料时,要突出实绩这个重点,如出身、成分、家庭、社会关系方面的材料要搜集,它反映个人成长的外部条件,而重点是个人各方面表现的材料,这是其内在素质的体现。政治历史材料要归档,而现实实际工作成绩的材料更要归档;既要收集个人成绩、优点方面的材料,也要收集个人缺点、失误、乃至违法乱纪方面的材料;既要收集上级领导对某个人的评语、鉴定,也要收集专家的评价和群众的反映,尊重民意。

1.确定范围。根据新时期人事档案工作的要求和新的用人观点,针对人事档案不能全面反映员工的现实状况,缺少反映业务水平、技术专长、工作业绩等材料,当前应当着重收集以下材料:①反映工作能力、成绩贡献、工作业绩的材料;包括考核工作中形成的登记表、民主评议、鉴定材料;评骋专业技术职务(职称)的任职资格申请表、专业技术职务考绩材料,评聘专业技术职务(职称)的审批表、登记表、创造发明和技术革新的鉴定、评价材料、论文和著作目录;党内外奖励及授予英雄、模范、先进工作者等各种称号的事迹材料。②反映学术水平和智能结构的材料;包括学员登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、学习鉴定、授予学位的材料、学历证明、培训结业登记表。③反映政治思想的材料:包括贯彻执行党的路线、方针、政策,遵纪守法的材料;反映革命事业心、党性原则、道德品质、思想作风的材料;员工在国外、境外的鉴定材料。④反映员工身体状况的材料:包括新近体检表、健康鉴定、伤残证明、确定伤残等级材料。

2.及时收集。在档案材料收集管理上,我们应保持材料的齐全和连贯。遇有干部入党、毕业、晋升、调资、奖惩等,档案管理人员要及时录入,一旦工作结束及时催促有关材料的收集,并整理录入,这既减轻了集中整理时的工作量,又使人事档案反映出干部的新情况,努力使人事档案有较多、较新信息含量。

人事干部应以干部姓名为特征整理保存的确定档案材料是否归档,首先应弄清楚是谁的档案,不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴,因一人多名而将材料分散。有些材料从形式上看像是某人的,实际不是,须从内容上加以辨认区分。由于历史原因,形成一人多名,鉴别时要核查曾用名及更改姓名的材料,否则,容易把同一个人的材料分散在几处,给查找、利用造成困难。

二、建立科学的干部人事档案管理模式

在干部人事管理中,干部的培养、考察、任免、工资调配、职务晋升、出国政审等方面,都要查阅干部人事档案。特别是近几年进行机构和干部人事制度改革,需要查档的比较多。为搞好利用服务,对熟悉和不熟悉的应一事同仁,不拿原则、规定做人情,不予查阅的档案材料,坚决不给查阅;对已归档的材料,坚持不任意抽出或涂改,维护档案的严肃性。为了防止有些人利用档案造假,净化社会空气,笔者认为探讨一种行之有效的科学管理档案的方法,是非常必要的。

1.档案管理系统化。就是所有档案,卷外按姓氏排列,按人名组卷,卷内按类别排列存放。使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。

2.档案管理专业化。主是所有档案由人事档案部门抽调档案,专业人员管理,使档案管理工作规范化,法制化。

3.档案管理现代化。就是要购买专用管理软件,将所有档案中涉及的内容全部输入电脑管理,并随时进行查阅、更新。这样才能达到规范管理、数据备份、实现资源共享。

4.积极开发利用。在人才流动或竞争上岗的情况下,单位可以通过查询人事档案信息库提供软盘中最真实的资料,了解其基本情况,有利于工作效率的提高,促使人事档案工作快速地开展,进一步严格人事变动档案交接制度,加强管理、规范环节,坚持档案行政监督,通过加大执法力度,来扭转档案不实、不用的现状,具有一定的政治意义和现实意义。

总之,干部人事档案作为个人社会实践活动的记录,是变化发展的,具有动态性,而一个人的活动记录又是在一生中进行的,每一次重大的活动,都产生新的档案。人事档案的管理,要随着不同时期的发展变化而变化。

(编辑/穆杨)