Ｗｏｒｄ文档快速签名三法

在使用Word每编辑完成一篇文档时，或许你都要在文档的末尾加上你的个人资料信息，比如姓甚名谁、通讯地址、联系电话、电子信箱、身份证号码等等。如果每次都要在Word文档中输入个人签名资料，那么你可以试试笔者所述以下三法（操作以Word2003为例）。

一、记忆式键入法

1.记忆式键入功能

“记忆式键入”是Word提供给用户输入常用词句的一种快捷方式，比如，在Word文档中，当你键入“2008”时，屏幕上会诸如出现“2008-9-1”（此为系统的当前日期，如图1）的提示信息，这就是“记忆式键入”功能。要接受提示请按F3键，否则请按Esc键或继续输入。

2.启用记忆式键入

如果在你键入“2008”时，屏幕上没有显示记忆式键入的提示信息，则请先启用“记忆式键入”功能：单击“插入”菜单，指向“自动图文集”，单击“自动图文集”，然后单击“自动图文集”选项卡，选中“显示‘记忆式键入建议”复选框（如图2），单击“确定”按钮。

3.创建自动图文集

要使用记忆式键入法在Word文档中实现快速个人签名，请按下述步骤创建一个名为“签名”的“自动图文集”词条：

①在Word文档中输入你的个人签名资料，比如键入以下内容：

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E-Mail：jiapeiwu@126.com

电话：0531－85182059

QQ：282325794

②选中如上的这段个人签名资料。

③单击“插入”菜单，指向“自动图文集”，单击“新建”，然后在“请命名您的‘自动图文集词条”框中，为你的个人签名资料起一个你喜欢的名字，比如键入“签名”二字（如图3）。

④单击“确定”按钮。

之后，当在Word文档中键入“签名”二字时，屏幕上出现“签名（按Enter插入）”。此时，按下F3键，你的个人签名资料就跃然屏幕之上了。由于当前处于中文输入状态，所以如果是按Enter键接受记忆式键入，则需要按三次Enter键——第一次是关闭候选字窗口，第二次是关闭外码窗口，第三次才是插入记忆式键入建议的内容。另外，在你欲输入个人签名时，还有一个方法：单击“插入”菜单，指向“自动图文集”，单击“签名”。

二、自动更正法

1.“键入时自动替换”功能

出于提高用户编辑速度和正确性的需要，Word提供了“键入时自动替换”功能。它能够将一些常用的符号以几个不常用键的组合代之，还能够将那些容易拼写错的字词，在其拼写有误后自动替换为正确的字词。比如，当输入“(r)”时，Word将之自动替换为“®”；当输入“hte”时，将自动替换为“the”；当输入“草木葱笼”时，将自动替换为“草木葱茏”。

2.启用“键入时自动替换”

如果在你输入上述的文本后，Word没有对其进行自动更正，请先启用“键入时自动替换”功能：单击“工具”菜单，再单击“自动更正选项”，然后单击“自动更正”选项卡，并选中“键入时自动替换”复选框，单击“确定”按钮。

3.添加“键入时自动替换”

实际上，你可以把你的个人签名资料信息添加为“键入时自动替换”的词条，具体操作如下：

①在Word文档中输入并选中需要的个人签名资料。

②单击“工具”菜单，再单击“自动更正”。在弹出的“自动更正”对话框中，选中的个人签名资料已插入到“替换为”框中。在“替换”框中输入一个简单的名字，比如键入“签名”二字，单击“添加”按钮（如图4）。

③单击“确定”按钮。

现在，只要在文档中键入“签名”二字，则你的个人签名资料会自动出现并替换“签名”二字。如果你的本意就是在文档中输入“签名”二字，请在Word自动替换后，立即按下Ctrl+Z键或者单击工具栏中的“撤消”按钮。

三、签名宏法

在Word中，宏是将一系列命令和指令组合起来，形成一个命令，实现任务执行的自动化，以帮助用户更快更有效地工作。如果在Word中要重复进行某项工作，可用宏使其自动执行。基于此，你可以创建一个“签名”宏，使得在Word文档中的签名工作能够自动进行。要创建该“签名”宏，请按下述步骤操作：

1.单击“工具”菜单，指向“宏”，单击“录制新宏”。

2.在“宏名”框中，为要录制的宏起个名字，比如键入“签名”二字；在“将宏保存在”框中，单击“所有文档（Normal.dot）”；在“说明”框中，键入对宏的说明，比如简单描述一下该宏的功能（如图5）。

3.为了方便快捷地使用“签名”宏，请单击“键盘”按钮。此时，如果“签名”宏已经存在，Word将弹出一个对话框，询问“是否替换已有的宏？”。如果选择了“否”，系统将返回“录制宏”对话框。如果选择了“是”或者本来就没有名为“签名”的宏，则系统弹出“自定义键盘”对话框。单击“请按新快捷键”框，然后按下自己喜欢的快捷键，比如按下Alt+Ctrl+Shift+Q键（如图6），再单击“指定”按钮，则为“签名”宏指定了快捷键。

4.单击“关闭”按钮，关闭“自定义键盘”对话框，开始“签名”宏的录制过程。

5.在Word文档中输入个人签名资料，录入完毕，请指向“工具”菜单中的“宏”子菜单，单击“停止录制”，结束宏录制过程。

现在，在Word文档中，把插入点移动到需要插入签名处，按下Alt+Ctrl+Shift+Q键，则你的个人签名资料信息被插入到文档中。此外，使用“签名”宏还有另外一个方法：指向“工具”菜单中的“宏”子菜单，单击“宏”，然后在“宏名”列表框中，单击“签名”（如图7），再单击“运行”按钮。以上三法就由你自己根据需要和喜好选择使用吧！

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