依托政务平台 构建接待网络 努力提升公务接待工作保障能力

浙江省委、省政府接待办公室

为了进一步改进和规范公务接待工作，提高服务效率，从2006年下年年开始，浙江省接待办依托高起点的省政务信息网络，建立公务接待工作门户网站，建设集“数据管理平台”、“信息共享平台”和“办公系统平台”于一体的工作网络。目前，该网络正向省人大、省政协办公厅联接。

一、把信息网络意识融入到公务接待中去

公务接待工作，是各级党委和政府机关工作的重要组成部分。浙江省接待办成立于2001年，主要任务是负责党和国家领导人，以及省部级领导同志来浙江的接待工作。

这些年来，公务活动繁重，接待任务繁忙，工作量逐年增加。目前年平均接待党和国家及军队领导人80余批；省部级领导1300余批；国家机关的各类工作、巡视、检查组200余批；兄弟省区市党政代表团20余批。面对大量的公务接待活动和有关信息资料，如何有效地形成接待工作规程，集成信息资料，统筹接待资源，提高业务素质，保障服务效率，已经成为接待部门必须思考和进一步改进的重要基础性工作。

浙江政务网是覆盖省、市、县（市、区）三级政务部门的“信息高速公路”，具有先进的可靠性、强大的应用功能和信息资源共享性。充分使用好这个网络平台，既是省信息自动化工作领导小组的要求，更是对规范和改进接待工作，提升服务保障能力的有力推动。

建设公务接待工作的信息网络，就是在上述背景下着手进行的。起初，省接待办除了个人使用电脑录入资料外，主要是对值班室的一些接待任务统计数据及相应软件的开发，后来渐渐荫生了利用政务网络强大的技术功能和效益，构建省接待工作信息网络的念头。经过深入细致的了解，在办公厅领导的支持和信息中心的帮助下，我们提出了依托政务网络建省接待办办公网站，依靠信息中心力量搭接待工作信息平台，让个人电脑应用网络化，让政务网扩大功能化，让接待工作进入信息化。有了这样的认知，我们便主动联系、请教和征询，立足现有基础和条件，多次与业务技术人员交流和讨论，形成初步意向，几经易稿，提出了《浙江省委、省政府接待办信息化建设总体方案》。在此基础上，我们积极向办公厅分管和主要领导专题报告，在信息中心的支持和协助下，经过半年多的工作努力，2007年第一期建设项目得到批准，开始了省接待办信息网络平台的构建工作。

二、以实际需要建设接待工作信息平台

浙江省接待办信息网络平台建设项目主要分为三期进行，一期建设了接待工作数据统计系统的管理平台；二期建设以形成办公系统为主的操作平台；三期建设将以信息共享系统为主的网络平台。目前，正进入二期建设。

一期建设的数据统计管理平台主要包含三个方面的内容：一是接待任务数据资料系统的建立，实现接待任务数据的统一管理和各类报表的查询统计、即时生成。二是通过接待数据管理软件的开发，实现了电话记录、领导接待活动安排、迎送陪同、礼品、住宿、车辆等日常接待事务安排的信息化管理。三是在省政务网内建立了省接待办门户网站，开发了一系列支撑软件，如在政务内网向所有人员提供包含接待动态、业务交流等信息，为大家了解和认识接待工作提供了一个窗口。又如为本系统工作人员提供公务接待、接待方案、统计资料、接待资料、业务通讯录等接待数据资料，形成了接待办公门户。目前，部分数据资料软件仍在升级和补充。

二期建设今年刚刚开始，主要是业务人员的办公系统建设。这个系统的建设是以围绕接待人员制定接待计划和信息反馈为主进行软件开发和应用，是接待工作网络平台的一个重要环节。主要内容有：制定接待方案（计划）信息模块；接待任务信息反馈模块；接待办公信息查询模块。为了使业务人员正确和善于使用办公系统，还特别制作了《接待办公网操作手册》，便于业务人员制定接待计划，查找以往接待资料，选调视察点情况，获取任务安排等准确信息，提高工作的针对性和有效性。在进一步应用的基础上，加深对接待工作资料的反馈和积累，为下一次接待任务提供可靠信息和必要资料，使接待工作更加有序、规范。同时，在一边增强网络操作使用中，一边为形成接待工作信息库夯实基础。

三期建设主要是在二期办公操作水平加强和提升后，以各类接待数据和工作中形成的相关资料为基础，利用好网络功能，建立面向全省接待系统的信息共享平台。一方面，继续增加接待办公网操作软件功能的开发和提升，加强人员培训和制度建设，加大应用力度，建立信息共享库，进一步扩大网上办公效果，推进信息网络平台的服务保障效能。另一方面，在与省人大、省政协接待部门互连的基础上，积极开展市县等其他接待部门的信息资料库和操作系统的互联互通，逐步实现全省接待系统信息共享和业务协同的工作环境。

根据计划，我们争取经过3至5年的工作，建成以省接待办信息平台为主干的全省接待系统工作网络。

三、为提高接待工作效率提供技术保障

这些年来，公务接待工作任务大幅增加，规范性、制度化的要求越来越高，一项接待工作完成需要大量的辅助工作，需要为下一次任务提供资料，需要不断提升和积累业务经验。由于这两年注重信息网络建设，为加强接待工作的制度化建设，提高接待效率提供了技术保障。

1、使接待内勤工作更顺畅、运转更及时。过去，接待工作大都集中在外勤接待上，留1-2人值班做记录就行了，随着公务接待活动增多，上级部门和领导对规范、热情、节俭接待提出了更高的要求，办事要有报告请示、批准程序、落实标准，以及信息数据的反馈。为此，信息网络首先在秘书处开发了《电话记录》、接待宴请、住宿、车辆、礼品等项工作安排的功能模块，使这几项接待工作一边网上办公，一边进入资料归档和数据统计，只需作一次录入，便可完成其他几项基础性工作，大大减轻了一些繁琐的填单统计、汇总报批、记录归档等工作，提高了工作效率。网络还使值班室的A、B角工作更加顺畅。

2、建立规范、有效的接待工作信息数据库。2001年成立省接待办以来，每年都有大量的接待任务数据资料，但由于工作量大，人手少，没有网络手段，难以全面、准确反映这方面的情况。通过建立接待工作网络数据库，开发统计软件，我们把2002年以来的相关数据特别是这几年的接待工作情况都纳入到统计系统，形成了五大类、十六项的统计模块。目前，该数据库包括了日常工作运转、每周报表和阶段性任务的业务数据；党和国家领导简介；接待工作视察点资料；省内外接待同行通讯资料；领导宴请活动安排；接待迎送安排；接待方案（计划）信息，等等。在信息网络平台建设下，公务接待开始积累了一些可查、可调、可用的资料，工作的规范化、制度化建设得到进一步加强。

3、为有利于网上办公创造了条件。落实接待任务前期主要是一边制定接待方案（计划），一边协调落实有关活动。为便于工作，信息网络一期建设在政务网上建立了省公务接待工作办公门户网站。这个网站以鲜明的办公主页，包罗了以制定接待方案（计划）为核心的业务资料。如时效性较强的接待动态、业务交流、近期通知和动态性图片；作为办公网的浙江概览、机构职责、接待资料、公务接待、接待方案（计划）、统计资料、浙江接待（刊物）、接待资源及通讯录；与接待工作有关的网站链接。今年，为方便办公网使用，专门编写了《接待办公网使用手册（任务人）》，为进一步上网办公，提高利用率，集成各种信息，扩大网络功能创造了条件。

在制定接待方案（计划）方面，我们已经将历年的接待方案，按党和国家领导人的一、二、三级警卫任务；省区市党政代表团；中央和国家机关各类检查指导、巡视督查、考察调研组；其他公务接待等工作模式，制成功能模块，由接待任务人在制定工作方案时，对号入座，根据需要编辑选用。

四、把公务接待工作网络平台做得更好

加强党政机关国内公务接待管理，是建设廉洁务实高效机关的重要内容，是改革行政体制，依法行政的需要。建立公务接待工作网络，是为了进一步规范和改进接待工作，增强保障能力。

这两年，浙江省接待办的工作信息网络正步入一个发展阶段，一期建设项目经过信息中心的技术指导和省自动化领导小组的批准，省财政采购中心招投标，获得项目资金18万元，目前工作处在扫尾阶段。二期项目正在竟标中。下一步，我们将在人员培训的基础上，加强应用工作，在实际工作中提升业务素质和网络效力。

1、重视网络应用，进一步提高业务工作的综合能力。建设的目的在于更好地使用。接待工作面较宽，需要多方面的业务知识和工作能力，应用好网络技术，对提高工作综合能力大有益处。现在操作软件已经开发，利用工作空隙进行业务培训，让每一个同志都能熟悉和熟练使用网络，将会提高接待工作的整体能力。

2、不断积累经验，有利于集成工作信息库。接待工作无小事，细节服务体现水平。由于接待对象及任务人不一样，每次任务都有特点和关注点，需要每一个同志认真积累和及时反馈。有了办公网络，能使接待工作资料迅速进入信息平台，为下步工作提供准确、有效服务。

3、加强网络建设，早日形成接待工作网络平台。构建接待工作网络是新形势下的新要求，工作思路、大方向是符合上级要求和文件精神的。浙江接待工作一直处在全国前列，让信息网络进入和提升接待工作，这在全国也是比较早的。依托政务网，通过省接待办信息平台，联接县以上接待部门，早日形成全省接待系统网络。做好这篇文章，对做好新时期公务接待工作，改革管理体制，改进工作机制，完善接待制度，优化资源配置是一个有力推动。

4、拓展服务内涵，切实提高接待保障能力。这些年来，随着改革开放和现代化建设事业的深入发展，各级党政机关转变职能，加强对内对外交流，深入调查研究，地区和部门之间的交往日益频繁，公务活动的范围不断拓展，频率不断加快。这种趋势，要求各级接待部门积极主动，不折不扣地贯彻落实中央和省委的文件精神，围绕党委、政府中心工作，充分利用信息网络手段，坚持有利公务、热情周到、安全通畅、简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费的接待工作，不断提高公务接待保障能力和服务水平。