重大活动档案征收集工作与服务发展的探索

段淑芳

(咸阳市科学技术信息研究所陕西咸阳712000 )

摘要本文分析了重大活动档案的征收集工作的现状以及存在的问题，指出档案人员要尽快适应新形势，仔细分析研究自己区域内重大活动档案征收集工作的现状和问题，找准根源，强化措施，全方位多层面地搞好重大活动档案征收集工作，从而实现丰富信息资源，服务经济建设，造福人民大众的目的。

关键词重大活动；档案征集；服务发展

重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式的真实记录。重大活动档案具有较强的地域性。征集利用好这些档案，对于准确记载一定区域内改革开放和现代化建设成就，维护历史真实面貌，昭示时代的发展方向，体现社会的文明成果，促进两个文明建设具有重要意义。

2003年底，国家档案局向全国推广深圳市档案局开展重大活动档案征收集工作经验；次年4月，咸阳市两办下发了《关于加强重大活动档案资料征集管理工作的通知》，对重大活动范围进行了界定，主要责任单位进行了明确，并对档案部门的角色进行定位，为这一工作在全市的顺利开展铺平了道路。《通知》明确了“统筹协调、整合资源”的思路，要与活动承办部门分工协作，以达节约成本的目的。几年来，有关部门先后参与历届党代会、人代会、政协会、咸阳经贸洽谈会、抗击“非典”、第三届海峡两岸中华传统文化与现代文化研讨会等十数项重大活动文件材料的收集整理，以及多个外国友好城市赠送的近百件实物、照片，使这些珍贵档案资料得以及时系统地保管利用。重大活动档案工作也逐渐被各级党委、政府和各界人士认识关注，并得到各方越来越多的支持。档案部门的公共服务地位也日益彰显，广大利用者对档案资源的社会服务功能也越来越看重。

一、重大活动档案征收集工作存在的问题

第一，具体的配套措施跟不上。

思想上缺乏深刻认识，无相应的配套措施。直接导致了重大活动档案资料从征收集到管理利用，以至统计分析等各个环节都无章可循。同时，征收集中还程度不同地存在忽视重大活动档案管理的特殊性与成套性要求，严重影响了重大活动档案征收集及档案管理的质量。

第二，档案部门参与不到位。

重大活动承办单位一般多是临时性的多个机构，这种责任单位的非稳定性和非单一性，最易造成文件材料的零乱和缺失。只有提前介入，并进行直接有效的监督指导，才能使重大活动档案资料得以齐全、完整、系统、安全地收集。

第三，管理网络不畅通。

重大活动承办单位的临时性和非单一性，直接造成管理网络的不畅，进而影响了部分重大活动档案的接收顺利进馆和有效提供利用。

第四，单位和个人认知上的差距较大。

一些单位和个人对重大活动中形成的档案属国有资产的意识淡漠，对于自己承办或参与重大活动所形成的各类文件材料、照片、实物等，拒不上交或漫天要价，致使本该及时进馆的档案迟迟不能进馆保管，甚至造成无法弥补的损失。

二、搞好当前重大活动档案资料的征收集工作应抓的工作

第一，多管齐下，积极争取各级领导的重视支持。

通过多种渠道和方式，以求积极主动，协调好各方面的利益关系，解决好急需解决的瓶颈性困难，营造好利于重大活动档案征收集工作开展的外部和谐氛围。

第二，深入调研，尽快出台相应的配套措施。

开展好此项工作，还必须要有更为详细、更具操作性的配套措施。要深入调研，细心梳理，尽快出台既适合本地区，又富于操作性的配套措施。

第三，开拓创新，增强主动参与的力度。

直接采集，派员深入到“重大活动”前沿，做好主动服务和超前服务，既能认识重大活动档案资料的形成规律，在制定相关规范标准时，做到有的放矢，又能及时指导、督促，提前把好日后进馆的档案资料质量关，为服务大局、服务大众奠定良好的档案信息基础。眼观六路，耳听八方，注意捕捉各方信息，力争每次重大活动介入其中，并有针对性地做好如下三个方面的工作：1、全面了解整个活动的时间、内容、特点、目标以及最终可能形成文件材料的数量；2、制定工作计划，明确档案收集、归档、整理、保管的各项要求及各有关单位的责任，并把档案工作纳入活动计划；3、做好日常业务指导、监督与检查工作，确保重大活动档案收集工作的有序进行和相关文件材料的齐全。

第四，理顺关系，建立起有效管理网络。

重大活动档案资料的收集、整理与归档，应由主办或牵头单位负责档案资料的收集、整理及保管；设置临时组织机构的，应由临时组织机构负责档案资料的收集、整理、归档及向有关部门移交。

第五，充分发挥“统筹协调、整合资源”的作用。

与活动牵头部门、新闻单位分工协作，达到信息共享、节约成本的目的。制定工作方案，明确工作职责；在活动举办时，分工协作，在活动结束后，及时整合相关信息。

第六，加强培训指导，强化目标考核，以科学的工作机制创造高效的工作效率。

对不同载体的重大活动档案资料的采集、整理、移交进行规范；加强与重点部门的信息沟通，利用多种途径掌握重大活动举办情况，完善和落实催交、接收制度；按照实际情况，不定期地以培训、座谈、上门指导等服务方式加强标准的执行。

第七，积极开发档案信息资源，为工作查考、专题展览、公众查询等服好务。

档案信息不只是为了领导做决策服务，更多的是让普通公众在获知信息的同时，了解政府相关政策，化解一些因信息不畅可能引发的矛盾冲突。开发档案资料信息，服务社会，是开展重大活动档案征收集工作的目的之一。

第八，借助舆论，强化重大活动档案属国有资产的意识。

重大活动档案是党和国家在履行其职能活动中形成的国家所有的宝贵财产，任何组织和个人不得以任何借口据为己有，必须在规定的时限内向档案部门移交。要充分借助媒体的力量，加强舆论宣传，不断提高档案意识，强化国有资产意识，确保重大活动档案的齐全与完整。

“十五”期间，咸阳市完成制造业信息化重大科技项目一项，收集整理保管了500余次重大活动相关的4000多件文字材料、5000余张图片、照片、1000多分钟声录像、上百件实物材料，真实有效地反映和再现了咸阳市制造业企业信息化的发展从小到大、由弱到强、产品由单一到多样化多品种的稳步向前发展的市场格局，从而为我市的科技档案服务现实、把握现在、预见未来奠定了丰富的信息基础。

注释

本文的具体数据来源于咸阳市近三年的档案工作基本情况统计表．