探析高校人事信息管理系统的设计

江 雪

随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet／Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的应用也越来越大。各高校加快了信息化的步伐，提出“信息化校园”、“数字化校园”的规划。作为其中的一个有机组成部分，建立高质量、高效率的人事管理系统，更好的“以人为本”，进行科学管理，以提高并增强高效的核心竞争力。建立既符合通用人事管理的一般规律又具有高校人事管理特色的人事信息管理系统是有重要意义的。

一、目前高校人事工作信息化现状分析

(一)管理部门的横向管理与纵向管理相结合

一方面，高校人事部门是一个独立的行政单位，对于本部门内部的管理属于横向管理的范畴；另一方面，各个院系人事秘书接受人事处的行政管理。呈报各个院系的人事行政请求，人事处对于院系人事秘书的管理则属于纵向管理的范畴，因此，人事处的行政管理工作兼有横向管理和纵向管理，是二者相结合的管理特点。

(二)多个办公软件并存，数据共享统一愿望迫切

高校人事部门的各个科室在以前的办公过程中陆续使用着各种独立的应用软件，这些应用软件彼此风格独立，之间的数据不能做到共享。虽然这些软件从一定程度上提高了人事处一些部门的办公效率，一定范围内实现了办公自动化，但是，随着越来越多的此类软件的使用，数据的不一致性等问题大大增加了工作复杂性，给信息的管理工作带来了越来越多的困难。因此，启用风格统一、数据格式统一，基于网络化办公的应用软件，来实现数据共享、数据的统一集中管理是人事信息管理的现代化的迫切要求。

(三)高安全性、高保密性是人事信息管理的重中之重

人事信息涉及到个人信息的各个方面，需要安全、可靠的管理人事信息是人事信息管理的首要问题，它的重要性是不言而喻的。在高校人事信息管理与财务信息管理有着同等重要的地位。在进行人事信息自动化管理工作中，如何实现人事信息的高安全性、高保密性是首先应该考虑的问题。

(四)实时变化的人事信息需要及时向相关人员发布

人事政策、法规和其他有关信息及时发布的客观要求是一个非常现实的问题，这是高校人事部门办公的特点之一。这不仅需要人事部门自动化的设计者提供行之有效的技术手段来满足这一要求，而且，更为重要的是，鉴于此类数据的实时变化性的特点，设计者应该提供一种方便的手段可以让人事信息管理人员根据原始数据自动生成满足发布要求格式的数据，给人事信息管理人员的工作提供极大的方便。

二、系统建设的主要目标

在整个数字化校园建设的框架下，建设一个使用方便、信息和运行安全可靠、符合国家和学校有关信息标准规范的人事信息管理系统，提高人事工作的准确性和效率，提高人事工作为全校教职工服务的质量和水平。人事信息管理系统将充分利用网络的优势，以数据共享的工作方式，全面支持对学校教职工的调配(引进)、定编定岗、工资认定、培养与晋升、出国出境、社会保险、退休及人事档案等各项管理工作；向教师、学生和机关部门提供相应的信息服务，同时完善数据标准和管理规范。

三、系统设计原则

(一)标准化原则

全面支持国家及学校制定的各项规范中的信息集和信息项，遵守并符合国家标准。完全按照国家或学校机构人事管理的层次和模式进行建构，适合人事组织机构的管理工作和信息的多方使用；满足组织人事管理的日常工作。

(二)开放性原则

具有良好的开放性，支持多种网络协议、多种网络产品互连和多种数据库系统转换，为以后的网络应用环境的集成，实现网络的可互操作性，设计灵活的开放性接口，并支持用户构造信息集合信息项，用户可设定人员类别，分类管理。

(三)可管理性和可维护性原则

具有方便和强有力的网络管理功能，具有良好的可维护性，具有友好的用户界面和透明的网络功能，方便操作，容易学习，有利管理，有利维护。

(四)原有资源与坚持系统标准相结合原则

一方面要充分利用现有的软、硬件资源和信息资源，运用成熟的先进技术由简入繁、建设完善；另一方面要坚持系统标准，保证系统的标准化、开放性和先进性，保证系统向发展中的现代技术平滑进渡。

(五)易用性原则

界面采用Microsoft的IE浏览器，界面简洁，操作灵活方便；查询支持拼音首字母，快捷高效；采用可视化多媒体编程风格，界面统一化。把系统的操作使用难度将降到最低。

四、系统设计内容

(一)教职工基本信息维护模块：包括教职工的职工号、姓名、单位、出生年月、性别、学历经历、职称经历等信息，提供查询修改等功能。

(二)人事工作管理模块：包括人才引进、离退休、干部任免、编制与岗位管理、合同管理、年度考核等工作。

(三)师资工作管理模块：包括专业技术职务聘任、岗前培训、专任教师管理、师资培养工程、学历进修、出国进修等工作。

(四)劳资工作管理模块：包括工资管理、岗位津贴管理、福利管理、保险管理等工作。

(五)交流中心管理模块：包括人事代理人员管理、聘余人员管理、临时工管理等工作。

(六)博管办管理模块：包括博士后进出站、博士后考核、科研成果管理等工作。

(七)人才办管理模块：包括高级人才跟踪管理、高级人才津贴等工作。

(八)辅助功能模块：包括报表管理、内部公告、万能申报等功能。

五、系统的技术特点

(一)数据库的读诗、整合与优化

对所有的数据库在全局层次进行整合、优化设计、效率更高，库结构更加合理，减少数据冗余。

1、现有数据向新系统自动迁移

特别设计的相关的应用工具来完成此项目标，考虑两方面的内容：一是与新系统结构吻合的数据直接迁移；二是与新系统结构不一致或者是现有环境下不能提供给新系统的数据。设计相关工具自动整合结构不一致的数据或者自动生成的新数据，最小化用户的数据输入工作。

2、系统外部数据向新系统的自动迁移

考虑到人事系统的外向性和频繁的交互性而做此设计。外部数据主要包括与人事处相关的部门或者个人向人事处提交的文档或表格化文件。对于此类数据，新系统提供几种常用格式的数据向新系统自动迁移。自动迁移的数据可以按照数据库的相关结构录入到数据库中，并在数据库中保存数据的原始备份。这样，既可以保证数据的安全性，又减少了用户繁重的数据输入工作。

3、新系统数据向外部的自动迁移

充分考虑人事处经常发布诸如WORD或者EX－CEL格式的文档提供给有关部门或者人员进行下载等，新系统提供相关工具自动生成常用格式的文档，而文档的原始数据是在信息办公过程中产生的，已经保存在数据库中，这样可以避免用户的重复劳动。

(二)数据处理的技术特点

从数据处理角度将整个系统分成数据提取、数据处理、数

据输出三部分。各部分数据相互依赖，并与数据无关，与具体应用无关，这样整个系统就成为开放式通用管理系统。

1、数据提取方面的技术特点

(1)数据一次录入，无限使用。

(2)录入信息标准化。全部采用菜单选择，有效避免数据录入不一致和重复录入。

(3)数据项可通过设置权限进行控制。有效避免数据越权操作及非法篡改。

(4)通过设置过滤条件可以快速定位到所需数据，并进行查询或修改。

(5)在多数据库方式下，数据库间可以动态切换。

(6)人员在系统中的位置与本单位的组织机构图～一对应。

2、数据处理方面的技术特点

(1)自动计算

每个数据库都对应一运算公式集，数值型字段都能对应一计算公式。其结果在数据录入过程中自动计算。

(2)通过组合条件查询

独具特点的通用组合条件查询模块实现以组合条件完成对数据的检索、统计、汇总。并支持模糊条件查询。

(3)通用汇总管理

独有的通用汇总管理模块可以让用户一定制表格形式实现对数据的运算、汇总统计。运算公式及汇总条件录入简单、灵活，是本系统主要汇总形式。

3、数据输出方面的技术特点

(1)提供屏幕显示、打印。可选择输出到文本、EXCEL、WORD、图形等7种基本数据输出方法。

(2)照片等多媒体信息的输出功能。

(3)以定制复杂非规范化表格方式完成输出。如任免审批表、外调政审表等。

(4)利用“通用报表处理”模块制作各类统计汇总表并进行输出。

(5)以利用报表处理模块为基础，结合方法库制作各类人员分析预测表。

(三)安全机制——权限控制

(1)打破传统固定化权限设计方法，从数据层次把系统划分成“最小操作单元”，然后针对最小单元提供一整套权限设置工具。

(2)用户身份特定工作站锁定功能可以把重要用户权限限定在特定工作站上。即使口令被窃取也能安然无恙。(可选)

(3)提供四种权限机制，可以完成对系统的权限控制

一级权限：用以设定对系统主菜单的使用权限。

二级权限：用以设定在数据维护界面下用户操作菜单。

三级权限：用以设定对数据库的使用权限。

四级权限：用以对数据库的数据表设置使用权限。

(四)安全机制——数据备份与恢复

可选择网络备份、硬盘备份、磁带机备份、光盘备份、硬拷贝等多种备份手段。

(五)重要数据的加密解密

加密是保护数据安全的相当重要的技术，对重要文件存取的口令加密，以及在密钥的控制下通过密码算法将数据变成不可懂的密文数据。对不同密级文件进行不同级别的加密处理。

(六)相关工具设计设计各种辅助的模板工具，用于数据或报表的自动转换或生成。

人事信息管理系统系统是为了管理工作服务的。其根本目的是提高工作效率降低管理工作的运行成本。通过计算机完成大部分信息处理工作，并通过流程完成对实际工作的约束，从而规范工作方式。实践证明。人事信息管理系统不但使管理人员从繁重的业务中摆脱出来，而且使人事管理中的信息标准化、信息处理快速化。