城建档案工作中存在的问题和建设措施

白旭敏　潘尚上

摘 要：本文分析了当前城建档案管理工作中存在的问题，提出了具体的建设措施。

关键词：城建档案；管理工作；规范素质

1 前言

城建档案是社会发展的产物，是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城市建设档案是城市建设的技术成果和历史依据，但随着时代的进步，技术的发展，城建档案工作开始面临一些新的情况和问题。因此，加强城建档案工作，对于了解城市建设历史，掌握城建全貌，总结城枣规律，科学管理和改造城市，加快城市现代化建设，促进城市经济、科学、全面、迅速发展，都具有十分重大的现实意义和深远的历史意义。

2 城市建设档案管理存在的问题

2.1 城建档案法制法规建设还不健全

城建档案事业是我国的一项科技文化事业，自八十年代以来，国家相继颁布了镁科学技术档案工作条例》、镁档案法》、(《城市规划法》及镁建筑法)，使城建档案事业的发展有了法律依据和法律保障。近几年，建设部先后颁布了《城市建设分类大纲》、《城建档案主题词表》、《城市建设档案案卷质量规定》、《城市建设档案馆目标管理考评办法》、 《城市管线工程档案管理办法》、《城市建设档案管理规定》》、《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》。这些法律法规、规章制度的出台对推进城建档案工作规范化、科学化起到了重要作用。但是城建档案法规建设还远远不能适应改革开放和现代化城市建设的需要，某些方面仍存在着不足。

2.2 全社会城建档案法律意识还比较薄弱

由于城建档案的社会价值和经济价值兑现时间比较长， 需要十几年甚至几十年的时间， 因此，人们对城建档案的地位作用了解甚少，城建档案法律意识还比较薄弱，认为城建档案没有什么大的作用，可有可无，以致违法行为频繁发生。

常见的城建档案违法行为主要有三种：一是不建档。不建档的违法行为十分普遍。许多建设单位、施工单位、监理单位在工程建设过程中既没有专门的资料员，也没有开展工程档案的编制工作。只是到了工程竣工要验收时，才临时收集一点资料，通过某些关系，要求城建档案馆出具档案移交证明文件。不建档违法行为一般出在那些严重缺乏档案意识、片面追求工程效益的单位。这一行为恰好发生在档案工作的源头，对档案工作的危害是全局性的， 影响是长期深远的。

城建档案是城市历史的真实记录，是城市发展的轨迹，一旦留下空白就难以弥补。二是应付建档。有的单位在工程档案资料编制过程中，不按规定加盖竣工图章，不按规定标注各种数据和设计变更，以复印件代替原件；有的甚至突击编写“档案”；有的为了节省费用， 不按规定作各种器材试验，不报、虚报试验资料，导致工程档案中有效的少，无效的多，残缺不全，严重地破坏了工程档案的完整性和真实性。三是不归档。在工作实践中有些建设单位虽然建了档，但不向城建档案馆报送工程竣工档案的现象在各城市都大量存在。这种违法行为产生的原因一是建设单位档案意识不强，认为到城建档案馆归档与在本单位归档一个样，而且放在本单位查阅起来还交流比较方便；二是因工程档案编制严重不合要求，于是干脆不交；三是城建档案执法体制还不完善，执法队伍还处于初级阶段，机构的设置和运作、人员的落实管理、执法的标准和操作都有待进一步探索和完善，以致于城建档案的执法工作不能落到实处。

2.3 城市建设档案整理不规范

在整理工作中主要存在着：一是不按照建设部或国家档案局的规范标准进行分类，割断了城市建设档案之间的联系；二是保管期限划分不准，有过高或过低的现象；三是目录编制有欠缺，不按规定填写卷内目录的各个项目，案卷题名拟写不符合要求；四是没有进行规范化整理和保管，桌上桌下，柜内柜外，乱堆乱放。由于整理不规范，导致管理利用不方便。

3 城建档案工作的创新思考

3.1 重新认识城建档案馆地位

城建档案管理足城市规划建设管理过程的一部分，城建档案工作是城市建设系统的重要组成部分。城建档案馆作为公共文化事业单位，具有保存历史、服务现实未来的基本社会职能，因而，馆藏服务等成突出公共二字。扩大社会职能城建档案馆还是城市信息科研基地和研究城市历史开展技术创新的基地。因此，要强化科研平台的功能。

3.2 进一步丰富域建档索工作的内涵

面对信息时代的浪潮，城建档案管理工作要实行城建档案实体管理与信息管理井重，既要发挥城建档案实体的历史凭证作用，也要体现城建档案信息的情报价值，让城建信息作为一种重要的经济资源、管理资．参与现实生活，创造价值。

3.3 走依法治档之路

拓展城建档案馆与地划建设管理各部门的密叫台作空间，城建档案服务工作，由被动转向主动。由滞后变为超前，转向开放一方面要积极建立“热线联系”道和协作网络。主动了解大型活动和重要项目等的城建案利用、开发需求。另一方面要努力扩展面向社会的档案中介服务，实现档案整理、抢救数字化，以技术保护和咨询服务等业务是服务意识，规范服务工作程序要不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘建档案资源的利用价值；要不断深化档案服务的广度和深度，提升档案利用工作的科技含培；要通过互联网、公务网、局域网等多十层面。提供方便快捷的档案信息服务。

3.4建立地域建档案经营理念

用市场经挤的观念重新认识地建档案的社会价值和经挤价值。实现地域建档案作为公共资产的应从过去强化行政管理转向注重城建档案资源的艘集、发掘、利用。实现城建档案事业可持续发展从管理模式、管理现念。法规体系、服务机制、技术支持等方面开展全面剖新。加大城建档案的基础设施建设的投入和可利用资源的合力度，开掘城建档案信息资源，增大档案信息资源的利用探索，通过史料编研等方式实现信息置换价值由最大化城建档案馆的经营，要从档案要素经营模式向知识，信息人才、文化相结合的经营模式转变

3.5 不断更新城建档案工作

一是扩大信息量档案、图书、情报信息一体管理，是新世纪信息资源管理的大趋势，作为专业档索馆，城建档案馆要突破馆藏的局限，加大收集有特色、有针对性的城建相关信息的力度，为增强和矿展服务功能提供保障。城建档案馆要利用网络计算机技术与社会公共信息机构建立互连互通关系，增强信息集和加工能力。面对用户越来越广泛的需求，城建档案馆应力求做到不仅能够提供城建历史档案，而且能够提供综合城建信息；不仅能够提供客观凭证，而且提供现行有寄信息二是加大特色档案收集力度，随着信息化的发展，网上信息会越来越丰富，这时就需要凭借特色档案来增强馆与馆的竞争力。城建档案馆只有加大特色档案的收集力度才能切实提升服务能力和服每水平三是加快城建档案信息化，全面推进数字城建档案馆，建设做好标准化、规范化工作的基础上，实现馆藏档案的数字化．整合馆内信息资源，做好“数字城建档案馆”的开发工作，是当前和今后相当长一段时期内，应当着力抓好的一项重要的基础工作。

3.6 加强人才队伍建设

城建档案馆要发展，关键是人才，特别是高素质人才。城建档案信息广泛，涉及专业较多，因此，引进专业人才，形成年龄层次 专门结构 知识结构合理的人才队伍。为城建档案馆的可持续发展提供智支持。

城建档案工作正住迎接信息时代的挑战，城建档案工作外延干部内涵，随着时代进步和技术发展而不断 展与深化。城建档案馆必须立足现实，与时惧进。开拓性地全方位地融入社会生活，并且在赢得应有社会地位的同时，取得更大的发展空间以便要好地发挥城建档案工作在城建建设规划发展中的不可替代的作用。

4 结束语

总之， 城建档案工作的外延、内涵随着时代进步、技术发展而不断拓展和深化。城建档案工作必须坚持与时俱进，要以发展为主题，树立现代理念，加强法制建设和管理体制建设，加强宣传力度，增强社会档案意识，改进管理手段，提高人员素质，努力适应形势发展的需要。