论ＥＲＰ在财务管理中的理性运用

程克群

[摘要]企业资源计划(EnterpnseResource Planning，ERP)是指建立在信息技术基础上的，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，是企业信息化的核心软件系统。使用ERP是企业信息化的主要标志，也是会计信息化发展的必然趋势。而ERP软件的选型则是决定信息化实施成功与否的核心因素。本文阐述了ERP的内涵，指出会计信息化必须借助ERP管理软件这个软件平台，才能实现和发挥其功能和作用。但是在选择和运用ERP方面，许多企业存在盲区，本文针对这个问题进行讨论，建议企业理性选择和使用适合本企业特点的ERP管理软件，以切实提高企业的经济效益。

[关键词]ERP；理性运用；趋势

一、ERP运用概述

(一)引言

ERP(Enterprise Resource Plannlng)即企业资源计划，它是借助于先进的信息技术，以财务为核心，集物流、资金流和信息流为～体，支撑企业精细化管理和规范化运作的管理信息系统。ERP系统融合了许多科学的、先进的管理思想。ERP软件是ERP系统的核心组成部分，是“三流合一”管理思想的实际载体，是企业管理软件发展中的一个里程碑，是企业信息化的重要标志。

根据美国生产与库存控制学会统计，使用ERP系统可以为企业带来库存下降30％－50％；延期交货减少80％；采购提前期缩短50％；停工待料减少60％；制造成本降低12％；管理水平提高，管理人员减少10％。生产能力提高10％－15％等直接经济效益。另外。它还会使企业收获基本数据管理更加完备、精细，准确度大为提高；企业高层的决策更加快捷、科学，企业对市场的应变能力和速度得到提高；企业的员工从繁琐的手工管理中解脱出来，从而能有更多的时间从事真正的管理工作；企业理顺了业务流程，打破了企业各部门之间条块分割的格局，增强了员工的全局观念，使各部门间的协同工作成为可能；企业的管理更加规范，减少了企业管理中的随意性，提高了企业管理的计划性等间接效益。

目前，对于企业来说，上线ERP早已不再是件新鲜事了，然而，真正用好ERP的企业确实为数不多，通常成功率不到20％，并没有软件公司或服务商宣传中标榜的那样高达100％或者90％以上的成功率。而真正令人担忧的是，虽然企业使用了某一ERP软件。但是却远远没有实现自己的目的，达到预期的目标。企业在上线ERP时往往还没有来得及了解本企业的实际情况，就匆忙上线，所谓“失之毫厘，谬之千里”。

(二)ERP的经济效益分析

ERP能否带给用户经济效益呢?近年来，国内外很多ERP供应商声称他们的ERP软件改进了用户的绩效。学术界从20世纪90年代后开始研究这一议题，国内主要关注影响企业实施ERP因素的研究，最近才将视角转入计量ERP带来的经济效益方面。研究认为，构建理论框架引入财务指标或部分非财务指标可以量化ERP能否带来效益，这种研究范式已成为目前国内外研究的主流方法。它主要是选取一些财务指标及非财务指标，比较检验组与控制组引入ERP前后指标值的变化，从而得出研究结论。Hunton etal发现引入ERP后用户绩效只是没有下降，并未得到改进，而此时控制组的绩效在同期下降。Nicoolaou et al发现ERP用户绩效得到明显改进。Matolcsy et aI发现ERP用户的应收账款天数等在内的6个财务指标得到改进，因而改进了用户绩效，他的检验结果与Nicolaou et al.的一样，而与Hunton et al的不一致。他的研究数据主要取自澳大利亚的上市公司，而且该研究的样本量仅仅为35户，且都是采用SAP公司的企业，这样是否会产生选择偏见不得而知，其研究结论是否具有普遍性值得探讨。另外，他的研究未考虑宏观经济的影响或公司特定政策的影响，可能影响了其结论的可靠性。Poston and Grabski发现，采用ERP后减少了雇员人数。但是控制样本的公司的雇员人数减少更多。王立彦教授等发现。ERP用户的公司的销售利润率、投资收益率等显著大于未实施ERP的，规模相对小的公司的同类指标显著小于规模大的公司，体现了实施ERP系统对于公司的规模效应。

那么，企业在上线ERP时如何提高成功率呢?笔者认为，必须做到“知彼知己”，方能“百战不殆”。

二、如何“知彼知己”

(一)如何“知彼”

目前，有关ERP系统选型方面的研究多数侧重于定性分析、侧重于ERP系统的需求分析，通常在上线ERP时，多数企业都会找多家软件商进行比较，这样做的好处在于通过比较可以选择适合自己的ERP软件服务商，无疑可以提高成功率。但是，这还仅仅是“知彼”的第一步。在上线ERP时，除了企业通常关注的软件本身的技术性、扩展性、灵活性等技术先进性和价格之外，还需要注意软件服务商是否经常更换项目负责人和实施人员。

通常来说，对上线ERP的企业而言项目负责人和实施人员不仅在ERP上线时意义重大。而且实施人员在日后维护时也十分重要。上线ERP绝不能以企业当时是否使用作为成功与否的标志，因为ERP软件需要与企业业务长时间的融合才能发挥其应有的效用，而这一切主要依赖于实施人员在日后的维护。若经常更换软件实施人员，由于后来者对前任所做的工作不了解，必然带来软件维护的不便，更不用说利用ERP来实现“双赢”了。要注意上线ERP最关键的还不是ERP产品本身，而是ERP与企业实际业务的融合，而这最关键的环节还是软件实施与维护人员的工作以及他们与企业相关人员的配合。如果经常由同一批软件实施维护人员来与企业合作，自然会事半功倍。

因此，选型原则一般包括：选择一个实用的软件产品；兼顾软件的功能和技术；要选择有成功用户先例的软件产品；选择对软件作客户化修改和二次开发工作量少的产品。

(二)如何“知己”

相对于“知彼”来说，企业最不注意的还是“知己”这一环节，实施ERP的员工自以为自己在企业呆了多年，对企业的业务了如指掌。可是，往往是这样的人员在上线ERP时容易因为自己的原因而导致没能成功实施ERP。那么，“知己”应该了解自己哪些方面的情况呢?

1企业管理的标准化。企业管理的标准化程度会直接影响到ERP的使用效率。由于ERP需要的是标准化的数据和流程，如果企业的业务流程千变万化，那自然会影响ERP的顺利实施，因此，要尽量先把自己的流程和数据标准化。企业在上线ERP前，既要进行定性分析、需求分析，更要进行选型的定量分析和决策模型的研究。

2企业上层高管的支持程度。ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。实施ERP是企业管理全方位的变革，但是ERP软件在实际的推广应用中，其应用深度和广度都不到位，多数企业的应用效果不

显著，没有引起企业决策者的震动和人们的广泛关注。企业领导层应该首先是受教育者，要眼睛向内，练好内功，做好管理的基础工作，这是任何优秀的应用软件和软件供应商都无法提供的，只能靠自己勤勤恳恳地耕耘。把ERP的实施称为“第一把手工程”，说明了企业的决策者在ERP实施过程中的特殊作用。ERP是一个管理系统，牵动全局，没有第一把手的参与和授权，很难调动全局；其次才是现代管理理论的贯彻者和实施者，规范企业管理及其有关环节，使之成为领导者、管理层及员工自觉的行动，使现代管理意识扎根于企业中，成为企业文化的一部分。

3做好充分的前期数据准备工作。上线ERP，不论是对原有财务系统的更新升级还是由手工管理转为电子信息系统，都会涉及一些财务及相关部门信息的初始工作，而这些通常需要对以前一些陈年旧账进行整理，以便对系统进行完整的信息初始化。如果这些资料准备不充分，自然会影响ERP项目的顺利上线。

4进行专门的人事安排与协调。由于企业在上线ERP时不仅要进行正常的日常事务，还要学习和实施新的软件，如果没有专门的人员负责上线ERP，很可能导致在业务繁忙时中断项目。安排专门人员上线ERP有几大好处：首先，可以确保ERP不间断地实施，保证上线进度。其次，可以在上线后顺利试验新的ERP系统，由专门人员在ERP中运行现行业务，其他人员继续在原系统中运行现行业务，这样通过比较不仅能测试新ERP系统的准确性，还可以体会到新的ERP系统的优越之处，或者发现ERP的缺陷与问题。在上线ERP时，通常还存在业务系统与财务系统的衔接问题。如果这两个系统分别由两个不同的供应商完成，很容易造成对接不充分，影响日后的使用。或者虽然当时衔接完好，但影响了每个系统最大效用的发挥。为了避免这种情况，就需要在上线时做好总体筹划与安排，尽量使用一家的ERP系统或者委托同一家进行系统开发，以便衔接良好。而在财务系统与业务系统衔接时，最好都有专门人员进行业务的协调，以便于ERP顺利上线，更有利于上线后的维护和扩展。

三、ERP是会计信息化发展的必然趋势

(一)ERP的投入是一个系统工程

ERP的投入和产出与其他固定资产设备的投入和产出比较并不那么直观、浅显和明了，投入不可能马上得到回报，见到效益。ERP的投入是一个系统工程，并不能立竿见影，它所贯彻的主要是管理思想，这是企业管理中的一条红线。它长期起作用、创效益，在不断深化中向管理要效益。

此外，实施ERP还要因地制宜，因企业而别，具体问题具体分析。1要根据企业的具体需求上线相应的系统，而不是笼统地都上小型机，或者不顾企业的规模上WindowsNT。不顾自己的需求而实施ERP并长期运作，对企业危害性极大。2这种投入不是一劳永逸的，由于技术的发展很快，随着信息化工作的深入，企业会越来越感到资源的紧缺，因此，每年应有相应的投入，才能保证系统健康地运转。

(二)ERP的实施需要复合型人才

实施ERP的人员既要懂计算机技术，又要懂管理。这种复合型人才的培养需要有一个过程和一定的时间，当前高校对复合型人才的培养远远满足不了企业的需求，但企业领导者常把这样不多的人才当作一般管理者，没有把他们当作企业得来不易的财富，没有把他们当作一支重要的队伍来使用。这与企业长期忽视管理有关，这些复合型人才在企业中的地位远远不及市场开拓人员和产品开发者，而是处于“辅助”角色，不是政策倾斜对象，这种因素是造成人才流失的重要原因。另外，当企业上ERP时，这些复合型人才起到了先导作用，而一旦管理进入常规，他们似乎又成为多余的人。在人才市场上，复合型人才最为活跃，那些有眼力的企业家都会下功夫挖掘人才。而这也不利于实施队伍的稳定。

(三)ERP是发展趋势

ERP通过数据结构的统一实现了各个不同模块之间数据的实时传递，从而将整个系统集成为一个统一的整体，实现了供应链上各个环节的信息高度统一，能够实时反映企业的运营状况，为管理决策提供及时、准确的信息。ERP系统不仅能反映货币计量信息，而且还能反映非货币信息，并强调信息的相关性和及时性，体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想，能够满足信息使用者的多样化信息需求，因此它是我国会计信息化的发展趋势。

总之，条件具备的企业要不失时机地上ERP管理系统，不能只搞纯理论研究、再研究，长时间地考察。要首先整理好内部管理基本数据，选定或开发适合自己企业的ERP软件，条件成熟了就上，以便跟上时代发展的步伐，提高企业的经济效益。