ＥＲＰ环境下会计业务流程再造的方法及模式

刘中华　张　瑾

[摘要]本文以流程再造理论为基础，通过对我国会计业务流程现状及特点分析，特别是对在ERP环境下会计业务流程的论述，就ERP系统对会计业务流程的挑战，提出了会计业务流程再造的解决方案。这一方案使供应链上的信息需求者及时、准确地获得所需信息成为可能，具有一定的现实意义。

[关键词]流程再造；会计业务流程再造；ERP

随着信息技术的发展以及网络环境的成熟，传统会计业务流程逐渐暴露出其固有的缺陷。而作为ERP系统的一部分，现存会计子系统不能满足供应链上信息使用者建立有效决策模型的需要，阻碍了ERP系统的信息集成和传递。根据ERP系统集成性的要求，借鉴业务流程再造的思想，利用先进的信息技术，对传统的会计业务流程从观念、会计组织结构、会计信息处理流程等方面进行重组，充分发挥ERP给企业会计业务带来的优势，实时反映经济活动，变会计事后核算为事中控制甚至事前控制，以满足会计信息使用者、现代企业管理的需要，是十分具有现实意义的。

一、流程再造与会计业务流程再造

流程再造(BPR，Business process reenglneerlng)是一种新的管理思想和方法，其核心是面向顾客满意度的业务流程。根据MIchaeI Hammer在《改造企业：再生策略的蓝本》中的权威性定义，BPR是从根本上考虑和彻底地设计企业的业务流程，使其在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著提高。而企业的会计活动类似于正常的产品生产活动，如果将会计信息看成会计活动的产品的话，则会计业务的流程再造是根本性地考虑和彻底地设计会计业务流程，以更好地降低会计成本，提高会计信息质量，更好地为会计信息使用者服务，提高会计信息的时效性。因此，会计可以借鉴企业业务流程再造思想，以全员参与、顾客导向、流程管理为目标，对会计业务流程进行重组或优化，使其更好地适应经济环境和网络信息技术的发展。

二、ERP环境下的会计业务流程

ERP——Enterprise Resources Planning(企业资源计划系统)是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP的核心思想是实现对整个供应链的有效管理，即将企业经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速、高效进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势。同时，ERP系统体现事先计划与事中控制的思想。ERP系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。

ERP中的会计子系统和系统中的其他子系统相互融合，将供应链各个环节的信息高度集成，实时反映企业的经营状况，为管理决策提供及时准确的信息；而会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计三者为一体，体现了先进的计划、控制和决策思想。

(一)ERP环境下的会计业务流程

与手工会计业务流程的“只读性”和顺序化相比，ERP环境下的会计业务流程表现为集成性和实时性。ERP环境下的会计业务流程分为会计数据的采集、会计数据的处理、会计信息的输出三部分，ERP环境下的会计业务流程为：

1会计数据的采集。在ERP环境下，业务事项一经发生，其业务事件数据便由各业务部门的管理信息子系统加以收集，并按一定编码将业务事件数据通过企业的网络传递到ERP系统后台业务事件数据库中保存。会计部门需要对数据进行加工时，直接从后台业务事件数据库中调用数据进行加工。利用网络技术实现会计数据的系统收集后，不仅大大减轻了会计人员的劳动强度，而且使会计数据收集在范围、数量和效率上都有了很大提高。

2会计数据的处理。在ERP系统中，企业执行业务事件的同时，实时触发多个事件驱动程序，将业务事件信息传递到财务模块中，通过执行业务规则和信息处理规则，实时生成集成信息，在总账模块自动生成会计凭证，使物流、资金流、信息流同步生成。期末，ERP系统将进销存模块、固定资产核算模块、工资核算模块中与成本核算相关的数据通过总账模块自动转入成本核算模块，进行瞬时的成本核算后将结果转回总账模块，最终由总账模块自动生成会计报表，并完成一轮会计核算循环。

3会计信息的输出。由于ERP系统是事件驱动的，事件驱动会计业务流程包括加工模型库和报告生成器，当信息使用者想从系统中获取信息时，由信息使用者提出要求(发出指令)，ERP系统的报告生成器根据用户的选择启动相应的信息处理程序(模块)。调用模型库中适合的会计处理程序，对业务数据库中的信息进行加工处理，生成用户需要的信息，并将处理结果实时反馈给信息使用者。

(二)ERP环境下的会计业务流程评价

可以说，ERP环境导致了会计作业模式的新发展，会计工作的重心从对会计信息的计量与记录转向对经济信息的深加工。ERP环境下的会计业务流程运用信息化技术，通过定义事务处理(Transaction)相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，对进行中的经济活动和企业其它业务流程进行集成管理，是整个企业管理的有机组成部分。ERP环境下的会计业务流程实现了根据财务资金现状追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的相关业务活动，改变了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制和实时作出决策。

虽然ERP系统在理论上能降低企业的成本，提高竞争力，带来巨大的经济利益，但在具体应用中的成功率却不高。在世界范围内，ERP系统的使用效果受到了广泛质疑。系统投入大、耗时长，却没有达到它所承诺的增强竞争优势和削减成本的目标。统计数据显示，无论是自我创造还是专业系统集成商代为设计，70％以上的ERP系统应用者都没有达到预定目标，甚至有企业出现了亏损；国内由于ERP软件自身设计能力不足等技术原因，加之我国现有的经营管理方式与ERP典型的市场经济运行模式之间的结合所需要作出的转变不可能一蹴而就，实施效果也不理想。因此，ERP系统的成功实施需要结合业务流程的重新改造。而会计业务流程是企业流程中的重要组成部分，也是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此，会计业务流程的重新改造是成功实施ERP系统的一个前提。

三、ERP环境下会计业务流程再造的内容

信息技术的快速发展改变着管理者的思维模式和企业的经营方式，同时对财务和会计产生了巨大的影响，传统会计业务流程日益暴露出效率低下、信息滞后、过程复杂等缺陷。这就要求企业从传统会

计业务流程的特点出发，结合ERP环境的新特性，对传统会计业务流程进行重新改造。而随着经济活动的日益复杂，企业面临的不仅是日常的购销存业务，还包括非货币性交易、金融资产处置、关联方交易、债务重组等特殊行业、特殊业务、特殊经营方式业务等。这对会计信息的相关性、及时性及满足会计信息使用者需求方面提出了更高的要求，企业的会计业务流程要顺应这种要求，必然需要进行再造。因此，在网络环境下设计会计流程，才能有效地支持会计实时控制，才能满足网络时代信息使用者多样性信息的需求。

(一)ERP环境下会计业务流程再造的策略

1观念重建。首先，原有会计业务流程与新会计业务流程之间并不是彼此对立、完全排斥的关系。即流程再造的“扬弃”过程并不是完全否定原有ERP环境下的会计业务流程，而是在它基础上的优化或重组。其次，结合我国ERP系统实施的现状，ERP环境下的会计业务流程重组并不是一蹴而就的，应该采取“全局考虑，分段实施”的策略，经过从准备到局部改造直至全局重建的过程，逐渐加大其改革的深度和广度。

2全员参与。会计人员要树立团队合作观念，必须抛弃狭隘的本位主义。与具有其他专长的员工共同工作，相互学习，群策群力地解决工作中的问题，致力于共同的绩效目标；要树立价值创造的观念，会计人员不仅仅是被动地执行工作，而是主动地与其他人员密切配合，形成良好的协调、互动机制，为实现企业价值增值的目标出谋划策：要树立网络系统观念，重组后的会计信息系统极大地利用了网络技术，网络系统下的信息交流又是多样化双向交流，会计信息系统必须按此要求进行改造和重构。

3会计组织的重建。在ERP环境下，重组后会计业务流程的数据采集工作已由各业务部门完成，因此业务部门要设立专门的数据处理部门，下设数据录入员、数据审核记账员、数据文档管理员，负责业务数据的录入、审核记账和存档等工作。会计部门在流程重组后只需设立系统部及财务小组，系统部主要负责ERP系统财务模块的使用、维护及数据库管理；财务小组也不划分专门的职能岗位，其主要职责是利用各种信息，对有关的要素进行管理、监督等。

(二)ERP环境下会计业务流程再造的基本方法及模式

ERP环境下的会计业务流程重组，要求根据ERP系统集成性的要求，借鉴业务流程重组的思想。利用先进的信息技术，对传统的会计业务流程进行重组，建立一个全新的会计模式。

1建立以计算机网络为平台的全方位原始业务数据采集系统。理想的信息输入方式是由计算机直接从原始凭证上取数据并加以初步归类而不需人工干预，会计业务流程简化为“发生经济业务(有原始凭证)一最终会计信息(包括会计报表)”。所以，如何让原始凭证的数据直接进入信息系统是重建会计信息输入环节的关键，建立基于网络的全方位原始数据采集系统是解决传统信息采集、传递存在时间差的根本措施。

2建立会计业务一体化的信息处理流程，实现事件驱动的处理模式。当业务事件发生时，各业务子系统按照业务规则进行处理，同时按照信息规则生成会计凭证(如果是处理销售发票，那么根据销售发票和自动转账分录模板自动生成会计凭证)，并将结果存放在数据库中。企业各部门的业务人员都可以通过报告工具自动输出所需的结果，如会计人员驱动报告工具，按照管理需要或会计语言自动输出所需的信息。这种流程优点是：集成所有数据于一个数据库，实现数出一门，共同使用，各级管理者可以实时、动态地获取所需的信息，进行决策。数据标准化和数据资源共享，在一定程度上还可以减少由于信息不对称对信息使用者造成的影响。

3以计算机网络为平台，将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中，将会计人员工作嵌入经营活动过程中，使会计人员的工作空间走出办公室，拓展到生产经营的各个业务部门。同时，将会计工作由被动地、过滤地收集信息、整理信息和加工信息转变为主动地、全面地、实时地收集和加工会计信息。这样，可以实现信息处理的动态化和实时化。

4以实时信息处理为基础，实现信息披露多元化。通过网络技术将会计人员的工作环境由财务部门延伸到各个业务部门。直接关注实际业务过程，有助于会计人员通过会计实时信息处理系统准确、及时地获取信息并进行加工处理，实现处理的动态化和实时化，并根据信息的不同特征，分类存储以备决策之用。改变了传统会计信息系统只处理业务过程中所发生事件的一个子集，而且财务信息与非财务信息分离和两者之间存在时间差的状况，使信息采集、加工的实时性、完整性和有用性得以实现。同时，可以应用网络技术设计能够满足多种用途的全面反映历史信息、实时信息及未来预测信息的财务报告体系，实现会计信息披露多元化，改变原有的定期报告方式，随机产生实时报告。而且，可根据实时控制的需要提供更加快捷、广泛的会计信息，动态地、及时地向利益相关者提供所需会计信息。还可以充分利用网络技术、人工智能技术和数据库技术，丰富实时报告的形式和内容，从表式信息到表式信息与图像化信息并重，实现信息披露的多样性。