论电子政务建设与档案工作发展

陈少毅

【摘要】：电子政务建设不仅有利于推动政府部门新时期的科学发展，也有利于档案部门进一步创新自身发展。本文根据我国电子政务建设的发展趋势，提出应以电子政务建设为契机，从档案资源建设、信息化建设、档案服务、人才培养、档案意识宣传教育等五个方面的档案工作进行了一定的探讨，力求不断促进档案事业在现代化社会中的可持续发展。

【关键词】：电子政务档案工作发展

电子政务，是指政府部门运用先进的电子信息技术和网络技术，以服务型和企业型政府为核心，并借助先进的企业管理思想和公共管理，行政管理理念，以实现政务信息化、公开化、高效化和服务网络化等目标的过程。当前，随着电子政务应用的逐步广泛和深入，作为公益事业的档案馆应该适应电子政务的发展趋势，以建立“两个体系”即建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，建立方便广大人民群众的档案利用体系为目标，将档案建设纳入电子政务工作，积极拓展电子政务时代的档案社会服务功能，满足社会各方面的需要。笔者认为，档案工作者应以电子政务建设为发展契机，采取以下措施推动档案工作发展。

一利用电子政务建设的成果。加快建设档案资源体系基础工作

我国的《国家信息化发展战略(2006～2020年)》已经把电子政务建设列为我国信息化发展的战略重点之一，决定优先推行电子政务行动计划，可以预见，在未来一段时间内，我国的电子政务建设将会得到充足的物力和人力支持，进入黄金的发展时期。

我国党政机关及其相关部门经历了20世纪八、九十年代的办公自动化普及过程，为多年的电子政务建设建立起了较为完善的硬件设施和管理制度，这些都为档案工作的信息化建设提供了良好的社会基础。对于档案馆来说，应充分利用电子政务建设的成果，将档案信息化建设放在电子政务建设的大平台中考虑，充分利用本地的电子政务基础设施，加快建设覆盖广大人民群众的档案资源体系基础工作，以网络基础设施、安全基础设施、管理制度等作为档案信息开发利用服务的技术支撑。运用远程通讯、数据库、联机检索、网络技术等现代技术手段，通过网上传输实现档案收集、编目的数据采集等环节接轨，使档案数据一次输入多次使用，减少重复工作量和数据转换误差，节约资源成本，有效提高档案收集、整理“三率”，即归档率、完整率、合格率的质量，改变手工条件下低效率封闭式的档案管理和利用服务环境。丰富的馆藏资源是建设档案资源体系的重要基础，利用电子政务的成果，可以打破时空限制，加快完成档案信息采集，为档案工作带来高效优质的管理效果。

二利用电子政务建设为契机，推动档案信息化的标准规范建设

电子政务直接涉及到各级政府部门的政务核心。所以各级政府单位实施电子政务工程的过程中必然要求针对各自的行业特点和业务功能制定统一的标准和规范，使得各种系统能够基于通用的信息平台，所采用的数据结构、存储格式和传输格式都符合国家标准，能够顺利地实现信息和数据的共享。

我国现在采取的是分阶段实施，分类别发布的建设方式。基于时间的维度整体规划的考虑，需要在当前的建设阶段为下个阶段做好准备，不但包括硬件系统的预留接口，而且要重视数据和经验的积累。如果采用了标准化的数据格式和传输格式，信息系统就具备了强大的扩展性，可以在利用原有数据和信息的基础上，通过不断增加新的功能模块来适应不断发展的各种需求。因此，制定统一的信息化标准和规范对我国的信息系统建设和发展将具有深远的影响。就档案部门来说，电子政务时代的档案信息系统标准化建设，直接关系到国家电子政务实施与建设活动的绩教。电子政务系统中档案信息形成、收集、存储、检索、开发、利用的正常运作已成为档案信息化建设的重点工程。为此，应充分利用电子政务建设带来的契机，推动档案信息化的标准、规范建设。电子文件归档和电子档案管理要采用统一的法规标准规范工作，从文件的形成、流转、收集和归档以及档案的整理、编目等各环节纳入科学化、法制化的轨道。按照国家有关文件管理和档案管理的精神和要求，制订和完善电子文件归档管理和档案管理的办法、实施细则、技术标准、包括电子档案保真、保密和保存等关键问题。使档案工作这个“人类记忆工程”在现代科技时代同样得到科学管理和有效利用，在电子政务的新环境的推进下不断创新发展。

三利用电子政务环境，提升档案馆服务社会的核心竞争力

在电子政务时代，档案管理工作应当依托政府对电子政务建设的人力和物力支持，不仅可以实施网上移交、实时传递、联机编目，还可以利用电子政务的信息平台，实现馆藏资源优化整合与深层次开发利用。档案事业是一项公益性事业，档案资源的利用服务是档案事业的永恒主题，档案工作的目的是便于社会各方面对档案资源的利用，满足社会需求，使档案用户足不出门就可在自己的电脑终端上查找利用权限范围内的档案信息，实现档案信息资源共享。因此档案馆的根本特征是向社会提供服务，使馆藏档案资源为全体公民所共享。

档案馆应根据档案信息资源具有原始性、真实性的信息资源独特优势和社会发展的需要，结合馆藏信息特点，为经济建设提供社会化、专业化的服务，选准若干个信息整合方向，对档案资源进行深层次开发，从文献单元深化到知识单元，开发不同层次的知识信息产品。例如组织特色信息资源上网，开展有主题特色、用户特色的信息服务。通过开展信息交流、决策咨询、技术服务等业务，对政府与社会之间的知识流动和技术转移发挥关键性的促进作用，加快科技成果转化。还可以采用现行文件服务、举办主题展览、建立教育基地等形式，通过多种途径开拓档案馆的文化、休闲、教育等社会功能，把档案馆与社会和公众紧密联系起来，使档案馆的信息服务从封闭走向开放，从传统管理走向现代化管理，提升档案馆在社会化服务中的核心竞争力。

四利用电子政务信息化教育平台，加速档案信息化人才培养

提高政府工作人员的电子政务教育水平，加强信息技术人员队伍的建设，是电子政务建设极其重要的问题。政府机构中所有使用电子政务信息系统的工作人员和维护人员及政府服务对象的相关人员都需要参加与电子政务工作相关的业务学习和培训。在这种提高全民信息化水平的教育活动推动下，无疑大大促进了档案信息化人才的培养。档案部门要特别注意把档案业务工作结合电子政务建设的发展需要，在档案人员继续教育工作中加强对电子文件和电子档案管理知识的培训。

对于档案信息化人才，应注重以下方面的培养：一是档案信息化管理人才，即具有制定有关电子文件和电子档案管理办法和标准、规划，指导各地区、各部门电子文件和电子档案管理能力的信息化建设的管理型人才。二是档案信息化实用操作型人才，即能够胜任运用文档信息管理系统进行信息收集，采集、存储，编辑，检索，利用等工作的实用操作人才。三是档案信息化技术应用型人才，主要的技能工作是网络技术、档案信息安全技术、数据库等有关IT技术层面的管理、开发、维护和培训。建设复合型档案信息化人才队伍是一个系统工程，需要有效的组织、培养和协调管理，并目有一个可行的目标，良好的运行机制。档案部门的管理者应当抓住机遇，依托电子政务信息化教育平台，加速档案信息化人才培养，以便承当起档案信息化建设的历史重任。

五利用电子政务的宣传氛围，重视档案意识宣传教育

提高全民的信息化意识，实现政府和民众之间的信息共享，是推广普及电子政务的重要宣传工作之一。在电子政务环境下，电子文档在实现信息共享的同时，也涉及到信息的归档、管理、保密、安全、利用等问题。因此，档案管理部门在倡导电子文档信息利用社会化的同时，还必须向公众宣传教育规范利用行为。国家有关部门应当结合电子政务的网络宣传，重视并制定电子文件和电子档案利用的相关法律法规，采取多种措施规范利用行为，倡导信息利用的社会公德。例如，遵守信息公布相关法律法规，利用者行使利用权限但不得越权或篡改，不得利用档案信息进行违法活动，不得攻击档案信息数据库等。要通过报刊、广播、电视、广告等宣传媒体，教育公民认识电子文件和电子档案的重要性，严肃性，增强公众对电子文档关注、重视和管理的社会意识。

当前，电子政务作为一种强大的推动力，不仅积极推动着档案部门更好地开展档案信息化建设，更加有效地参与电子政务建设的践行活动，也有利于档案部门进一步创新自身建设，拓展档案信息服务的社会功能，促进档案事业在现代化社会中的可持续发展。