检测实验室的标准文献管理工作

翁泽刚

【摘 要】本文阐述了标准文献对检测实验室的重要性，通过建立数据库对标准的采购、建档、标识、检索、借阅、时效性等进行科学管理，确保标准的有效性。

【关键词】标准文献 管理有效性 检测实验室

目前，一些检验机构往往偏重于检测数据的准确可靠，忽略采用标准的有效性、合法性，因而采用过期失效、作废标准的现象时有发生。标准是检测实验室所检测产品的技术依据和准则，若依据不清，则检测过程控制得再好也是徒劳，检测结论也没有意义，且会引发检测争议）。所以，保证所采用的标准现行有效，是检测实验室标准化工作的首要内容。检测实验室要按照GB/T27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》，及时更换作废、无效的标准，做到“所有与实验室工作有关的指导书、标准、手册和参考资料应保持现行有效并易于取阅”。只有这样，才能保证质量检测工作合法、科学、权威。

一、标准文献管理

标准文献的管理是标准化工作的重要组成部分。标准文献管理工作的独特之处在于其提供信息的作用，及时地将所发布、出版的标准以及对其所进行的修改、补充、代替、作废标准的信息准确无误地提供给使用者，这是我们每个标准信息工作者应负的职责。然而，在日常工作中时常会出现误用作废标准。这种情况，可能与标准文献管理部门不能为使用者提供准确的标准信息有关，也可能是标准使用者对标准信息不够重视所导致的。标准管理工作者如何做好本职工作，以及如何及时、有效、准确地提供标准信息，在日常检测试验标准化管理工作中显得十分重要。

《标准化法》将我国标准分为四级，即国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。下面我就这些标准的收集、发放、控制、保管等谈一些自己的看法。

1. 标准来源的控制

福建省电子产品监督检验所是中国合格评定国家认可委员会（CNAS）授权的认可实验室，下有四个检测中心，即电子产品检测中心；软件评测中心；理化检测中心；信息系统检测中心和两个项目服务中心，是一个综合性检验单位。所需的标准数量多、范围广，涉及许多行业，各中心所需购买的标准，要填写标准申购单，经中心主任及分管所领导批准后交给标准管理员进行统一采购。购买回来的标准入库后应首先盖上受控章及发放编号，然后才可以发放给各中心。这样有利于控制成本和对标准进行统一管理。同时在标准数据库中记录发放人及借阅人，一旦标准变更，标准管理人员可以及时告知借阅者，并做好回收和更换工作。但是，对于非统一采购的标准，如通过开会、出差、培训得到的或由外协单位提供的外来标准很难进行受控管理。一方面，人们不愿意将自己手中掌握的标准交给资料室，认为交给资料室后，私人的标准受到单位的控制管理，似乎限制了自己使用资料的自由，即使标准过了使用有效期，也不愿意将作废的旧标准移交给资料室。另一方面，标准管理员很难了解、掌握到单位中哪些人拥有非统一采购的外来标准。因此，在本所管理体系文件中规定，没盖标准受控章的标准在检测中一律不得作为检测依据来使用，出具的检验报告中所引用的标准必须从标准数据库中调用，以保证检验依据的有效性和准确性。否则将很难避免现行标准与作废标准的误用、混用。此外标准管理人员可以建立《外来标准登记本》，责成有关人员进行注册登记。对非统一采购的外来标准进行受控管理，确保在各中心标准文献管理范畴内，不能有未被管理到的“自留地”，全方位地保证作废标准不失控。

2.标准的标识和建档

我所拥有各类标准一万多册，覆盖全所各检测中心及项目服务中心全部业务范围，为了便于管理，更好地控制标准资料的有效性，建立了专用标准数据库，并由标准化人员具体负责。数据库的信息包括：标准组织代码（如GB、SJ、JB、GJB、GY等）、标准代号、标准名称、发放号、发布日期、存放位置（上架编号、借阅人等）、有效性（作废、更新、替换（等）信息）、与其他标准的关系（等效、等同哪些标准）、采购时间等。在将其信息录入数据库之后，标准文献排序上架，就是把已经整理好的标准文献按一定次序排列在书架上，使每一册标准文献都有一个确定的位置，使标准管理人员能迅速、准确的取书、归架和清点，便于保管。应对标准进行准确标识，提高对标准信息的识别、处理和加工的能力，达到标准标识唯一性的要求。通过标准数据库中提供的各种信息进行检索，可迅速有效地查全查准所需的标准。在标准文献的动态管理中，标准管理者还可以通过使用电脑的数据库，方便地对标准信息进行修改和编排，缩短更新周期，准确及时地指导检测工作。

3.标准的检索和统计

由于电脑具有运算速度快、精确度高，信息存储量大等优点，且它的运算是根据程序自动运行的，可以减少人为误差，非常适合于存储大量零散的数据，并可以很方便地对其进行检索和统计。

根据所建立的标准数据库，每一册标准都有唯一的标识，在标准数据库中每一册标准的信息都一目了然，只要输入关键信息，就会得到要检索的标准的相关信息，如标准是否现行有效、与哪些国际标准等同等效、是否有库中存档（被谁借阅）、如果作废被什么标准替代等。再如，要检索一份国际标准ISO/IEC17025：2005,只要在标准库中的“与其他标准关系”一栏中键入关键信息，就可检索到GB/T27025：2008。它是等同采用于国际标准ISO/IEC17025：2005。可以根据设定的参数，按需要以各种方式对标准信息进行多途径全方位的检索和查询，并确保查准率和查全率。

对于某一标准的作废、替代，可通过标准数据库进行检索，查看这份标准是否发放在外以及被谁借阅，以便及时回收、更换。另外，所建立的标准数据库还可准确无误地统计出当年订购与发放标准文献的类别和数量，全面掌握全所的标准状况和库存。

4.标准的发放与借阅控制

标准文献作为受控文件，其发放与借阅应严格控制。为了有效地管理标准发放，应建立标准发放单、借阅登记本，作好记录，严格履行收件人签字手续。并在标准数据库中标识该标准的发放、借阅人。一旦该标准作废，可及时收回、更换。通过用数据库掌握标准发放的对象、数量、时间，有效地进行标准文献的发放控制。标准数据库实现所内电脑联网，全所工作人员都可以通过所内电脑方便地访问标准数据库，从而有利于广大的检测工作人员查找信息。标准数据库的维护工作也由标准化工作人员负责，为保证标准数据库的正确运行，内部局域网系统设置了标准更新权限，规定只有标准管理员才有权对标准信息进行输入、修改，其他部门只能读取系统中的标准信息，而不能随意更改。

5.标准时效性的控制

标准作为特种科技文献之一，具有严格的时效性，有现行与作废被代替之分，具有明确的实施日期和废止日期。它不同于一般的档案资料、图书文献，是时效性极强的特殊文献，一般更新周期为3年到5年。标准文献管理人员应通过各种渠道与国家、省、市级标准管理机构、中国标准化协会、标准股份信息公司、质量权威刊物等标准制定、管理机构经常保持联系，沟通信息，保证信息渠道畅通。并利用网络，掌握国内外标准动向。及时了解有关标准降级、升级、更改、代替、以及作废的最新动态。以便对所建立的标准数据库进行动态维护，不断地对馆藏标准信息和数据库进行核对、查新，以保证标准文献的时效性。

由于现行标准有相当长的生命期（有效期），有的几年，有的甚至几十年。对过了有效期的作废标准，标准管理人员要及时通报、标识、回收、隔离。按照《标准发放、借阅登记本》上发放的份数、科室及签收人，及时通知有关人员进行回收、更换。回收所有场所的失效标准，并在作废标准的载体上和标准数据库中标识作废标记，对有保留价值的作废标准应进行准确、醒目的标识（如盖上“作废保留”章）之后才可以存档，其余作废标准应予以销毁。其目的在于将现行有效的标准和作废或被替代的标准清晰地区别开来，确保全所范围内所有标准的现行有效。防止作废标准非预期使用。

对于标准资料室内作为书籍管理的汇编标准，应由标准管理员在汇编目录上作好作废标准的“作废”标识，借阅者不得随意复印汇编中的标准。有条件的单位可以把汇编标准中的各条标准信息分别录入到标准数据库中，以便于管理。

由于标准文献具有法律约束力和权威性，因此，在内容上必须完整著录标准的发布日期和实施日期，在丛编项内著录标准的类型，在附页项内著录新旧标准的代替关系，这些都是确认标准有效性的必不可少的条件。只有细致地做到以上的各个环节，才能保证标准的时效性和有效性。

二、结束语

标准文献管理是单位贯彻ISO9000质量体系中的基础工作，责任十分重大。由于标准涉及学科比较广泛，具体管理

工作又很细致、繁杂、耗费精力，要求标准管理人员不仅要熟悉标准文献管理业务，还要具备一定的科技知识和计算机技术，具有高度的责任心和默默无闻的奉献精神，才能不断提高标准管理水平，适应标准文献现代化管理的发展，为检测试验提供可靠的技术保障。

参考文献：

[1] GB/T27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》.

[2]张妩雅.浅谈企业标准文献管理工作中的重点与难点.航天标准化，2005，（3）.

[3]王文娴.标准文献的计算机管理与应用.甘肃电子技术，2000，（8）.

(作者单位：福建省电子产品监督检验所）