如何加强石油物流企业的信息管理

杨　碧　周益冲

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0320177－01

一、前言

21世纪，人类社会正进入一个信息化社会，信息成为比物质、能源更为重要的资源。发达国家正从传统的经济发展模式转向信息经济发展模式，信息化程度已成为衡量国家发展水平的重要标志，可以说没有信息化便没有现代化。

同时随着互联网络的发展，信息为全人类所共享，谁掌握了信息，谁就会在竞争激烈的社会占领一席之地。为此，企业的经营管理必须树立强烈的信息意识，搞好企业的信息工作，增强企业的信息能力。

二、信息在物流企业中的作用

信息是现代企业的重要资源，已和人、财、物、技术并列，统称为企业的五大资源。物流企业可以利用所掌握的供求信息、供需双方情况及运输状况等信息，以减少中间环节和避免迂回流通，从而最经济地实现商品的流通和分配，使物流各环节的工作更加协调，达到信息共享，提高服务质量，改善客户关系。

三、我石油物资企业的信息现状及不足

信息在我国的分布是不均衡的：从信息的地域分布来说，东部优于西部、南部优于北部。从企业来说，外资企业、中外合资企业、新兴民营企业等优于国企。

我石油物资企业在地域上处于西部信息比较落后的地区，属于老牌国有企业，外部信息不灵，内部信息彼此传递不畅，还沿袭着原来的生产经营模式，严格来说，只能算作一个物资存储企业，不是真正意义上的物流企业。具体表现在以下几个方面：

1．企业获取信息的方式落。目前，大部分石油物资企业获取产品生产厂商的信息仍然以石油行业内部三级网络为主，仍沿袭老式的洽商方法，部分部门不能主动地获取所需信息。

2．对所收集到的信息缺乏组织能力。我们广泛收集到的信息开始都是零散且五花八门的原始信息，并不能立即为我们所用。

3．信息利用率不高。这主要体现在我们企业管理部门和管理人员对信息的吸收程度和经营管理的信息效果等方面。我们往往只利用了信息的某一个方面，没能充分发挥信息的功能。

4．信息的保密工作不到位。有些本属于内部保密的信息，对外到处传；内部资料在办公桌上随处可见，也不回避外来人员。

四、如何加强企业的信息管理工作

我们要解决以上问题，增强企业的信息能力，就必须增加信息工作的投入，注意搞好企业信息工作的各个方面：

1．要强化企业内部信息的收集和传递。

对物资企业来说，生产部门应为公司的生产提供资源市场价格、供求情势；调度室应为公司提供运力、运距等信息，合理安排运力；库房应定期为公司提供缺货与积压物资的品种、数量、及库存等重要信息；财务室应为公司提供各类成本数据、采购与存货变动额情况、等各种具体信息；经营管理部门应为公司提供库存物资的周转、公司各种生产指标的完成情况，为领导提供决策支持。

2．搞好企业外部信息的收集与利用。

物资企业要随时掌握生产资料的市场动态、所订购合同的产品与当地市场价格的差异、产品的质量问题、运距、运力、运费问题等。

3．采取有效措施，解决信息在传递过程中出现的障碍和失真问题。

要克服这一障碍：（1）建立规范的信息传递制度：如文件传递制度等。（2）根据信息的重要性和时限性分等级进行传递，规定文件传递所需的最长时间、超时传递的处罚措施等。

信息传递失真包括以下几个方面：（1）信息传递者为隐瞒真相而故意传递失真。为此企业应对收集到的信息进行分析，去伪存真；另外也要建立并完善各种制度，如统计报告制度。（2）传递者和接收者对信息理解上不一致所造成的误解。它的解决之道是要公司员工注重语言的规范性，熟悉不同专业业务语言，如仓储语言等。（3）由于信息传递者词不达意、笔误等原因而出现的信息失真，解决办法是定期对员工进行写作和业务等方面的培训，提高员工表达能力。

4．建立电子商务。

目前，外国物流企业的进入以及新型物流企业的兴起，给我们传统的物资企业带来了活力和变革。我们石油物资企业也应采用计算机系统与通信网络、数据库技术、货物动态跟踪术等先进物流信息技术，建立起自己的电子商务，为传统商务提供高水平的物流管理技术，向全世界展示本企业文化，介绍本企业产品信息，实行网络招投标、网络采购，沟通与客户之间的关系，了解本行业的各种信息等，变物资企业为真正意义上的物流企业。

5．抓好信息管理的基础工作。

公司有了大量的信息后，不能杂乱无章，需要进一步进行规范。这主要做好以下几个方面的基础工作：

（1）要有相应的信息工作组织机构。在企业中，文书档案管理机构是信息工作的专业性组织机构。

（2）要制定完善的信息工作计划。

（3）制定信息工作的规章制度。如：制度、文件档案管理制度、对外信息交流与保密制度等。

五、结束语

综上所述，我们要充分利用现有的信息管理渠道，克服企业在收集、利用信息时存在的问题，积极主动地收集企业所需的各种信息，为企业的生产经营服务。同时我们要在现有基础上，加大信息设施、设备等的添置与更新，加强信息基础工作的管理，强化员工的信息培训，使企业在现代化的信息社会之中处于不败之地。