浅谈抓规范求创新做好公文处理工作

马　艳

摘要：公文处理工作是各级党政机关一项重要的基础性工作。随着改革开放的进一步深入，各级领导对办公室工作的要求越来越高，作为办公室主要工作之一的公文处理工作，如何适应新形势的需要，进一步提高工作质量和效率，提高政务服务水平，改进公文处理工作，提高公文处理工作水平，已成为目前机关工作中一个亟待解决的问题。

关键词：创新公文处理

0引言

众所周之，公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，是部署任务、答复问题、指导工作、联系公务的一种重要工具。公文处理工作的好坏，任何一点随意性，任何一点疏忽大意，都会给工作带来影响，造成危害。针对这一问题，我结合了多年工作实践，进行了分析和思考，得出公文处理工作必须要在坚持制度化、规范化的同时，还要大胆探索、勇于创新，才能适应新的形势和任务的要求，才能更好地发挥公文的实效性，为有效开展工作，起到公文应有的作用。下面就这方面，谈谈自己一点粗浅的看法。

1抓规范，做好公文处理的基础工作

公文处理工作是一项内容繁多、环节复杂的工作，要真正做到繁而不紊、杂而不乱，快而有序，只有抓好规范化建设，才能达到高效、高质的目标，才能真正发挥公文的领导和指导作用。近年来，我们本溪钢铁(集团)有限责任公司先后修改制定了《公文处理办法》等规章制度，明确了发文、收文工作流程，使公文处理每个环节都做到了有章可循。通过多年工作实践，就自己所管辖的收文处理方面，应必须做到以下几点：

1.1必须做好“登记”环节，防止文件“没有户口”说的形象一点，就是将收到的文件，在文件处理登记簿中上个“户口”。我们的做法是：把每天来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数等信息逐一登记，按照来文的单位分门别类形成一个流水号，并在文件首页右上角加盖标有“收文日期、序号、份数”字样的收文印章。登记是办文的起始环节，也是很容易被忽视的环节。在实践中常常会发现这样的情况，有的受文单位，见来文是急件，来不及登记就赶紧处理，等处理完了，其他事情又来了，又去忙别的事，时间一长，就把文件还没登记的事儿给忘记了。一段时间之后，到了需要了解这个文件的办理情况时，在文件处理登记簿上根本就查不到，给办文工作带来很大被动。因此，在公文处理工作时，一定要盯住“登记”环节，即使收到的文件再多，时间再紧，也要做好登记工作，坚决做到不登记就不办理、不转出，养成来文登记的好习惯。

1.2必须抓好“传阅”环节，防止文件“漏传误传”在“传阅”的环节上，我们的做法是：每天在收到来文登记以后，附上“文件呈办单”，交办公室主任签批，然后按照主任签批意见分送有关领导进行批示，领导批示后，需要几个部门合阅合办的文件，必须由公文处理人员送有关业务部门，并由部门主管文件人员签收。在传阅运转过程中，对需要各领导传阅的文件，一般来说，要从职务高的领导到职务低的领导顺序传阅，无特殊原因，不要越位传阅。同时要做好文件流转登记，随时掌握文件运行方位，对传阅中领导的批示意见要登记清楚，领导批示中涉及的部门和单位要一一传阅到位，不能随意简化传阅程度和传阅范围。还有一点要特别注意的是，在传阅文件过程中，必须清楚每天送给领导的文件夹中所列文件，每当领导批阅后返回时，要逐一核对文件份数是否缺少，如发现缺少文件时，应主动同秘书联系，问清情况，确保文件不丢失、不遗漏，做到每一份文件的处理过程，都要有一条清晰运转轨迹。

1.3抓好“催办”环节，防止文件“延误漏办”公文处理人员要注意文件的时间性，及时转出、催办、催退是提高工作效率的关键所在。催办是督促领导批示文件，按时限要求高标准落实的重要步骤。在收到有时限要求的公文或会议通知时，采取加盖“急件”或“会议通知见件速传”字样的印章，提醒领导及时批示，领导批示后要及时转出，决不能拖拉积压，同时还要提醒受文单位及时办理。有些受文单位因为疏忽文件的办结时限，导致文件办理周期过长。对此，公文处理人员要及时催办，可采取发催办单或打电话询问等形式进行催办。在文件运转管理中，公文处理人员必须有时间观念，要做到当日文件当日送出，急件和有时限要求的文件要立即送出，反对积压、拖拉。如果各承办部门都尽量缩短文件在本机关的运转和处理周期，就能大大提高机关工作效率。

1.4做好平时立卷工作是保证文件齐全完整的重要所在搞好平时立卷工作，收集文件是重要环节，把各部门办完的文件及时收回，不至于使文件在承办部门停留过久，以免发生丢失现象，必须做好收集工作，这样才能够对文件进行统一保管。做好收集工作，要求公文处理人员必须做到“三勤”即“手勤、腿勤、脑勤”。手勤：就是严格履行文件收发、登记、借阅等手续，不怕麻烦做好平时立卷工作；腿勤：就是经常到业务部门催办、收集，将处理完毕的文件及时收集归档：脑勤：就是经常考虑文件来龙去脉，及时收集、整理、归档，只有这样，才能保证文件齐全完整。对收集上来的文件，根据文件内容分门别类，放入事先准备好的案卷盒中“对号入座”，这样就为日常工作查找利用提供方便，同时也为年终文件上交档案馆组卷打好基础。

2求创新，公文处理工作要与时俱进

目前，自动化办公作为提高工作质量和效率的一个重要手段，在办公室工作的各个方面得到越来越多的运用，而网上公文处理则是自动化办公中极为重要的方面。面临新的形势，新的任务及领导工作方式的新变化，公文处理的程序、方法也要随着不断修改和完善，要敢于在传统做法的基础上破旧立新，取其精华，在规范的基础上大胆创新，这样才能提高工作效率，适应新形势下的工作需要。我们的具体做法是：

2.1革新办文手段，突出功能设计的实用性要想突破长期形成的“纸质化”的传统理念，真正实现公文处理的自动化，必须着力抓好办公手段的创新。我们所说的创新不是一味的否定，而是要在实际工作中，通过发现问题、分析问题、解决问题的方式进行创新，这是公文处理工作创新的基本途径。基于方便实用性是网上办公系统的第一特性，我们在设计网上公文处理系统的功能与构架上，力避主观臆想和照抄照搬，而是与传统的纸质公文处理流程相同或相似，这样做有两个好处：一是保持既有公文处理模式的连贯性，不会与现实需求之间产生太大的冲突；二是就目前实际而言，还很少有单位能够做到完全的无纸化办公，而网上流程与纸质文件流程的同步化，可以在较大的程度上实现两种处理方式之间的互补，各取其长。再则，另一种创新方式，是在工作中出现了问题或者发现了薄弱环节，通过分析原因，研究提出堵塞漏洞，解决问题的措施办法，这就是完成了一次创新。例如，我们在工作中发现，有的基层单位和部门不按程序，直接将请示报送给领导个人，个别单位甚至同时报送给多位领导，形成多头请示和越级请示的现象，这种“倒转”文的现象，处理起来不仅耽误时间，甚至还可能误事，尤其是多头报送的请

示，不同的领导可能有不同的意见，我们根据这种现象，创新设计了请示公文的专用格式。凡不按公文格式要求，格式不正确、程序不规范的公文，一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象，还规范了公文报送的格式，给公文处理工作带来了很大便利。在日常工作中，我们注重用先进的办公手段管理文件，创新设计了一种文件传递过程流程表，记载着每天送给领导的文件夹中所列文件，做到了每一份文件的处理过程，都有一条清晰运转轨迹。我们能利用计算机先进的查询功能管理文件，建立专线网上共享，每当领导或部门查找文件时，只需要输入“关键字”便可快速查找出文件，得知文件办理情况。这大大方便了工作，提高了工作效率，受到了领导和查找借阅文件同志们的好评。

2.2探讨创新思路，为下一步发展做准备随着时代的进步，新技术、新手段不断冲击各个领域，这就要求公文处理工作人员不能墨守成规，必须适应新形势、新任务的发展。我们下一步在公文处理工作方面，要加入本溪市委、市政府电子公文安全传输系统、与省国资委实现公文网上直接传输系统，真正意义上取消传统的纸质公文，这就对公文处理人员的素质要求的更新更高，它要求工作人员不仅在公文处理的方方面面驾轻就熟，具有丰富的工作经验和技巧，同时还要具备一定程度的电脑操作知识和技能。这两个方面，缺一不可。目前，我们各基层单位公文处理人员的素质存在“两极”分化现象。一方面，许多老同志在公文处理方面经验丰富、功底深厚，但在电脑操作，特别是网上操作方面则相对较为生疏，另一方面，年轻同志大多熟悉电脑操作技巧，但在实际公文处理方面又缺乏经验，如何实现人员素质的完善和平衡，是当前许多单位和部门需要解决的问题。就现实而言，抓好专门培训和岗位练兵，是促进工作人员尽快熟悉网上公文处理工作的有效方式。还有一个值得重视的问题，也是一个十分重要的环节——“网上审批”，这需要由相关领导同志来完成，这就要求领导同志必须要在观念上率先积极接受网络，在实践上带头了解网络、熟悉网络，主动进行网络操作。否则，网上公文处理工作就只能停滞在基层工作人员中进行，结果只能是使公文处理长期处在一个较为低级的水平上，不能成为真正意义上实现网络办公。针对这一情况，我们本钢集团公司主要领导高度重视，着眼发展，正在着手安排相关部门在抓好本钢集团公司ERP信息化建设的同时，以ERP信息化建设为契机，加大力度做好与上级部门网上传输所需设备的投入，同时督促培训部门做好岗位培训工作。

在今后公文处理工作中，一定会遇到许多新情况，出现许多新问题，我们力求解放思想，敢为人先，提出新思路、新方法，为更好适应时代发展要求，走出一条以规范促建设、以创新求发展的路子。

以上是自己在工作中一点粗浅体会，还有待在今后工作中进一步提高。