改变立卷方法的思考

陶秋萍

【摘要】文书档案本身的特殊性决定了案卷具有无可替代的功能和作用。过去,在文书档案管理中,案卷发挥了重要的作用,今天,案卷仍然具有自己的价值。近年来,传统立案方法几经改革,但是仍然繁琐复杂,改革还存在相当空间。

【关键词】立卷方法 改革 条件 思路

1.改革的基本条件

20年来机关水平有了很大提高:机构职能明确;规范化、制度化管理;人员素质和专业水平提高,立卷工作难度系数降低;计算机的普及和应用水平的提高,为立卷工作提供了理想的工作。

2.改革的基本思路

立卷是文件档案管理的基础,影响各个环节工作的开展和档案价值的保护,举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势,共同为案卷诊病疗疾。

2.1 明确案卷概念

应当取消案卷“保管单位”的属性,明确其文件“组合体”的功能与作用,同时要肯定电子案卷特殊的存在形式。

2.2 明确组卷规则

目前,职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录,应该反映真实情况。同时,文书立卷也是机关工作的组成部分,两者应该融为一体。因此,在分类方案中,应该以“职能”替代“问题”。并且通过“职能”类别发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。

2.3 简化立卷方法

电子文件归档并建立管理系统后,纸质档案的利用价值永久性降低。因此可以按照《归档文件整理规则》简化立卷方法。

2.4 应用计算机辅助立卷

无论是电子文件归档,还是完成纸质文件的立卷工作,都需要一个好的文、档一体化管理系统。一方面电子案卷的建立是人工不可能实现的,另一方面是,要利用计算机替代手工操作,提高工作质量和效率。