企业档案信息化利用研究

范海斌

摘 要：以我国企业档案信息化建设的实际进程为研究对象，调查在现有国情基础上我国企业档案信息化的现状，进而就企业档案的利用问题展开详细讨论。探讨了信息化与企业档案信息的利用的关系，分析了新时期利用工作的现状及优劣势，并对其中存在的问题提出自己的见解和对策，以求实现信息化背景下企业档案信息的利用工作得以进一步拓展和进步的目标。

关键词：信息化 企业档案 档案信息 利用

21世纪，社会主义市场经济体制和现代企业制度日益完善并进一步深化和拓展。中国企业连续跨越工业化、市场化，进入信息化阶段，它的发展壮大过程同时也是企业档案信息积累、沉淀、开发与利用的过程。企业档案客观地记录了企业生产活动的全过程，历经多年积累和沉淀成为企业最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。知识经济的发展又进一步将企业档案信息的开发及利用问题提升为决定企业生死存亡、成败兴衰的关键因素，在巨大的竞争压力下，企业越来越重视对企业档案信息的管理工作，通过挖掘档案信息，实现信息的共建共享，帮助企业做出科学的决策。当前，随着技术的变革和管理的创新，我国的企业档案工作己逐步实现由纯粹意义上的实体管理向信息服务上的转变。在信息化背景下，企业档案工作的发展要求加强企业档案信息的开发与利用。

1.信息化对企业档案信息利用工作的影响

1)信息化推动档案信息利用工作现代化的进一步发展与实现

信息化更新人们的信息理念，它要求人们从众多信息源中迅速有效的获取有用信息。与此相适应，人们要改变传统的利用方式，如通过“信息高速公路”，实现图书、情报、档案信息一体化的目标。利用者通过网络查询档案信息可按主题词进行跨全宗门类的查询利用，也可通过人物、时间、地点等多个检索项进行查询利用;通过多媒体数据库，用户还可以同时获得相关主题的图、文、声、像等方面的档案信息。

2)信息化冲破时空束缚，构建企业档案信息利用的新空间

信息化强化企业档案信息的即时利用，利用信息技术对档案进行数字化处理，数字代码可以压缩，这样，文件可在几分钟、甚至几秒钟内就传到用户手上，使用户能方便、快捷地利用档案。同时在信息时代，借助于网络系统的不断完善和发展，一件档案可以在所有与网络相连的计算机上提供利用，进行有效传播，打破了传统环境下的利用界限，从而使其利用空间一下子扩展到了一个地区、一个国家甚至全世界。

3)信息化更新企业档案信息利用观，实现“四转变”

信息化把企业送进一个没有硝烟的战场之中，在给企业带来巨大的经济利益之余，要求人们积极转变观念以适应信息化的要求。即由被动型向主动型转变:由沉默型向作为型转变:由内向服务型向内外兼顾型转变:由滞后型向超前性转变。

2.企业档案信息利用工作现状及存在的问题

1)企业档案管理设施的现代化利用水平不高。部分企业虽然购置了计算机等现代化设备装备档案室，但是，在应用上尚处于浅层次，还囿于封闭性的传统管理方式，影响档案利用的时效。改变这一状况，需要多方面的努力。

2)一些企业采取多种措施促进企业档案工作，积极开展档案升级工作。但一些企业升级后，对档案的规范化、标准化建设有所放松，使升级中建立起的业务基础处于守摊状态，各项档案制度流于形式，档案信息得不到开发利用，档案地位在企业领导中逐渐下降。与时代发展的要求相比还存着相当的差距，如:档案利用低，服务范围小，利用方式少，仍以借阅、摘录等传统方式为主，很少借助网络实现数字资源的有效利用;技术手段落后，不能将计算机技术广泛地应用于档案信息的加工存储和开发利用，制约了信息利用工作向深度和广度发展。

3)企业档案工作人员素质与企业档案工作的发展要求相比尚存在一定差距。企业档案人员多身兼数职，业务素质偏低，业务学习和培训得不到保证。尤其是在进入信息社会之后，一人数职的现象极其普遍。繁杂的业务工作致使档案人员只能维护传统的“你查我调”的简单管理方式，很少有精力钻研档案业务，更难以得到外出学习培训的机会，业务知识得不到更新，给企业开展档案信息利用工作带来很大的困难，形成了大量的重复劳动，增加企业负担。

3.企业档案信息利用工作的转变

在信息高度发达的新时代，信息技术广泛渗透到现代生产、生活中，充分扩展了人类智能。各企业正逐步由劳动密集型、资源高耗型、资金密集型向知识密集型、技术密集型、信息密集型转变。为此档案部门迫切需要运用当今高新技术和知识创新方法，强化企业档案信息利用，为企业发展服务。

1)档案信息利用对象由文件实体向信息数据库转变

信息化之前，以纸质为主要载体的档案占据了档案家族大部分席位。置身于信息化大环境下，它的弊端日渐显露出来。首先，当档案数量庞大时，所占的储存空间极大，保管和利用起来极其不方便;其次是这些档案资料要建立一个完善分类的检索目录，并需要放在一个适当的位置，才容易检索。信息时代，企业生产领域时时刻刻处于变化之中，企业工作方式由粗放向集约转移，同时企业工作重心由物质转向信息。企业信息化建设的过程也是企业档案溶入信息化社会的过程，在这一过程中，来源于电子载体的信息资源将极大地丰富企业档案利用工作的内容。随着大批联机数据库的问世、电子文本的涌现，电子信息资源将成为未来企业档案信息主体，由此，档案信息利用的对象也将由以往的文件实体向电子信息数据库转变。

2)档案信息利用方式由传统手工操作向网络化利用转变

信息化之前，企业档案信息利用服务的绝大部分工作属于事务性工作，如档案外借和阅览室阅览等，这样的工作方式不仅费时费力，而且工作效率极低，很大程度上约束了档案信息价值的发挥。在信息时代，信息是由各种专门性系统与大规模的公用性通信与传播网络有机地综合起来，形成的有组织的信息网络体系。信息网络成为信息传输、交换和共享的必要手段，成为发挥信息化整体效益的关键。企业档案信息利用工作要适应时代变化，就要纳入企业信息化建设，建立档案信息局域网，构建企业档案信息平台，从而加快企业档案信息的传播速度，提高档案信息利用的质量。透过信息化把本企业所藏特色档案信息推向社会，可以达到宣传自己，提高自己在社会中的地位，又可以实现信息服务的社会化和全球化，压缩档案信息存贮空间，提高信息检索速度，方便用户远程利用，加快更新换代。

参考文献：

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[2]华云，杨晓明.网络环境下的档案信息资源开发.中国档案，2004 (1) :50-51

[3]国家档案局技术部.2005年档案信息化工作要点.中国档案，2005,(2) :8