中小企业物流信息系统效率问题及建议

邱姣鸿

提要如今，信息的获取和信息的管理水平已经成为衡量一个国家综合实力的重要标志。“物流”作为一种新兴的产业，随着进入信息化的时代，也正逐步走向世界各地。物流信息系统给企业带来的好处是显而易见的，但是越来越多的中小企业发现，企业对信息技术的投资，并没有带来企业财政绩效的改善和社会劳动生产率的明显提高。与之相伴，却是生产率增长的停滞不前或小幅下降。本文就物流信息系统在中小企业运用中出现的效率低下现象进行了分析，提出了一些建议和看法。

关键词：物流信息系统；中小企业；效率低下

中图分类号：F27文献标识码：A

在现代化管理中，计算机管理信息系统已经成为物流企业管理不可缺少的帮手。物流企业将网络技术利用到物流企业运行的各个方面，包括企业内部管理上的网络化和对外联系上的网络化。物流信息系统给企业带来的好处是显而易见的，但是越来越多的中小企业者发现，企业对信息技术的投资，并没有带来企业财政绩效的改善和社会劳动生产率的明显提高。与之相伴，却是生产率增长的停滞不前或小幅下降。

很多中小企业都存在着类似的苦恼：

1、看着别人使用的软件好，可是好像自己的企业不太适用。

2、无论是从客户角度还是从公司经营角度都需要信息系统，可是适合自己公司的物流信息系统到底是个什么样，既缺乏经验，又缺乏人才，心里没底。

3、费尽千辛万苦开发的物流信息系统成了手工业务操作的计算机翻版，计算机成了手工记录与账目的记录载体，对业务操作与运营效率的提高并起不了实际作用；公司的KPI指标并不能提高。

4、好不容易开发的一套物流信息系统，刚完成客户新的需求、业务新的模式又出现了，信息系统就要不断地进行修改，不停地打补丁，结果操作越来越复杂，越来越不好用，软件公司成本不断增加，双方的矛盾越来越大，最后不欢而散。有的物流企业干脆挖来软件人员自己维护，成本高不说，效果并不好，变成鸡肋，食之无味，弃之可惜。

5、原计划上了物流信息系统以后可以降低成本，可实际上上了信息系统以后要增加计算机、增加网络、增加耗材、增加管理成本，甚至还要加人，成本反而高了。

6、上了信息系统之后，具备了条码管理、EDI通讯等功能，客户的要求更高，可是这些并没有产生直接的经济效益，反而增加了成本，降低了盈利能力，等等。

这些苦恼不仅反映了中小型物流企业在信息化建设中的问题，同时也反映了我国物流信息系统开发软件行业的问题。如果我们认真分析这些问题的原因，我们就会发现根本的原因是物流信息系统的特殊性造成的。物流信息系统的最大特点是信息系统与运营操作的融合性。物流服务的特点是个性化，没有一模一样的客户，也没有一模一样的流程，同一个客户还会有不同的操作要求，因此物流信息系统如果脱离了个性化的物流运营模式而自成体系，必将僵化信息系统的操作，从而与实际的运营操作形成“两张皮”，自然让物流企业的老总苦恼不已了。

这就存在了一个典型的“穿西装、踩拖鞋”的问题。再先进的物流信息系统，如果与自身企业的发展不匹配，反而会给企业的发展带来阻碍的效果，让企业的运转出现不协调的现象。

要彻底解决这一问题，我们就得从根本上对其进行分析。

一、简单计算机化

现在的中小物流企业，基本上是对现有业务流程的简单计算机化，虽然引入了先进的管理信息系统却较少考虑在新技术条件下，原有的业务流程是否还具有合理性和存在的必然性。要想最大限度地发挥信息技术的生产力优势，必须对传统的业务流程进行再造，建立适应IT支持的新工作流程、新工作方法和新工作模式。

二、信息“孤岛”现象严重

根据权威机构的调查显示，只有极少数的中小物流企业的用户对自己的信息化建设进行了规划。这说明物流企业本身不成熟等原因，使得他们在进行信息化建设时有了一定的盲目性，很多用户对自己的信息化需求并不了解，往往是想到什么就做什么，结果导致“信息孤岛”现象非常严重。与其他企业的信息系统缺乏联系与沟通，不能实现数据和信息的共享，必然降低投资的效益。

三、缺乏员工的信息技能培训

虽然普遍的中小物流企业都引入了物流信息系统，但是，其员工却普遍缺乏对系统的了解，也缺少相应的信息技能，导致操作不当，录入不标准，许多功能得不到有效利用。

四、系统缺乏变更管理和维护

很多中小物流企业的厂商发现很多综合管理系统在刚刚引入的时候给企业带来了前所未有的效益，可是随着时间的推移，企业规模的扩大，原本先进的系统似乎有点“力不从心”了。其实这就是考虑到系统的更新问题了，倘若坚持地认可原来的系统，迟迟不肯更新的话，将会阻碍企业的正常发展。谁也不敢保证一款软件的引入不会出现任何问题，这就需要操作人员懂一点技术或配有专门的技术人员，可是，往往很多企业都忽略了这点，导致在问题出现时需要花时等待维修人员而耽误了企事业的正常运转。

综上所述，首先，对中小物流企业而言，最好的选择应该是专业的物流软件公司。企业的信息成功与否，所选择的专业物流软件公司是关键所在。

1、所选择的软件公司在物流行业内要有一定的知名度，具备相应研发和技术能力，最重要的是具有物流管理专业分析或咨询人员。有的公司的知名度高，但是它可能刚刚由其他行业转到物流行业，用其以往的成功经验来开发物流软件，效果并不见得很好。

2、价格要适当，企业要承受得起。企业选择软件公司时应该特别关注性价比，将其作为主要的定量分析指标。一般而言，中小物流企业所需的信息系统总费用应该在50万元以下，对于价位高的ERP软件可以完全不予考虑。

3、要满足企业信息化建设目标及信息系统基本要求和特殊要求。一般而言，专业的物流软件公司都拥有自己的软件产品，这些产品一般符合企业的基本要求，但对企业的特殊要求，很多产品就很难解决了。当其产品不能满足要求时，看他愿不愿意或能不能对系统进行有针对性的改造。

4、要有良好的人员培训及相关人员咨询服务。引进新系统，必须要有相应的人员来操作、管理及维护，因此人员培训是在选择物流信息系统时应该着重考虑的。

5、要能够提供良好的售后服务及升级技术支持。对于大型企业而言，根据80/20法则，中小物流企业只是其一般客户，它们不会在产品售后再给予充分的重视。如外国某电脑巨头对个人电脑用户的服务态度还不如国内竞争对手，而太小的IT企业，其售后服务也不能保证，不仅人员和技术力量有限，其开发的系统问题也会很多。因此，选择中等规模的专业物流软件公司，对中小物流企业而言应该是最好的选择。它们可以以服务中小企业为主，有一定的规模，能够满足客户的售后服务要求，为了积极应对市场竞争，它们会重视系统的维护与升级，从而为客户的长远发展提供优质的技术及服务。

不过据最新调查显示，越来越多的软件公司都在为推出专门适合中小成长型第三方物流企业的信息管理系统而努力着。经过了2000年的狂澜、2004年的低迷和2006年的复苏，物流软件市场的起起落落在某种程度上向大众告示了中国企业管理软件市场的导向随着物流软件市场再次迎来春天，博科咨询也在其研发的全球首款自主配置平台和原先大型物流供应链产品的基础上，推出了专门为中小成长型第三方物流企业定制开发的成长型物流资源计划MyLRP系统。定位于对第三方物流企业的物流资源进行高效整合应用、保护第三方物流企业现有的IT投资，MyLRP既可以满足中小成长型第三方物流企业标准的业务需求，也可以满足成长型持续发展的特殊第三方物流企业业务需求，还可以结合博科预配置应用ERA、商业职能MyBI等产品，进一步提升MyLRP应用系统的决策支持能力。其次，中小物流企业自身的因素也是不可避免的。

第一，企业应该充分分析自己的现状，明确物流信息系统的基本要求。信息系统必须符合公司的市场定位与实际要求，符合公司企业发展的战略规划，必须具有满足公司业务发展要求的良好扩展性，必须能够促进与改善公司业务流程的工作效率，必须能够为客户供应链信息管理提供支持。

第二，各中小物流企业应该大力培养员工的技能素质，对他们进行基本操作及对系统知识的培训，使他们能与新系统的引入、运行阶段完全接轨。避免出现单方面的高人才，例如，有些物流企业的高管专注于物流供应链的管理却不具备IT专业知识，对实体流程和信息流程的需求，无法明确深入地提出，面对众多的物流软件无所适从，更不能对企业的信息化进行整体统筹规划。

总之，处于信息时代的各中小物流企业，都应该充分认识到信息是手段，协助企业更加便捷地完成业务是目的。在选择适合企业自身的物流信息系统的同时，加强企业的内部管理，才能使物流信息系统为物流企业的发展带来更多的利益。

（作者单位：浙江财经学院东方学院）