知识管理:百年汽车积累得以沉淀

AMT 刘 远 刘 悦

汽车产业的竞争很大程度上取决于研发能力。而研发能力的强弱,从管理角度来看,取决于研发人才的多寡;从系统学的角度看,取决于知识的积累和运用情况。任何人才都有可能流失,而知识却是可以永久储存下来,不断加以积累和利用的。

笔者曾参与过一家国产汽车企业的管理咨询项目。该企业拥有全国数一数二的研究中心,每年研发的项目多达上百个,年均申请专利1000余项,在国产品牌汽车研发领域取得了很好的成绩。但同时,他们也面临许多困惑。

汽车企业的研发工作非常复杂,大多是按项目进行的。这些项目涉及车身、底盘、发动机、内饰等多个方面,时间周期长的可达54个月,短的仅有3～4个月,因此,汽车企业的研发工作管理起来相当复杂,摆在企业管理者面前的问题也是非常棘手的:一方面,随着产品研发的进行,企业会获得大量的成功经验,如果不及时地加以积累和管理就会造成这些经验的流失;另一方面,类似的失误一遍又一遍地在新项目的开展过程中出现。因此,在自主研发的过程中,如何利用知识管理来积累成功经验,成功经验又如何通过知识共享机制在新项目中加以复用,就成为许多国产品牌汽车企业所关注的焦点问题。

成功经验在哪里

AMT一直致力于汽车研发领域的知识管理研究工作,通过大量的咨询案例,笔者发现,在汽车研发领域,尤其是在国产品牌汽车的研发过程中,通常会面临以下三方面的问题:

1.知识管理难以切入

一些汽车企业也成立了专门的知识管理部门,但在如何推动知识管理上,这些专职的知识管理工作者却又面临诸多的困惑:一方面,知识管理涉及企业所有部门及每个员工,头绪众多,感觉找不到地方进行切入;另一方面,许多部门表面上非常支持知识管理工作,但在实际工作中却认为其“重要但不紧急”,不愿投入过多的资源配合,使得企业的知识管理工作往往停留在表面总结上,很难进行深入的案例分析及分享。

2.缺乏对知识的系统管理

目前,我国许多自主品牌的汽车企业虽然在研发机构中设立了专门的知识管理部门,但这些部门大多设立在项目管理部门之下,隶属于项目管理部门管理,因此,知识管理工作多以项目文档管理为主,缺乏对于整个研发过程中知识共享文化营造、知识管理组织建设、知识本身(包括知识分类、规范等)管理以及IT系统建设的管理和思考。

3.缺乏有效的知识共享平台

福特汽车的每个成型产品的演变过程都有完善的演变资料和数据,而这正是我国自主品牌汽车企业所缺乏的。我国的许多汽车企业虽然有百年的历史,但却没有形成百年的汽车研发数据和经验的积累,而造成这种情况的根本原因,是缺乏一个有效的知识共享平台。

此外,我国的自主品牌汽车企业还常常面临“人才流失”的问题,公司不可能把所有的人才都留住,但是员工所创造的知识财富,是公司希望可以沉淀下来的,供后面的新人或接替他工作的人来分享。记得一位汽车企业的副总不无感慨地说:希望能够做到“人员流动、知识沉淀”。知识是在员工脑子里的,是可以带走的,关键是要把知识和数据积累下来,通过共享机制为更多的人所学习和掌握。

构筑知识管理四大维度

面对汽车研发过程中存在的诸多知识管理问题,笔者认为需要从知识本身、知识文化的形成、知识的管理过程、知识的IT系统等方面进行分析,以保证整个研发过程中,知识管理的系统性和可操作性(如图1所示)。

文化维度: 主要涉及知识管理的推动问题,在研发过程中营造一种良好的知识共享氛围。通过领导的示范带头作用、持续的宣传与推动、正式与非正式的沟通等各种方式,来培养员工的知识共享文化。

知识维度: 主要包括知识目录设计、知识地图设计、文档命名规范设计、知识属性设计以及文档权限体系设计等工作。

知识目录的设计主要是为了将员工的日常业务操作与知识获取相结合,所以在设计知识目录时应尽量参照员工的工作习惯。

知识地图的设计主要为了从总体上展现企业的知识结构,所以在设计知识地图时应尽量参照行业及国家标准,做到企业知识的稳定、可积累。同时,利用IT技术,方便员工对企业总体知识概况进行了解与查找。

文档命名规范设计。知识积累的过程是通过不断上传和发布文档到知识管理系统来实现的,上传文档的第一步就是文档的命名。如果不能通过文档标题对文档内容有基本的了解,就难以从庞大的知识目录中快速、准确地搜索出想要的信息,达不到知识建立者共享知识的目标。文档命名应能够准确说明文档的特征,完整表述文档的基本信息,并能够使查阅者对文档内容有所了解。

知识属性设计可以理解为是为了方便文档查找而设置的文档标签,通过标识文档的某些特性,以利于通过这些标签方便快捷地查找文档。知识文档属性设计包括知识文档属性项管理和知识文档属性值设置。知识文档的具体属性值设置可以通过系统自动生成和手工设置的方式实现。例如上传者和上传时间可以由系统自动生成,而文档所对应的项目可通过文档命名的方式通过手工实现。

知识权限体系的设计,主要是为了解决自主品牌汽车企业的知识保密和共享的矛盾。既要保证知识共享,实现知识价值增值,又要防范知识泄密。合理科学的知识管理权限体系可以有效提高系统中知识文档的应用,并保护知识文档的安全传递。

管理维度:主要包括知识管理组织架构的建立、知识管理制度体系搭建以及知识管理工具的使用。

系统维度:知识管理系统维度的工作主要是通过知识管理平台的建设,来实现汽车企业知识管理需求所要求的系统功能模块,为自主品牌汽车企业知识管理和知识共享提供系统支撑平台,如统一的知识文档上传、查询平台,权限体系的实施,知识管理工作流程的固化等。汽车研发机构知识管理系统的主要功能模块如图2所示,主要由知识分类管理、知识过程管理、知识交流管理以及与其它系统的集成接口等四大部分构成。

“1+1+1”整体解决方案

面对我国自主品牌汽车企业在研发过程中所面临的知识管理问题,AMT咨询总结出一套“1+1+1”的整体解决方案,来解决汽车研发企业在研发过程中所面临的知识管理问题。

“1+1+1”解决方案强调将项目管理、知识管理、流程管理这三种汽车研发过程中的管理要素进行有机的结合,达到“1+1+1”>3的效果。

AMT考虑到汽车研发过程具有项目型的特点,紧密围绕项目管理过程,以知识渗透到每一个业务环节,强调知识管理与项目过程的紧密结合,同时,以工作流作为知识管理工作开展的保障,强调执行和效率的提升。如图3所示:

在项目计划阶段:利用知识管理明确哪些文档需要提交,通过项目管理来明确相关的责任人及项目文档提交的模版和标准,并通过工作流的方式来进行IT固化,明确知识文档的提交流程。

在项目执行阶段:利用知识管理来明确在哪些阶段进行哪些文档的提交,通过项目管理来明确文档提交的具体操作内容,并通过工作流的方式来利用IT手段实现相应的提交工作。

在项目检查阶段:在知识管理方面,通过任务与文档的强制关联保证项目过程中知识文档的规范提交,利用项目管理来显示项目执行与项目设定目标的差距。在工作流方面则通过任务与流程的关联保证流程执行的有效性,管理者可以通过报表显示知识文档提交流程的执行情况,从而对研发过程中知识文档的归档情况进行了解和管理。

在项目总结阶段:在知识管理方面,可以对该项目的归档成果文档进行打分,对于优秀的成果文档可以选入知识地图,以共享给更多的人。在项目管理方面,可以对操作优秀的项目进行分析,将项目过程中的流程、知识文档导入到项目管理平台中。在工作流方面,则可以对整个研发过程中知识文档的归集流程进行分析,找到瓶颈环节进行优化,从而提高整个研发过程中知识管理的效率。