浅议中职校学生档案管理的问题与对策

朱 明

当代中职生正处在一个充满竞争与变革的时代，人人都渴望拥有自己美好而亮丽的人生。同时，由于中职生阅历和社会经验的局限，往往对自我和社会缺乏全面的认识，导致在就业的过程中会产生迷茫与困惑。如何在就业大军的夹缝中占有一席之地，实现顺利就业，形成学校、用人单位和毕业生三方多赢的局面，除了职业学校要切实抓好内涵建设，毕业生自身的不懈努力之外，中职学校的学生档案作为毕业生的一项重要凭证，也有着不可替代的作用。

学生档案是学生在校期间政治思想品德、学习和社会生活等方面的真实记录。它是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是学生就业及用人单位在录用、接收毕业生时的重要参考依据。因此，做好中职学校学生档案管理工作，对于准确、完整地提供学生信息，促进学生就业，有着十分重要的现实意义。

一、中职学校学生档案管理存在的问题

(一)对学生档案管理的认识不到位，思想上存在偏颇。学生档案是学校学生管理的一个分支，但是，学校往往只重视教学和其他门类及载体的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到重要议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查、监督和指导。总认为学生毕业了，与学校就没有关系了。这样一来，从事学生档案管理的部门和工作人员思想上会有所懈怠，工作中也缺乏积极性、主动性和创造性，使得学生档案管理工作没有创新。不见起色。

(二)学生档案的收集整理不规范、不完整。《江苏省职业学校学生管理规范》中对学生个人档案的归档内容有明确的规定，即使这样，我们的学生档案管理还是采取以前的老办法，按部就班。学生档案中存在着班主任鉴定千篇一律、材料缺失、内容单一、信息量不足等方面的问题。档案工作人员在收集整理归档材料时，仅限于学籍表、学生登记表、成绩记载表、毕业生登记表及入党、入团等方面的材料，而忽略了能够全面反映学生专业技术水平、实践能力以及创新能力的材料，使得用人单位难以全面掌握和了解毕业生的综合素质。用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉毕业生是否具有从业需要的知识和技能，是否具有良好的职业适应能力和开拓、进取、创新的精神；是否具有吃苦耐劳的精神、脚踏实地的作风、强烈的事业和责任感。而当前的档案中往往缺少这些记载，即使有，也缺乏个性特征，与用人单位的期望值相距甚远。

(三)管理模式落后，技术陈旧。现在学校里的文书档案、教学档案、会计档案、人事档案等都已实现了计算机管理，档案电子化、信息化日趋成熟。而我们的学生管理档案还是采取原始的、传统的模式，其管理体制、管理模式以及技术手段都明显滞后，不符合时代的要求，也给档案利用工作带来了诸多不便。

(四)学生档案功效发挥不够。目前，学生档案在毕业时大都是由人才交流中心或由学校自行保管。这样一来，学生档案整天躺在档案柜里睡大觉，档案的凭证和参考作用就得不到有效发挥。

由于学生在最后一学期面临就业问题，多数时间花在了找工作上，他们不急于提取档案，这样用人单位也就不能及时掌握毕业生的材料。为了找到适合自己的岗位，毕业生会挖空心思，在自我推荐材料上浓墨重彩，甚至于提供虚假信息，蒙蔽用人单位，而用人单位有时为了用工需要，也会招收、录用一些纸上谈兵的学生。一旦发现有出入，用人单位和学生之间的协议要解除，还要影响到用人单位和学校的长期合作，最终影响到学生的就业问题。

二、中职学校学生档案管理的对策与措施

(一)提高档案意识，创新管理理念。对于职业教育，当前正面临着前所未有的发展机遇。党的十七大报告中指出，要大力发展职业教育。温家宝总理也提出，职业教育就是就业教育，是面向人人，面向社会的教育，要大力发展。这无疑给我们这些学生档案管理工作人员注入了新的活力。这就要求我们也要融入到学校的教育教学工作中去，融入到学生管理工作中去。以更加积极的姿态，创新管理理念，把教书育人、服务育人、管理育人和学生就业紧密结合起来，把学生档案管理与学生职业生涯发展紧密结合起来。

(二)加强学生档案的规范管理，不断丰富和完善档案内容。要像重视其他门类的档案一样重视学生档案。一方面，要树立现代化的管理思想，加强档案意识与法律意识；另一方面，要制定统一的标准，完善管理制度。在收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递移交等各个程序都有明确的管理职责、规章制度，做到有章可循、按章办事。

(三)运用现代化管理手段，提高学生档案管理水平。随着信息化社会的发展，电子档案被广泛运用于各个领域。学生档案管理也应像其他门类的档案一样，运用计算机进行管理。把档案内容输入计算机，定期进行数据维护。为保护档案内容的安全，可进行加密处理。而在利用时，也可采取必要的技术措施，加以监控和限制，防止重要信息被恶意侵害，确保学生档案的完整性和真实性。

(四)变被动服务为主动服务。在当下严峻的就业形势面前，学生档案管理依旧沿袭过去用人单位或毕业生凭单位介绍信提取档案的做法显然不能适应时代的要求和市场的需要。学生档案管理部门工作人员可积极参与到学生就业部门的工作中去，配合就业部门做好学生的就业服务工作；和人才市场、用人单位之间互通有无；和用人单位及时取得联系，掌握用工需求；了解学生在单位的表现，做好毕业生信息反馈工作。以此来不断丰富和完善学生管理档案的内容，充分体现职业学校以就业为导向过程中的“以人为本”，强调人与环境的协调与互动，这也与时代和社会发展的要求相吻合。