论质量体系建立与运行中体系文件控制管理

张俊革

摘要总结了体系文件控制管理存在的问题,以及体系文件控制管理对质量体系动行的影响,并提出了有效进行体系控制管理的途径,以期促进体系文件管理能更好地为更多的机构管理体系服务。

关键词体系文件;控制管理;质理体系;问题;影响;途径

中图分类号 F270.7 文献标识码A文章编号 1007-5739(2009)09-0298-01

随着我国步入全球化市场步伐的加快与深入,以及对世贸组织承诺期限的日益临近,一大批竞争力较强的国外机构将以独资、参股或控股的形式进入我国检测市场参与竞争。鉴于此形势,近年来,国内机构纷纷建立质量体系,希望以此提高自身市场竞争能力和抵御风险能力,谋求生存发展的空间。质量体系建设理念也由入世初期的被动务虚型逐步向主动务实型转变,这就要求机构有效运行和不断完善质量体系,提高其运行效果和持续改进能力。体系文件是质量体系重要组成部分之一,它的控制管理效果将直接影响整个质量体系的运行质量和效果。

1体系文件控制管理存在的问题

体系文件的有效控制管理,是质量体系有效运行的基础保证。笔者在工作实践中发现,有相当一部分机构在建立质量体系时,体系文件的控制管理方法不科学,指导性体系文件的指导性不强,记录类体系文件记载缺乏真实性和适时性;文件管理混乱,受控文件得不到有效控制,失效文件得不到及时更新、修改和废止,文件流失和误用失效文件的事件时有发生,使质量体系的运行质量和效果难以提高,严重制约着质量体系的后续完善工作。因此,有必要对体系文件的控制管理进行规范和加强。

2体系文件控制管理对质量体系运行的影响

笔者认为体系文件控制管理对质量体系的运行将产生下列几个方面的影响。

(1)体系文件控制管理将影响质量体系所用文件的符合性和有效性。一个机构质量体系的建立,要求将整个体系文件化,一般包括指导性体系文件和记录性体系文件两大类。指导性体系文件如管理手册、程序文件等是体系文件的核心,它描述了机构的性质、组成、宗旨、目标、任务、资源配置、部门(人)职责和联系等要素,并规定了进行每项工作所必须的依据、责任部门(人)、资源和具体程序;记录性体系文件是对机构质量体系运行情况的真实记载,它记录了每项工作从计划、部署、实施、检查、改进、问效到完成的全过程,是机构按体系文件要求运行的证明文件。因此,如果在索取和制定指导性体系文件、记载记录性体系文件时,不结合机构的实际情况,不遵守体系文件控制管理程序,就会使指导性体系文件和记录性体系文件与机构的实际不符,失去指导意义,达不到真实准确记载体系运行情况的目的,对整个体系的运行质量和完善效果将产生重大的不良影响。

(2)体系文件控制管理的符合性将影响指导性体系文件的指导效果。不同机构的内部情况是各不相同的,从机构的性质、组成、资源配置到目标任务的确定都存在着很大差异,在索取和制定指导性体系文件时必须以机构的实际和质量体系建立的具体要求为出发点,既求形式上的规范化,更求内容上的实用化;既求整体要求的全面性,亦求具体要求的可操作性,使指导性体系文件具有切合实际的指导作用,否则将导致目标与机构实际有差异甚至相差甚远、资源配置能力脱离机构实际、任务与职责不相衔接等管理方面的先天不足,导致质量体系运行上的的临时性和随意性,使指导性体系文件的指导效果大打折扣。

(3)体系文件控制管理的有效性将影响质量体系运行的各个环节。在体系文件的索取与制定环节,要求机构适时有效地索取质量体系运行所必需的指导性、政策性外来文件(如政策、法规、标准、规范等),并结合实际制定质量体系的指导性体系文件(如管理手册、程序文件等),以形成指导性体系文件的基本框架。如果索取和制定的指导性体系文件不适时或不符合机构实际,将导致指导性体系文件对整个质量体系运行的支撑力大为降低;在体系文件的审核确认环节,要求机构的领导层根据实用性原则,对索取和制定的体系文件进行筛选和审核,对符合条件的予以确认并批准实施,纳入机构体系文件范围。如果在筛选审核和确认中存在失误而使不实用的文件得以批准实施,必将使不符合机构使用条件的文件纳入体系文件范围,严重影响体系文件的整体水平和指导、证明作用;在体系文件的归档环节,要求机构的责任者结合本机构档案的组成特点,对体系文件进行分类编码、归档备案,并做好保密工作。如果这个环节的控制管理不规范,尤其是编码方法不科学,将直接影响体系文件的归档备案和后续使用;在体系文件的使用、完善和处理环节,要求机构严格按照程序的规定使用和完善体系文件,及时处理废止文件,否则将使文件受控不利、文件修订不及时、误用无效文件及文件流失损毁等事件发生。

3有效进行体系文件控制管理的途径

在明确了体系文件对质量体系运行重要性的基础上,有必要探讨体系文件控制管理的有效方法和途径。笔者认为,要使体系文件达到有效控制和管理的目的,应做好以下几方面的工作。

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(1)确定体系文件控制管理责任部门(人)及其职责。该项工作是体系文件控制管理的前提条件之一。体系文件控制管理是一项业务性强、繁琐而又细致的工作,需要配备具有一定业务能力、有责任心、工作耐心细致的人员,并赋予其相应职权。机构可根据现有人员职务、业务能力取向、工作特点等条件,选择适合该项工作的比较优秀的人员担当此任,并根据机构人员的整体布局确定其职责。如果机构的规模较大,也可设置或指派相应部门专管或兼管此项工作。

(2)制定文件化的体系文件控制管理程序。文件化的体系文件控制管理程序是机构进行体系文件控制管理的重要依据和另一前提条件。机构必须在资源条件允许的情况下,根据自己体系文件组成的特点,制定该程序。该程序一般包括以下几方面:程序的目的和适用范围,简要阐述制定程序的目的和该程序在机构中的适用范围;确定责任部门(人)和职责;从体系文件索取和制定的范围、原则、方法、过程等方面提出规定和要求;对体系文件的意见征集、审核确认和批准实施过程和方法提出规定和要求;确定体系文件的分类编码、归档备案原则和方法,对体系文件的保密提出规定和要求;确定体系文件使用及修改的原则和方法;确定体系文件废止及销毁的原则和方法。体系文件控制管理程序制定完成后,由机构的管理层争求机构相关人员的意见,结合意见修改、补充和完善后进行审核确认,无误后批准实施。

(3)严格按照体系文件控制管理程序的规定进行体系文件的控制管理,在实践中不断完善程序内容。体系文件控制管理程序批准实施后,关键是将其应用到体系的运行当中去,并不断加以完善,使机构的每名成员真正了解、理解,并在工作中严格遵守此程序。为此,机构应当经常组织相关人员认真学习该程序,使按程序办事成为相关人员的自觉行为;责任部门(人)严格按程序控制管理体系文件,及时做好记录的记载;机构领导层可采取随时收集和管理评审等方法,及时掌握各阶层反馈的意见和发现程序中存在的问题,适时地组织相关人员对该程序进行修订,以求逐步完善。

4参考文献

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