高校二级学院办公室管理工作浅议

赵亚敏

【摘 要】本文阐述了高校二级学院办公室管理工作的性质及特点,并就新时期如何做好高校二级学院办公室管理工作进行了探讨。

【关键词】高校 二级学院 办公室管理工作

【中途分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1673-8209(2009)11-0-01

高校二级学院是高校的基层教学单位,学院办公室则是高校基层综合事务处理部门,起着沟通上下、联系左右、协调内外的中心枢纽作用。其工作的好坏,直接影响着高校的发展,是高校工作效率能否全面提高的关键因素。因此,必须努力改进高校二级学院办公室的管理工作,使之对高校建设和发展做出更大贡献。

1 高校二级学院办公室管理工作的性质及特点

1.1 综合性

学院办公室工作涉及面广,头绪多,具有综合性强的特点。具体表现在:工作的来源既有本学院领导交给的工作,又有上级各主管部门下达的任务;工作范围涉及本单位及协调外单位;工作内容既有专业性较强的工作,又有一般事物性工作;服务的对象既有学生又有教师。由此可见,学院办公室的工作涉及到学校的各个方面。所以,学院办公室工作人员都需身兼数职。

1.2 协调性

可以说,综合协调职能贯穿于高校学院办公室工作的全过程,它主要包含了以下几个方面的内容:

1)信息协调。高校学院办公室是学院的窗口,通过信息的收集、处理、传递,使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。

2)关系协调。关系协调的目的是调整和改善各种关系,由于分工不同和人员思想差异等原因,在行政工作中难免会有矛盾出现,办公室的职能是调整和改善这些关系,避免或减少各种摩擦,创造良好的工作氛围,培养团结协作的精神。

1.3 辅助性和服务性

学院办公室的工作具有辅助性和服务性的双重属性。从办公室工作任务来看,其内容到方式,是根据领导工作的需要来确定的,不具有行使权力的性质,都是辅助和服务于领导和领导工作的;其次,从办公室工作的机构的性质上看,办公室工作都是围绕领导的工作办文、办公、办事的,是为领导当参谋助手的,是办事部门,,不是职能部门,更不是权力部门。第三,从办公室工作的指导思想上看,办公室工作要围绕党的总目标、总任务,为本级直接领导服务,为相关的各级领导服务,为人民群众服务。

2 改进高校二级学院办公室管理工作的有效途径

2.1 加强队伍建设,提高人员综合素质

1)提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。办公室工作政策性强、责任大等特点,决定了办公室人员必须具备较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性,方能在大是大非问题上坚定立场,在事关全局的问题上头脑清醒,抵御各种风险,应对各种复杂局面,经受各种考验。因此, 办公室人员必须努力加强政治理论学习, 不断提高理论政策水平,以避免出现政策性错误。

2)提高业务水平。学院办公室是二级教学单位的综合办事部门,它所办理的事务纷繁复杂,既有常规性、连贯性的日常事务,又有突发性、临时性的偶发事件。由于办公室处于学院的中枢位置,办公室人员如果没有过硬的业务水平和办事能力,是无法胜任的。所以,要做好学院办公室工作,就必须不断的实践创新,总结经验,不断进步。

3)必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神。学院办公室的每个工作人员虽说都有各自负责的方向,但由于办公室所办事务牵涉面广,涉及人员多,许多事情是需要许多人共同参与、团结合作才能完成。每个人的想法和做法不同,大家难免会有不同意见。因此,办公室人员必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神,从整体工作出发,以高质量完成工作为着眼点,在宽松、平和的心态下,创造安定团结的工作环境和谦虚和谐的工作氛围,与同事一起来共同完成工作,共同进步、共同提高。

2.2 转换思维方式:由参与主导型向参谋主导型转变

从被动办理事务到主动参与管理服务,将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划式。领导工作的主要任务是了解和掌握本单位的情况,根据上级的指示精神,制定方案,指导全局工作。要做出科学的决定决策,就应当取得第一手资料,掌握决策所需的信息。但是,领导的精力和时间毕竟有限,不可能也没必要事必躬亲。这就要求作为直接协助领导决策的办公室人员,围绕中心工作,积极为领导出主意、想办法,主动发挥参谋助手的作用,经常向领导提供全面、真实、准确、可靠的信息和建设性意见,保证决策的科学性。因此,办公室的每一位工作人员就要在办文、办会、办事的日常性工作中,主动研究学校各个时期的动向性问题,针对领导工作需要,积极提供建设性意见和工作措施等建议;在领导决策之前,加强调查研究,为领导提供真实、准确、详细、全面的情况及切实可行的参考意见和预案;逐步做到“雨前送伞”、“雪中送炭”,变被动服务为主动服务,由参与主导型向参谋主导型转变,发挥办公室工作人员的参谋助手作用。

2.3 增强协调能力,构建和谐办公环境

协调能力包括内部协调能力和外部协调能力。

1)内部协调也叫横向协调。学院办公室工作千头万绪,主要可分为常规性工作和突发、应急的实务性工作,其主要办公室人员有办公室主任、教务秘书、行政秘书、教务员等。由于分工不同,各自的职责也不同。因此,协调好办公室人员之间的关系,最大限度地发挥每个人的聪明才智,是学院办公室进行内部协调的首要任务。其次,办公室人员自身应加强内部的团结协作意识,同心同德,以诚待人。时刻铭记江泽民同志关于“自重、自省、自警、自励”的教导,做到忙而不乱,杂而有序,确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中顺利进行。

2)外部协调也叫纵向协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化,各方面的矛盾越来越多。学院办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内,协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先,办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、管理等情况,了解各部门的具体工作和业务,避免在协调工作时因主观盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次,办公室人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力,能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流,达到事半功倍的良好效果。再次,在工作中遇到矛盾时,要摆正自身的态度,充分掌握情感在协调艺术中的作用,采取换位思考的方法,尊重和理解他人的困难,认真听取对方的意见和建议,及时遏制矛盾的公开化和扩大化,构建平等、协作、和谐的办公室工作环境。

3 结束语

总之,随着我国高等教育改革与发展步伐的不断加快,作为高校二级学院办公室工作人员,要不断解放思想、更新观

念,努力提高学院办公室管理工作的效率和水平,使之更好地为学校的教学、科研和广大师生员工服务。

参考文献

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