电子文件保管收集应注意的几个问题

刘艳玲

电子文件是指能被电脑系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上,并可以在网络上传送的数字代码序列。电子文件的特征是信息形态以数字编码的形式存在,并且可以采用图像、声音、动画等多媒体来表述其内容。

电子文件管理是非常复杂的管理活动,它包括电子文件的保管利用及收集整理两个方面。涉及诸多利益相关者,既有电子文件的形成者、利用者,又有对电子文件进行长期保管并提供利用的档案馆等机构;既有生成电子文件的业务系统,也有对其对其进行保管的档案系统;电子文件管理涉及的诸多活动中,既有形成文件的业务流程,又有文件管理流程;管理活动既需要良好的管理规范,又需要大量成熟的技术支撑,既要保证电子文件在机构内部的顺畅流转,又要保证其与外部具有良好的共享交换平台。

一、电子文件的保管利用

1.保管上的特点。(1)电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。由于电子信息技术的发展日新月异,电子文件在保管条件上必须通过不断地更新设备来适应新技术,才能达到经常保存和使用文件的目的。这是电子文件在保管上与传统纸质文件不同的特殊要求。因此,医院在同类型电子设备更新时,应注意到新老设备的兼容性,或及时更新原有信息的适应性。使大量的业务信息不致因设备的更替而造成损失。(2)信息容量大、所占空间极小。随着多媒体电脑中扫描仪的使用和外置硬盘、光盘海量存储的出现,使文件原文(包括文字和图像)完整文本的输入成为可能。这不仅大大减少了纸质文件占用的大量存储空间,而且还能完全避免对以纸质为载体的图书或档案原件长期或永久保管的文件造成自然的或人为的损害,从而延长文件的寿命。(3)管理人员必须是掌握计算机应用技术和档案管理专业知识的复合人才。和以往的传统文件管理相比,电子文件的管理有其不可逾越的设备、技术要求。这就使得管理人员不仅要熟悉档案管理专业知识,还要精通计算机应用技术。否则,所保管的电子文件就会因人们的无知与无能而无法破译,成为永远的谜底。

2.使用上的特点。(1)信息资源的共享性。电子文件在被制成光盘或通过网络传输之后,很容易为众多需求者提供近距离或远程信息资源共享。(2)电子文件的同步重复使用性。在计算机网络的支持下,一份电子文件,可同时供若干个需求者同步使用,也可以重复使用。

二、电子文件的收集和整理

1.电子文件的收集。(1)建立一套完善的电子文件收集网络。电子文件同纸质文件在形成上都有一个共同的特点,就是分散性。每个部门、每个科室、每个工作人员都可能是电子文件的形成者。这种形成的分散性使得电子文件的收集不可能由单独的科室或个人独立完成。因此,必须建立一个包括分管领导、专兼职档案员、网络管理员在内的收集工作网络,从组织上确保收集工作落到实处。(2)专兼职档案员与网络工作人员共同完成电子文件的收集工作。在收集工作中,网络管理人员将每日或每周形成的电子文件提示给专兼职档案员,档案管理人员再根据来源原则确认电子文件的归档范围,确定应收集的电子文件,经确认的电子文件通过档案管理人员的提前介入,进入归档程序。

2.电子文件的整理。电子文件的整理,就是按照一定的原则和方法,将电子文件分门别类组成电子档案的工作。电子文件整理的原则是确保电子文件的真实性、有效性、原始性和完整性。整理工作主要集中在分类、编目、排序三个方面:①分类:要根据本单位的实际,联系纸质文件的分类方案,结合电子文件自身的特点,制定一套科学、完善的分类方案并尽量保持与纸质文件分类一致。一些比较大的单位可采用:年度—问题(机构)—保管期限—文件类别分类法;单位小、文件类别单一的,可采用:年度—保管期限分类法。②排序:按照本单位的分类方案,对电子文件进行分类后,进行编号,并按编号顺序排序,使全部电子文件成为一个有机的整体。③编目:建立一个包括件号、责任者、文号、题名、日期和备注在内的归档电子文件目录,以备查询。

三、 电子文件收集整理过程中应注意的几个问题

1.做好电子文件的鉴定工作 电子文件鉴定工作的内容包括:①可靠性鉴定。可靠性鉴定主要针对电子文件的载体,其次是查看其自身有无病毒感染。载体作为电子文件信息的直接生存环境,其质量好坏将直接影响到今后档案信息的完整性和准确性。因此,应认真查看电子文件所依赖的软盘、光盘及硬盘等存储介质是否损坏(划伤、污染等),如有损坏,应及早采取拷贝、转换或更新等补救措施。计算机病毒可对电子文件造成致命的伤害,因此,收集来的电子文件,必须经过对其所依赖的系统及其存储介质进行全面、准确地病毒检测,使其尽可能地减少或避免病毒的侵害,确保电子文件的归档质量。②可读性鉴定。可读性鉴定是归档整理过程中的关键环节,也是技术鉴定中最重要的方面。这项工作的实质就是通过计算机系统来确认其内容能否正常读出,是否有丢失和差错现象,确定文件内容是否齐全、完整,以便于今后的正常利用。③价值鉴定。正确评价电子文件的价值,首先应确认其是否属于归档范围,其次应选择那些具有查考利用价值的电子文件进行保存。要根据本单位的实际,准确地判定每份电子文件的保管期限,对同一份文件的电子版本、纸质版本,保管期限应完全一致。④密级鉴定。要根据每份文件所记录的事实和单位各部门人员的职责不同,进行文件的密级划定,在归档前对每份文件进行的密级鉴定,不仅对电子文件的使用管理进行了控制,也为今后归档文件的管理奠定了基础。

2.应注意考证电子文件的真实性、原始性 任何记录公务或商务等活动的文件,都必须以真实性为基础,公务文件的真实性包括两层含义即可靠性和原始性。“可靠性”指文件的内容未被改动,“原始性”指文件的格式未被改动过,无论是文件的内在含义,还是文件的外在风格,都必须保持文件的原貌,才具备完整意义上的真实性。因此,电子文件真实性的确认主要体现在对信息可靠性和原始性的确认上。

(编辑/李舶)