对做好新时期高校办公室工作的思考

江 滔

摘要笔者对新时期高校办公室工作特点进行了探讨,分析了新时期高校办公室工作存在着思想观念落后、规章制度缺失、督查催办不力、相互交流不畅和办公资源浪费等方面的问题,并提出了做好新时期高校办公室工作要坚持“五抓”。

关键词新时期;高校办公室工作;主要问题;“五抓”

中图分类号G472文献标识码A文章编号1673-9671-(2009)112-0081-01

新时期高校办公室工作有着更高的期许和要求。一言以蔽之,要当好助手、搞好协调、做好服务。当好助手,就是紧紧围绕高校中心工作和工作重点,出主意、当参谋、抓落实;搞好协调,就是积极发挥综合协调作用,促进高校工作的和谐互补;做好服务,就是全心全意为领导和师生员工提供优质服务。随着高等教育事业的迅猛发展和高等教育改革的不断深化,高校办公室的任务越来越繁重,工作越来越复杂,其地位和作用也更加突出。如何正确认识不断变化的新形势对高校办公室工作的新要求,把握高校办公室工作的内在规律,不断提升高校办公室工作水平,是摆在每个高校办公室人员面前的一项重要课题。

1新时期高校办公室工作的特点

高校办公室作为高校的综合管理机构,是承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽,其工作错综繁杂,事务性的工作如办文、办会、办事很多,琐碎零散的事应接不暇。因此,有人认为高校办公室只是领导机关的办事机构,办公室整天就是“抄抄写写、收收发发、跑跑看看、忙忙碌碌”,这其实是对高校办公室工作认识上的一种误解。新时期高校办公室工作责任重大,工作具体,具有如下特点:一是事务庞杂。高校办公室工作千头万绪,包罗万象,其职责是参与政务、处理事务、搞好服务。因此,公文处理、会议组织、信息调研、督查催办、工作例会、档案管理、盖章用印等都是其工作的范畴。二是工作要求严。高校办公室是一个单位的“窗口”,处理工作事务要求规范有序,办公室人员的言行举止代表着本单位的形象,容不得出半点差错。三是信息化需求高。当前,高校结构性调整、多校区办学,内部体制改革、人员精简,终身教育和远程教育体系的建立等都需要高校实行信息化、自动化管理,以提高办事效率和管理效能。高校办公室必须成为高校的信息中心,全面搜集、加工和传递与教育相关的信息。四是服务必须主动。高校办公室工作归根到底就是要做好“服务”文章,而服务多属在领导授意下去完成某事,这就难以避免处在被动状态。

2新时期高校办公室工作存在的问题

就目前情况来看,高校办公室能够发扬“敬业、求实、勤勉、高效”的工作作风,有条不紊地开展各项工作,确实保证了高校整体工作的协调推进和有序高效运作。但在看到成绩的同时,也必须清醒地认识到,高校办公室工作还存在诸多亟待解决的问题。

2.1思想观念落后

受传统思维模式的束缚,高校办公室人员认为照抄、照搬、照转不容易出差错,缺乏动态思维;部分办公室人员过多依赖传统的经验式管理,只满足于文件收发、会务安排、来访接待等事务性工作的处理,缺乏主动参政意识。

2.2规章制度缺失

部分高校办公室缺乏一整套健全完善的规章制度、严格规范的办事程序和行之有效的激励机制,造成管理上的无序和混乱,经常出现工作重复、政出多门、作风不实、人员积极性不高等现象。

2.3督查催办不力

由于缺乏严格规范的督查机制,部分高校办公室督办工作缺乏重点,胡子眉毛一把抓,往往使得工作陷入被动局面,陷入繁杂的具体事务中去。

2.4相互交流不畅

各高校办公室人员见面时嘴上常说:“天下办公室是一家”,其实这“自家人”平时的确很少往来,即便是同处一个城市的高校联系也很有限。上级主管机关安排会议太少,大家几乎没有见面的机会,即使偶尔随领导出差办事,也往往因为时间紧而少有属于自己的活动时间。

3做好新时期高校办公室工作的对策建议

科学发展观是高校办公室工作的重要指针,是做好新时期高校办公室工作的行动指南。高校办公室人员只有深入学习实践科学发展观,切实把科学发展观的基本要求贯彻落实到办公室工作的全过程,才能转变观念、开拓创新,才能更好地为领导和师生员工服务。具体地讲,做好新时期高校办公室工作要坚持“五抓”。

3.1抓观念,求创新

观念支配行动,思路决定出路。新形势下,高校办公室工作内涵不断丰富,外延不断扩大,不断涌现的新生事物和新问题使以往的习惯做法、工作经验和程序规范已经不能完全适应形势发展的新需求。这就要求高校办公室人员要适应形势发展的需要,积极探索办公室工作的内在规律,解放思想,实事求是,在观念、思路上有所更新,在方法、举措上有所创新,不断探求解决新问题的新途径。一是强化精品意识。要以认真细致、严谨踏实态度,一丝不苟、精益求精的作风,善始善终做好每一项工作。做到办文严丝无缝、办会滴水不漏、办事无可挑剔。要养成快中求稳、稳中求细、细中求好的工作习惯,力求工作做实、做细、做好、做精。二是树立超前意识。《礼记●中庸》中说:“凡事预则立,不预则废”。而这种“预”,就是指工作的“超前意识”,也就是提前思考与谋划。对办公室人员来说,要突出预见性,增强工作的主动性、超前性、创造性,凡事想在先、干在前,提前介入,先人一步,未雨绸缪。实际工作中,应做到“四个转变”:从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋划策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单纯凭老经验办事转变为科学化管理;从被动服务转变为主动服务。三是善于“回头看”。汉代文帝、景帝以史资政,创造了“文景之治”;唐代李世民以史为鉴,成就了“贞观之治”。这也启示高校办公室人员要善于认真、定时回头盘点,总结得与失,汲取经验教训,既要用事实来肯定成绩,又要找出自身存在的问题与不足;既要从成功实践中获得新发现、悟出新启迪、找到新方法,又要敢于正视工作中存在的薄弱环节,坚决杜绝仅作过程性的回顾、程式性的总结。

3.2抓规范,促管理

邓小平同志曾经指出:“制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性”。高校办公室工作的程序性、规范性很强,做好这项工作更需要遵循一套科学合理、便于操作的工作规章制度。一要在制度的建立和完善上下功夫。根据新的形势和任务要求,不断充实完善学习制度、报告制度、督查制度、经费使用制度等办公室工作制度内容。二要重视常规制度的建设。完善公文处理、会议组织、信访接待、督查催办、工作例会、档案管理、考勤考核等常规制度,做到办公室常规工作程序化、固定化,减少因工作忙碌而出差错。三要强化人本意识。建立既能约束又能激励办公室人员的竞争激励机制,通过考核,把德才兼备、工作业绩突出、师生员工公认的优秀工作人员通过一定的组织程序加以提拔和使用,激励、调动工作人员的主动性、积极性和创造性。四要规范办事程序。严格按照办事程序进行规范管理,避免主观随意性,不越位、不缺位、不失位,形成用制度管人办事的科学管理机制。五要建立保障制度落实的有效机制。建立凡事有据可查、凡事有人负责、凡事有量化标准、凡事有章可循的落实机制,确保办公室各项工作目标明确、责任到位、落到实处、取得实效。

3.3抓督办,保落实

督办工作就其实质来说,是实施决策、落实批示的一项后续保证工作,也是高校办公室的一项重要工作内容。领导目标的实现和计划的完成, 关键在于落实。“布置多、检查少”是长期以来高校办公室工作的薄弱环节。做好督办工作,要把握好以下四个方面:一要围绕中心工作抓好督查。对涉及全局的重要问题以及领导、师生员工关注的热点、难点问题,要跟踪督查,紧抓不放,既查工作进度,又查实际成效。二要抓好专项督查。对上级部门交办的专项工作,要强化责任,督查人员既要亲自参与,又要督促有关单位认真落实。三要改进督查方法。要科学安排、详细制定督查工作计划和方案,对督查工作情况定期进行通报,提高督查实效。四要严肃办事纪律。要严格按政策办事,把政策作为办公室工作的生命线;要依法办事,督查过程中必须学法、懂法、守法,严格按照法律法规来开展工作;要按组织原则办事,坚持民主集中制原则,坚持一级对一级负责,对经办的事情要做到事事有回音,件件有落实,真正做到一以贯之、一丝不苟、一着不让地遵循、细化落实督查工作。

3.4抓交流,谋提高

交流是学习经验、开阔眼界、转变观念、拓宽思路的有效办法,也是收集各种信息、掌握现行政策以及教育改革新举措的有效途径,是提高办公室工作层次和工作水平的重要途径,有利于各高校办公室之间的相互交流、取长补短和共同提高,也有利于营造院校发展的良好内外环境。一要加强交流培训。荀子曰:“假舆马者,非利足也,而致千里;假舟楫者,非能水也,而绝江河。君子生非异也,善假于物也”。办公室工作地位特殊,作用关键,要有所作为、有大作为,仅靠自身力量是不够的,必须学会“借”术,善于利用外部资源,整合各方力量,变他势为我所乘,变他机为我所用,变他题为我所借,变他力为我所使。因此,要尽可能地安排办公室人员分批分次到其他院校或企事业单位考察、学习,达到增进友谊、增强互动与合作交流目的;安排办公室人员参加学历或非学历的短期培训,提高其理论水平和业务知识,实现办公室人员的知识化和专业化。二要定期召开办公系统研讨会。办公室工作是一个职业,有其科学的内涵。通过定期开展工作交流和业务研讨活动,不仅可以传达党的有关文件、方针、政策,还可以在部门之间架起一套完善的信息网络,为办公室人员系统广泛学习、研究和交流创造有利条件。

参考文献

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