做检察机关精细化管理的优秀执行者

徐灼财

摘要 检察机关管理科学化建设在规范化管理的基础上,正向精细化管理迈进。在此过程中,作为保障检察职能履行的政务统筹中枢,办公室政务运作在推进检察机关精细化管理中占据着重要的位置,而办公室政务运作的成效很大程度取决于政务统筹领导素质,即办公室主任在精细化管理方面的执行力。本文认为做一名检察机关精细化管理的优秀执行者,要“掌握好三种思维,履行好三种角色,执行好三个标准”。

关键词 精细化管理 执行力 政务统筹领导素质

中图分类号:C931文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)11-249-02

近年来,检察机关一直致力于管理科学化建设。根据《2008-2010 年基层人民检察院建设规划》(以下简称《规划》),执法规范化、队伍专业化、管理科学化、保障现代化是基层检察院建设的四大基本目标。如何推进管理科学化建设?《规划》主要强调了两个方面的内容,一是推进业务、队伍、保障和信息化相结合的管理机制建设(即之前探索推行业务、队伍、信息化相结合的“三位一体”管理机制建设的发展,增加了保障的内容),其核心的内容就是利用信息化建设这一高科技手段实现对业务工作和队伍建设等检察工作各个环节的“流程控制、过程管理”,以系统论、控制论的科学方法规范各项检察工作,即继续强化规范化管理;二是探索符合司法工作规律和检察工作特点的科学管理模式。虽然《规划》没有明确这一科学管理模式是什么形态的管理模式,但是从这一模式需要以推进业务、队伍、保障和信息化相结合的管理机制建设为基础并与之相配合来看,它应该是规范化管理的更高发展形态,那么最合适的答案应该是精细化管理。从笔者所在单位近年来在精细化管理方面的探索和实践证明,精细化管理能够坚持以检察官为本位,使检察官超越工作达标和符合规范的一般要求,追求精益求精,最大程度地实现社会公平正义,在一定程度上印证了精细化管理是符合司法工作规律和检察工作特点的科学管理模式。

探索检察机关精细化管理,需要从理念、制度、技术运作(实践)等方面齐头并进,共同推进。而在精细化管理理念逐步深入人心、精细化管理制度初步成型以后,技术运作层面工作的好坏直接影响精细化管理的成败,因为离开优秀执行者强有力的执行力,再好的理念和制度只能停止于设想甚至流于设想。而技术运作层面工作,办公室政务运作起着中心枢纽的作用,直接影响着精细化管理实践层面工作的成效,因此,必须重视和加强办公室政务运作的精细化管理能力。而要提高办公室政务运作的精细化管理能力,其中一项很重要的工作就是要提高办公室主任的政务统筹领导素质。笔者自任办公室主任以来,一方面积极研读精细化管理的书籍和有关文章,学习相关先进理论和工作技巧,另一方面在工作实践中认真总结经验,加强管理工作方式方法的创新,从而在作为办公室主任如何做一名精细化管理的优秀执行者方面,初步形成了自己的工作思路,这个思路归纳起来就是要“掌握好三种思维,履行好三种角色,执行好三个标准”,以思维占领高度,用角色开拓广度,拿标准冲击深度,三者共同作用,追求实现最高的满意度。

首先,“掌握好三种思维”。这三种思维是指镜子思维、系统思维和创新思维。先来解释一下什么是镜子思维。镜子思维就是要善于从镜子中看自己,懂得换位思考。一个好的办公室主任为什么要有镜子思维呢?因为懂得换位思考对于做好一名办公室主任非常重要。检察机关办公室最重要的职能就是执行领导决策和为领导决策提供参谋,职能类似于军队中的司令部和参谋部,因此,作为办公室主任如果不懂得换位思考,不能从院领导的高度和角度去思考问题,想领导之所想,急领导之所急,那么他就既做不好执行领导决策的助手角色,也做不好为领导献计献策的参谋角色,这两个最重要的角色都做不好,就不可能是一个合格的办公室主任。系统思维也是办公室主任必不可少的工作思维,因为办公室对外要协助院领导管理全院十几个内设机构,对内要履行好计财装备、文秘、督办、调研、信息、会务、接待等十几项职能,除了前面说到的类似军队司令部和参谋部的职能外,还有后勤部和装备部的职能,任务纷繁复杂,工作千头万绪,因此办公室主任必须具有统筹兼顾的系统思维,才能全面思考问题,重点突破问题,使工作有条不紊,井然有序。做精细化管理的优秀执行者,更加离不开创新思维。因为精细化管理追求永不停步,精益求精,是超越规范化管理的更高级的管理理念和模式,其核心要求就是自我超越,因此,办公室主任要践行精细化管理就必须具备创新思维,只有如此,才能在工作中不固步自封,勇于超越现状,把工作做得更到位更高效更完美。办公室主任的创新思维,不仅包括对办公室业务工作的创新,对办公室文化构建的创新,还包括领导艺术的创新,等等。

其次,“履行好三种角色”。这三种角色是指熟练掌握业务技能的领导者、下属职务行为的监控者,部门团队文化的建设者。作为办公室主任,需要以自己业务能手的身份而不是以职务的位阶统率下属,只有自己熟悉业务,才能号召下属,引导下属,监督下属,甚至在管理下属的同时,承担起辅导下属的责任,在日常工作中扮演“教练员”的角色,这样才能做一名既有威信又有亲和力的领导。做下属职务行为的监控者,这是精细化管理的必然要求,因为办公室主任如果只顾着下命令要结果,而对工作过程漠不关心的话,那么下属在执行过程中是非常容易打折扣的,不管是故意还是过失,如果是过失那是因为缺少指导,未能及时纠偏纠错,如果是故意则是因为缺少监管,使下属职务行为处于放任自流的状况,而这些直接损害的就是执行力。因此,要让下属养成定期汇报工作进度和状况包括遇到什么问题的习惯,办公室主任也要不定期地抽查下属工作情况,使部门戒除拖沓慵懒的习气,保持奋发有为、干练办事的精神面貌。不过这里要强调的是,监控不同于直接干预,不是剥夺下属在职权范围内的自由和权力,不是事事干预、处处插手,要充分发挥下属的主观能动性和自主创造力。在三种角色,部门团队文化的建设者也是最容易被人忽视的角色,但却可能是最重要的角色,因为再优秀的业务骨干型领导也有可能只是单枪匹马的孤胆英雄,再厉害的下属职务行为的监控者也只有一双眼睛一对耳朵,而一个优秀的部门团队文化的建设者则能打造出一支“铁军”,一支全方位发展的优秀团队。而我心目中理解的优秀团队,是实施狼性管理而不是羊性管理的团队,也就是每一个办公室成员都要培养成工作能力很强甚至可以独当一面的“狼”而不是一只温顺的“羊”,而这些“狼”汇成“狼群”共同工作时又能够充分团结合作,从而发挥出巨大的整体实力。而且这个文化形成以后,将具有相当长时期内的稳定性,不会因人员调整等原因就忽兴忽废,大起大伏,因此是组织资源中最宝贵的财富之一。

再次,“执行好三个标准”的体会。由于事务纷繁复杂而人员又比较紧缺的原因,在办公室的日常工作中,很多办公室的具体工作任务如果不严格要求,能应付的也就应付过去了,但如果工作人员能用心去做,也能把工作做好,所以,工作标准是个很重要的问题。精细化管理要执行好的三个标准,是精益求精、细节完美和结果和谐。这三个标准之间具有辩证关系,其中精益求精是精细化管理的动力,它既为管理过程提供保证,又为结果设定了目标;而细节完美集中体现了对过程关注,因为细节完美更多的不是体现在结果上,而是体现在过程中;而结果和谐则体现结果的合目的性,要做到恰如其分,既不做过头也不不折扣。这三个标准是辩证统一的,比如说如果那个细节做得不够完美,就有可能导致结果不和谐,达不到行为设定的初衷。而且在笔者看来,这三个标准中,结果和谐是最重要的标准,因为不管工作人员工作热情多高,多么精益求精,在工作过程中实现了细节完美,但如果结果不和谐,那么之前所有的努力都难以实现其应有的价值和意义。总的来说,作为办公室主任,我觉得要执行这三个标准,最重要的就是要时刻保持谦抑的心态,永远铭记再好的成绩都还有超越的空间,不怕做不到,就怕想不到,因为如何不去想怎么继续完善了,那么我们就非常容易跟不上形势发展的步伐了。从这个意义上说,做一个的精细化管理的优秀执行者,不是只要埋头骨干、百分之一百执行就可以的了,而是要有思想、有追求、有坚持这三个标准的工作原则,才能把工作做精、做细、做到结果和谐。

“掌握好三种思维,履行好三种角色,执行好三个标准”在认识层面是很容易做到的,但是所谓知易行难,要在工作实践中做到则很不容易,要做好则更加不容易,不过所谓的难也就是坚持的问题,只要能坚持下来,慢慢就会形成工作习惯,无所谓难与不难了。