目前银行保管箱业务存在的突出问题和对策

林 毅

【摘要】笔者通过调查发现,目前银行在发展保管箱业务方面存在诸多问题,需引起重视。加强内部管理、完善软硬件配备,否则,将可能滋生内部人员作案或外部盗窃案件、导致客户财物失窃、毁损,同时银行方面还可能面临商业信誉下降、客户提出巨额赔偿等问题。

【关键词】银行保管箱业务

一、目前银行保管箱业务存在的突出问题

1.大部分银行保管箱业务未能合理布局和实现系统管理,未能形成规模效益。大部分银行保管箱建设在上世纪80年代和90年代,在建设时,保管箱建设未能统筹规划,保管箱库往往设在当时的商业中心。多年以后随着城市商业中心的迁移,保管箱租箱率大幅下降,相关保管箱库的维护已成为鸡肋。由于拆迁成本高、涉及客户秘密等众多复杂因素,保管箱业务往往难以随商业中心搬迁,导致部分地区保管箱分布零散、效益差,未能科学布局、系统管理。而原管理保管箱的机构不断降级或降格,人员逐步被抽到其它网点,导致能配备到保管箱的工作人员紧缺、甚至不足,还造成内部控制漏洞。

2.硬件老化、配备不足、软、硬件功能存在缺陷

(1)部分保管箱由于建成时间久远,软件和硬件配备不符合要求。部分设备老化、相关电路板年久老化、电路漏损,软件系统与硬件的存在的联动存在问题。如有的银行保管箱反复出现开箱故障,导致客户投诉、不得不向客户赔钱了结。其主要原因是系统设备老化、软件设计与硬件的联动存在问题。如部分银行的保管箱库未能达到防水的功能,如国内广东、上海等个别银行的保管箱库由于在排水设计存在漏洞,在雨水过多或安防喷水装置启动后,曾出现水浸底层保管箱客户字画、邮票等珍贵物品的事件,导致对客户进行大额赔偿。

(2)保管箱业务系统众多,给管理带来难度。目前保管箱系统数目众多,涉及设计单位众多、系统编程规则多样,难以整合,大部分银行保管箱业务不得不继续采用单机版系统。目前还存在指纹识别、密码身份识别、手工操作识别等多种保管箱库。导致管理机构难以采用统一的标准对进行规范管理。

(3)保管箱系统缺乏管理和检查功能。建设保管箱库时对配套的业务系统考虑不足,缺乏完善的软件查询、管理等功能,单机版系统未联网,管理部门还难以及时进行管理、检查。单机版系统与数据往往存在保管箱工作人员日常操作的计算机上,数据安全性、可靠性较差,由于缺乏有效的稽核程序,系统和数据容易被修改而难以被发现。

(4)保管箱系统升级换代存在困难。由于保管箱业务系统多采用单机版,相关硬件配置复杂多样,系统升级换代成本高、难以编制出适合众多硬件设备配置的运行系统。部分银行未能取得保管箱系统源代码和程序,系统维护和升级主要靠相关软件或营运公司,由于涉及客户信息、业务记录和业务数据,一旦相关的维护企业倒闭或未继续进行维护,对保管箱系统进行升级和对保管箱库进行改造的难度将成难题。

3.内部管理存在漏洞。部分银行保管箱系统存在管理功能缺失、人员配置不足、管理不严、违规操作、人员混岗和钥匙管理漏洞等问题。部分工作人员长期从事保管箱业务,熟悉业务软件系统,了解流程漏洞和其他工作人员疏漏,熟悉客户财物放置秘密、使用频率,一旦作案,难以防范。而监控录像存储时间一般不足3个月,而保管箱失窃被发现往往可能在数年甚至数十年后,给案件侦破带来困难,也使犯罪分子存在侥幸心理。

4.保管箱认识存在误区。部分银行管理人员认为保管箱业务投入高、利润低,影响小,承担的赔偿金额低,业务无足轻重,管理要求不必太高。但一旦管理松懈引发案件,给银行声誉造成的影响却无法估量。在广东、上海等地曾出现客户向法院控告银行保管箱出现现金、黄金等财物失窃的案例、水浸事件,个别赔偿金额巨大。而引起媒体和社会民众的高度关注,也给银行声誉造成不良影响。如2003年1月某银行保管箱中心发生水浸事件,银行不得不以合同标准或加额外补偿方式与一百多位客户达成谅解。而海派山水画宗师吴湖帆孙子吴元京不服银行赔偿提起诉讼,虽然签订的《租箱合约》约定银行方责任造成的损失,银行方承担责任极限为不超过人民币5000元。但2004年8月底上海市一中院终审判决仍判银行赔偿76万元。

5.对外部风险防范不足。部分银行安防力量配备不足,导致保管箱库房难以有效防范犯罪分子的尾随进入和抢劫。部分银行对客户办理业务、取箱和进入库房等关键环节缺乏应有警惕,管理存在漏洞,有的银行只留客户独自在保管箱库中而没有工作人员陪同。如2009年3月香港《大公报》报道香港东亚银行发生保险箱盗窃案,歹徒属专业盗窃集团,假扮顾客进入银行后,两人引开职员注意力,另两同党则混进保险库盗窃。只使用普通硬物,挑选体积较大保险箱下手。事后警方发现有9个保险箱被撬,损失玉坠、钻石等财物共值360万元,另损失现金40万元。

二、规范银行保管箱管理和建设,有效防范风险

1.整体规划、统筹发展。应对保管箱库的分布进行整体布局和规划。下决心迁徙由于地理位置和周边环境限制、已经不适合继续开办保管箱业务的网点。

2.加强内部控制措施。增加保管箱业务的检查,避免保管箱业务和检查均被边缘化的现象。根据岗位设置要求,配备足够的工作人员,在各保管箱库之间定期轮岗、调动。

3.应综合考虑它所带来的综合效益和客户体验,改变轻视保管箱业务发展和管理的认识,避免出现保管箱案件使银行声誉蒙羞的现象。保管箱业务能起到稳定现有存款客户和理财客户的作用,银行能从中发现营销潜力,吸纳新的优质客户,丰富客户资源。

4.逐步改造和整合系统,优化系统性能,适应管理和风险防范的需要。加大资金投入,通过系统整合,改造保管箱硬件配置和软件功能,不断提高系统的稳定性能和管理、稽核、统计功能,以专业的管理软件和规范化服务流程来降低业务风险,最大程度的保存和整理历史业务数据,保证系统与设备安全运营。

5.提高安防能力,研究保管箱内部舞弊行为特征和外部盗窃、抢劫方法手段,有针对性地采取防范措施。增加系统稽核功能和预警功能;对系统数据实行异地备份,详细记录业务办理和登陆信息轨迹,防止赌博等不良行为的员工从事保管箱工作;增加对尾随进入保管箱抢劫和盗窃的防范措施;增加异地监控,延长库房和业务监控录像存放时间;按安防要求配备安防人员。