浅谈加强教育系统会计基础工作

韩新宇

[摘要]改善和加强会计基础工作,使会计基础工作在教育系统有序工作中发挥着越来越大的作用。本文论述了会计基础工作的范围、要求,造成会计基础工作不规范的原因,并提出加强会计基础工作的措施。

[关键词]加强 教育系统 会计基础工作

会计基础工作是企业会计工作的基本环节,是一项社会经济管理工作,必须随着社会经济环境的变化而不断发展。改革开放以来,特别是党的十四大以来,我国的改革开放和社会主义市场经济不断发展,教育系统的会计工作也随着进行了改革,实行了会计委派制,这就把会计基础工作与改善教育系统财务管理、建立现代化教育制度等结合起来,要采取有效措施,改善和加强会计基础工作,使会计基础工作在教育系统有序工作中发挥着越来越大的作用。

一、会计基础工作的范围

会计基础工作是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。它主要包括:对会计核算依据的基本要求、对会计资料的基本要求、对会计电算化的基本要求、对会计机构和会计人员的配备及管理要求、会计档案管理要求、会计监督的基本程序和要求、单位内部会计管理制度等等。

1.会计核算依据的基本要求

会计核算必须以实际发生的经济业务事项为依据。实际发生的经济业务事项是指各单位在生产经营或预算执行过程中发生的,包括引起或未引起资金增减变化的经济活动。以实际发生的经济业务事项为依据进行会计核算,是会计核算的重要前提,是填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告的基础,是保证会计资料质量的关键。而以虚假的经济业务事项或资料进行会计核算,是一种严重的违法行为。以不真实甚至虚假的经济业务事项为核算对象,会计核算就没有规范和约束,据此提供的会计资料不仅没有可信度,相反会误导使用者,侵害利益相关者的利益,扰乱社会经济秩序。

2.会计资料的基本要求

会计资料必须符合国家统一的会计制度的规定。会计资料是在会计核算过程中形成的,记录和反映实际发生的经济业务事项的资料,包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。会计资料所记录和提供的信息也是一种重要的社会资源。

(1)会计凭证,是记录经济业务事项的发生和完成情况,明确经济责任,并作为记账依据的书面证明,是会计核算的重要会计资料。如何填制、审核会计凭证是会计核算工作的首要环节,对会计核算过程、会计资料质量都起着至关重要的作用。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。及时填制或取得原始凭证是会计核算工作得以正常进行的前提条件。对原始凭证进行审核,是确保会计资料质量的重要措施之一,也是会计机构、会计人员的重要职责。记账凭证的编制,必须以经过审核无误的原始凭证及有关资料为依据,以保证记账凭证的质量。

(2)会计账簿,是指以会计凭证为依据,由一定格式并相互联系的账页所组成的,对单位全部的经济业务进行全面分类、系统序时地登记和反映的簿籍,是会计资料的主要载体之一,也是会计资料的重要组成部分。依法设置会计账簿,是单位进行会计核算的最基本的要求。以经过审核的会计凭证为依据登记会计账簿,是保证会计资料记录真实,完整的重要基础。

(3)财务会计报告,是企业和其他单位向有关各方面及国家有关部门提供财务状况和经营成果的书面文件。财务会计报告的编制应当符合法定要求。财务会计报告的编制,包括编制依据、编制要求、提供对象、提供期限等,是会计核算工作的重要环节。财务会计报告不仅是一个单位会计工作的最终成果,更是一个单位财务状况和经营成果的全面总结和综合体现。

(4)其他会计资料,其他会计资料包括会计人员岗位责任制度、财务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度、原始记录管理制度、定额管理制度、计量验收制度、财产清查制度、财务收支审批制度、成本核算制度、财务会计分析制度等。它们也是会计资料不可缺少的部分。

3.会计电算化的基本要求

会计电算化,是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用于会计工作中的简称,是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账以及对会计资料电子化分析和利用的现代记账手段。对实现会计核算手段现代化和提高会计参与经营管理的能力具有十分重要的意义。用电子计算机进行会计核算的单位,使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。会计软件是会计电算化的重要手段和工具,会计软件是否符合国家统一的会计制度规定的核算要求,是保证会计资料质量和会计工作正常进行的重要前提。

二、造成会计基础工作不规范的原因

1.对会计基础工作缺乏足够的认识

会计基础工作对经营管理工作的影响往往是间接的,因此,有的单位负责人根本不重视会计基础工作,认为会计基础工作抓不抓无所谓,会计工作就是收收支支,一切都是自己说了算,不重视会计人员的业务学习和会计知识的更新换代,导致单位会计人员对会计基础知识和会计基础工作缺乏了解,使会计核算工作的各个环节与会计制度要求不符,影响了会计工作水平和经营管理水平的提高。

2.会计人员的素质普遍较低,缺乏自觉的学习精神

会计人员的素质包括政治素质和业务素质两方面,由于会计人员的学历层次普遍较低,没有受过系统的会计理论知识的正规训练,不少是“半路出家”,搞不清科目、账簿和会计报表之间的对应关系;也有的会计人员虽然有一定的业务水平,但长期忽视学习新的业务知识和会计法规,缺乏学习的自觉性,使其业务素质停滞不前甚至更差。此外,还有的会计人员尽管掌握一些会计核算的基本知识,但因缺乏应有的职业道德,不认真执行制度,不按规定去做,降低工作标准,造成会计核算工作的不规范。

3.蓄意造假造成会计基础工作的混乱

一些单位为了小团体利益,在会计数据上做文章假账真算,真账假算,造成账实不符,虚盈实亏或虚亏实盈,以达到转移国家资产、偷逃税收、粉饰业绩等非法目的。一些应当建账的单位不建账或账目混乱,不按制度规定设置会计科目,使用凭证和账簿,编制会计报表等;还有一些单位内部管理混乱,财务收支失控:私设“小金库”,账外设账,单位负责人滥用职权、以权谋私等等。

4.主管部门监督、检查力度不够

有些基层单位的上级主管部门没有负起监督、检查的责任。因此,这些单位的会计工作实际上处于无人监管的境地。会计基础工作是否规范、会计核算工作程序是否符合要求,财务会计制度是否健全,无人问津。虽然有一些检查,但有的是专项检查,有的是走过场,应付了事,缺乏对基层单位会计基础工作的全面检查、监督和指导。因此,这些单位会计基础工作的好与坏,完全取决于会计人员的职业道德素质和业务水平。

三、加强会计基础工作的建议

1.财政部门应加强对企业的监督与指导。各级财政部门应根据《会计基础工作规范》的基本要求,督促指导企业搞好会计基础工作。还应定期组织对企业会计基础工作情况的检查,并根据检查中发现的薄弱环节,督促企业建立和完善内部控制制度,包括会计凭证传递、资产管理、盘点监督等制度。

2.设置会计机构、配备适应的会计人员。具体包括:按照《会计法》的规定设置会计人员工作岗位,明确各个工作岗位的职责;会计机构负责人或者会计主管人员的任免符合法定手续;法律、法规规定应当设置总会计师的单位设置总会计师;会计人员持有会计证;会计工作交接手续符合制度规定的要求。

3.加强会计核算。具体内容包括:原始凭证的格式、内容、填制方法、审核程序等符合制度规定的要求;记账凭证内容、填制方法、所附原始凭证、更正错误的方法等符合会计制度要求,并经有关责任人员签章;总账、明细账、日记账的设置启用、登记、结账、错误更正方法符合会计制度的规定;现金和银行存款日记账逐笔顺序登记,结出余额,银行存款与对账单及时核对、经调整无误;对外报送的各种财务报告数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时,并经单位领导人、总会计师、会计机构负责人或者会计主管人员审阅并签章。

4.规范会计档案的保管。已建立综合档案室的企业,财务部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的企业,财务部门要明确专人负责保管会计档案。对已离任的财会人员,其会计档案应交本企业综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止核算业务的企业或部门其会计档案应交主管单位档案室保管。

5.规范会计人员工作交接。会计人员办理工作交接时,必须有专人负责监交。会计人员工作交接完毕后,交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章,移交清册上应包含的内容有:单位名称、交接日期、交接双方和监交人的姓名、职务或职称、目录、会计人员工作交接书、交接明细表和需要解释说明的问题及意见等书面材料。接管人员应继续使用移交前的账簿,不得擅自另立账簿,以保证会计记录的前后衔接及内容的完整。接替人员接管移交会计工作后,应按现行财务会计制度的规定,继续办理移交前未了的会计事宜。移交清册一般应填制一式四份,交接双方和监交人各执一份,存档一份。

6.完善会计稽核机制,制定监督措施。一是遴选业务素质高、事业心和责任心强的人担任稽核人员(一般两年轮换一次),对企业所有会计事项进行审核,以保证会计事项如实反映企业的经营活动。二是对差旅费和招待费等报销业务应进行严格审核,诸如报销标准是否符合有关规定,有无扩大开支或财务部门由于人情关系多给补助等。三是企业一把手应与财务主管签订协议,对渎职或执行不力者应给予行政处罚。