虚拟化信息技术在社区管理中的引入和应用

李 鹏 刘仲文

随着城市化进程的加快,全国大部分城市已基本完成了社区的改造工作。如何实现对现代社区的有效管理是一项新的课题。我们在管理社区的过程中,传统信息管理制度的弊端日渐暴露,表现为信息在社区改造过程中不能及时的进行更新,又不能准确的反映现代城市人口快速流动的变化。虚拟化信息技术作为一种新的社区信息管理模式,值得我们参考和应用。

一、虚拟化信息技术的相关特征

(一)传统信息管理模式跟不上现代信息的更新速度

随着社会经济的不断发展,全国城市社区建设的差异性逐渐减小。现代意义上的社区,是指若干社会群体或社会组织聚集在某一个领域里所形成的一个生活上相互关联的大集体,是社会有机体最基本的内容,是宏观社会的缩影。在社区中,社会成员的流动和赖以生存的生产资料的信息不断变化更新,使社区的信息管理的难度增加,对于传统的信息管理模式已经跟不上信息更新的步伐,虚拟化信息技术作为一种新型的社区信息管理模式便由此产生。

(二)传统信息管理模式不能使信息灵活高效的应用

在构建和谐社会的过程中,各社区的基础设施建设取得了一定成就。然而,传统的档案信息管理模式已经跟不上时代的步伐,不能在社区管理中进行灵活的应用。例如,当外来人员进入社区时,传统的档案信息管理模式下,社区工作人员只是对外来人员所表述的有关个人信息进行简单登记,并不能及时的核对其所登记的信息的真实性。如果此人是在逃嫌疑犯或危险犯,在小区工作人员没有核实其真实身份的情况下,便允许其进入该社区,那么可能会对该小区的安全造成一定的潜在威胁,同时也容易助长犯罪分子侥幸心理,增加社区的不稳定因素。

虚拟化信息技术则不同,它能利用互联网把个人档案信息共享在网络数据库上,当对外来人员进行登记时,社区工作人员能够及时将个人信息反馈到网络上,并通过数据库的已存信息来查询外来人员登记信息是否真实,以便对外来人员的真实情况更好地掌握和进行管理。这样既维护了社区的安定,促进社区和谐,也是对犯罪分子的有效打击。

(三)档案信息管理模式不能及时实现信息共享

虚拟化信息技术是在终端电子储存设备上所进行运作的过程。它是区别于一些客观存在的档案实体,是将实体的信息以字节、比特形式表示,并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件、硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方可随即定位到用户所在的网络终端,由可被理解的文字、数字、图像、图标、符号等显示用户所需求的实体,也即是原先已录入的相关真实信息。

相对于虚拟化信息技术,传统的档案信息管理模式则是把信息记录在纸张上进行分类管理,当需要相关信息时,需要花费大量时间进行查找,信息比较陈旧。在社区快速变迁过程中,极易遗失,重新分类又需要消耗大量人力物力。当然,在进行社区管理过程中,传统的档案管理是必不可少的,但是在发挥信息的及时性、有效性作用的方面,虚拟化信息技术有着不可比拟的优势。

二、虚拟化信息技术的应用价值

虚拟化信息技术作为信息管理模式的亮点,在日常社区管理的运作过程中作为决策层的指导备忘录与参考资料,有如下几方面的特点。

(一)革新了信息管理的观念

传统的信息管理模式是建立在统计、录入、修改这一过程中的。但是统计、录入、修改等工作耗费大量人力物力,且最后成型的资料纷繁复杂,查找十分不便。虚拟化信息管理则给人一种由“繁”到“简”的感觉。建立信息数据库的初期工作量相同,但它的后期维护和查找简单易行,只需输入相关条目,便可从虚拟化信息管理系统的数据库找到自己需要的内容,十分简易。

(二)推动了社区的动态化管理

虚拟化信息管理系统的信息是及时更新的。它需要社区的管理者对社区的变化及时掌握并对社区数据的及时更新。这也是社区日常工作必不可少的。社区管理人员在社区进行深入的、系统化的了解,更有利于社区管理工作的进行,能避免管理决策高高在上,脱离实际的窘状。通过信息及时获取,可使管理者及时了解社区动态,并根据自己社区的实际情况,及时调整自己的工作重心和管理方向,这对社区的健康发展是有益的。

(三)实现信息的高度应用性及共享性

在虚拟化信息管理系统中,信息的应用与共享都是即时性的。即在信息数据库建立伊始,便可实现信息的提取,并根据外部输入信息的请求,数据库便相应地给予。数据库内原先录入的相关信息,由于信息的及时更新,其可被采纳的概率也会上升。陈旧过时的信息是任何查找者不需要的。各个社区的虚拟化信息通过一定的技术进行内部联网,整合成为一个以子信息库集合而成的共同信息库,最终实现系统内部信息的高度共享。

虚拟化信息技术同时包含了小区各方面的相关电子档案信息,如各户居民的成员、相关照片简介以及家庭成员关系、外来人口住址及身份登记、高危人群(如刑满释放人员等)的分类管理条目等等,既能直观进行了解,又能在小区日常运作过程中提供相关可靠信息。

三、虚拟化信息技术在社区管理中的具体实践

社区管理,主要是指一定的社区内部各种机构、团体或组织,为了维持社区的正常秩序,促进社区的发展和繁荣,满足社区居民物质和文化活动等特定需要而进行的一系列自我管理或行政管理活动。其特点表现为:社区管理的地域和人群相对固定;社区管理的组织形式多样化,以街道党工委和办事处为主,其它政府职能机构的派出机构为辅;社区管理的性质侧重于群众性的自我管理和自我服务,强调社区群众的参与。

(一)有利于实现信息共享,促进社会流动

虚拟化信息技术是基于电子地图与电子档案基础上发展而来的。它综合了电子地图与电子档案的优势,虚拟化信息技术是由当今社区现状构建而成,它借鉴了当今网络普遍流行的二维电子地图技术(如图2),便于直观的进行小区居民信息的分类管理,并记录了社区相关管理人员日常行为计划安排,如保安的巡逻路线,公共区域的监控等等。

在各社区的信息虚拟的数据库构建完成后,各社区可在现有的条件下,根据网络传输协议(TCP/IP),对数据库内部信息进行联网,从而实现信息共享。利用VF等基础的数据库软件,实现各社区资料的动态更新管理,甚至实现不同部门之间的信息互动。

当政府部门想获取某小区详细资料时,可在政府内部建立的网络上搜索相应社区的IP地址,并运用现在电子口令卡来获取访问许可,进入其相应社区信息资料后,即可获取该社区的详细信息。

(二)有利于打击违法犯罪,维护社区稳定

虚拟化信息技术在社区管理中引入和应用,由于信息更新的及时性,社区管理阶层基本能够做到治安问题的“早发现,早处理,防患于未然”。如青岛市某社区,在一次社区信息的更新普查过程中,抓获了3名网上通缉的犯罪分子。通过信息的及时更新,相关人员能及时发现居住在本社区的可疑人员,并及时进行网上核实,使流窜分子无处藏身。社区虚拟化信息技术对预防犯罪也起了至关重要的作用。通过对本社区登记在数据库内闲散无业人员、刑满释放人员以及其他具有人身危险性人员的及时调查跟踪,掌握其日常动向,可有效减少社区犯罪率。如今年以来,社区管理中心进一步健全完善打击社区盗窃犯罪长效机制,充分发挥企业住户联合共管作用,将专职保卫、住户协管、专题严打有机结合,收到了良好的效果。

如广东某地,针对当地流动人口多,治安形势复杂的现状,社区管理中心进一步加大“110”接处警、值班备勤和巡逻力度,坚持24小时值班,安排专人接听“110”报警电话,在10个物业服务站(所)成立了专职巡逻队伍,配备巡逻设备,采取徒步和机动的方式在辖区进行昼夜不间断巡逻。为防止昼间盗窃分子进入家属区踩点、搞破坏,他们还发挥当地住户熟悉本区人口和地形的特点,在41个小区聘选了215名楼长,负责楼道间巡逻工作,随时跟踪和盘问进入小区的陌生可疑人员,从源头上遏制了盗窃案件发生。另外,在重大节日、活动、“两会”等特殊时期,他们还有针对性地开展了严打整治斗争,抽出业务骨干,制定工作措施,分时段在案件多发地点进行蹲点守候,重点打击盗窃犯罪活动,确保小区长治久安。今年上半年,共抓获犯罪嫌疑人20多名,接警、群众救助、维护治安200多次,保障了社区住户的人身财产安全。(以上数据皆来源于作者在社区实习期间统计所得。)

(三)有利于实现决策科学化,促进社会发展

在社区的管理中,管理人员的决策具有决定性作用。但在以往日常社区的管理过程中,决策者往往忽视了社区的实际情况,茫目的遵从上级文件,使制定的决策片面化、泛泛化,使决策得不到很好的执行,如在计划生育的管理过程中,明知本社区的计划生育情况良好,决策者还是茫目的进行计划生育规划与检查,这种工作方式是不可取的。在虚拟化信息技术过程中,决策者作出决策之前都会参照本社区的实际情况进行可行性判断。如某地社区在进行棚户区改造的过程中,决策人员通过对数据库中本社区相关情况的了解,发现本社区内失业人员、低保人员、老人较多,无力支付相关的社区改造费用,遂决定用以新居换旧房的措施来代替原有的政府部分资金,原住户出部分资金的棚户区改造政策。同时政府又拨出专项资金培训下岗人员和低保人员,并联系农村信用社对有意自主创业的人员发放小额贷款等多项优惠政策,对于孤寡老人则由民政部门进行相应安置和管理。

在改造过程中,没有出现“钉子户”或者上访事件发生。居民积极配合,政府形象上升,最终圆满解决了棚户区改造的问题。这在“钉子户”“上访户”频现于报端的今天,政府在关于民生的决策中,相关社区信息借鉴的必要性,给我们提供了一个很好的佐证。

社区内部管理活动需要各种信息辅助协调来完成。笔者曾在具有虚拟化信息技术雏形的社区进行过相关统计,创建工作。只要统计信息正确,虚拟化信息技术的构建是相当快的,而且在处理日常工作具有很有效的辅助作用。如在日常社区民警的工作过程中,主要工作是对小区安全的巡逻以及对于犯罪的震慑和预防,通过社区虚拟的电子地图,可以不定期的进行更新,既可随时改变巡逻路线,又可以有相关详细记录。同时,对于社区内的人身危险性比较大的人(如具有暴力倾向的精神病人、累犯、惯犯,及需要被进行社区矫正的人员)建立完整的档案、住址、家庭情况,能够详细掌握其具体情况和关注其动态,对于及时预防犯罪,打击流窜的犯罪分子是很有效的。

参考文献:

[1]崔嵬.在虚拟与现实之间——一塌糊涂BBS虚拟社区研究.北京大学硕士研究生学位论文,2001.

[2]周德明等.虚拟社区:传统社区概念的拓展.湖湘论坛2003,第1期.

[3]何嘉荪.办公自动化系统与电子档案管理.浙江大学出版社.2003,第一版.

[4]众行管理资讯研发中心.文书档案管理技巧.2003-4-1文书档案管理技巧,第一版.

[5]张兴杰.社区管理.华南理工大学出版社,2007.

(作者简介:李鹏(1987—)男,山东青岛人,中央司法警官学院2006级社会学专业本科生。刘仲文(1988—)男,广东惠州人,中央司法警官学院2006级社会学专业本科生。)