我国中小企业信息资源共享的障碍分析

刘靖雯

〔摘 要〕首先对我国中小企业信息资源、中小企业信息资源共享相关理论包括含义、意义等进行介绍,接着分析了我国中小企业信息资源共享的障碍,最后建设性地提出消除中小企业信息资源共享障碍的措施。

〔关键词〕信息资源;信息资源共享;中小企业;障碍

〔中图分类号〕G201 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)11-0169-04

Analysis on Obstacles of Small and Medium Enterprises

Information Resources Sharing in ChinaLiu Jingwen

(Library,Shengda College of Economics & Trade Management,Zhengzhou University,Zhengzhou 451191,China)

〔Abstract〕In this paper, the author firstly introduced relevant theories of Small & Medium Enterprises(SMEs)information resources,SMEs information resources sharing,including the theory of concepts,significance and so on,then introduced some obstacles of SMEs information resources sharing in China,in the final,the author in a constructive manner put forward some measures to eliminate the obstacles of SMEs information resources sharing.

〔Keywords〕information resources;information resources sharing;SMEs;obstacles

中小型企业简称中小企,是指在经营规模上较小的企业,雇佣人数与营业额皆不大,此类企业通常是由单一个人或少数人提供资金组成[1]。据统计,目前我国中小企业已超过1 000万家,占企业总数的99%;中小企业的总产值对国民经济的贡献率已超过60%,就业人数占职工总数的70%,在国民经济中占有举足轻重的地位[2]。我国中小企业在市场机制下的运作在很大程度上依赖于信息的组织、协调、管理,即要走信息化道路[3]。而企业信息资源的共享又是其中的核心环节。企业信息资源能良好的共享,企业就可以更快,更好的发展,反之则可能陷入困境,甚至被市场所淘汰,对中小企业来说,效果尤其明显,所以应重视我国中小企业信息资源的共享,出现障碍则应认真分析,迅速解决。

1 中小企业信息资源共享相关概念

1.1 中小企业信息资源及其构成

中小企业信息资源按其范围可分为广义和狭义二种。

所谓广义的中小企业信息资源,是指中小企业信息和信息的收集、加工整理、存储、处理、传递及利用相关的技术设施、资金和人才。所谓狭义的中小企业信息资源就是中小企业收集、开发、加工、利用的文献资源和数据。

中小企业信息资源按其来源又可分为企业内部信息资源,企业外部信息资源和企业竞争情报三大类:

(1)企业内部信息。包括:生产信息、财务信息、营销信息、技术信息、人才信息。

(2)企业外部信息。包括:宏观社会环境信息、科学技术发展信息、生产资源分布与生产信息、市场信息。

(3)企业竞争情报。竞争情报,也称“竞争对手情报”或“商业情报”,是经过筛选,提炼和分析过的,可据之采取行动的有关竞争对手和竞争环境的信息集合。

1.2 中小企业信息资源的特点

中小企业信息资源具有以下特点:

(1)时效性。即企业信息资源有生命周期。信息资源具有时效性并不意味着开发出来的信息资源越早投入使用就越好,之间没有必然的因果关系,时效性突出表现为开发、利用的时机性。

(2)有序性。即相关信息发生的先后在时间上具有连贯性、相关性和动态性。

(3)共享性。即表现为多人可使用相同信息。所谓“共享”实质上是相对的。这也很好地解释了信息稀缺性这一基本事实。

(4)可存储性。即企业信息资源可用存储介质来存储。信息是客观事物的特征通过一定物质载体形式的反映[4]。

2 中小企业信息资源共享的含义和意义

2.1 中小企业信息资源共享的含义

中小型企业信息资源的共享,主要表现在同一内容的信息资源可以为2个或2个以上的中小型企业使用[5]。同时,中小企业信息资源的共享常常是双向的,信息资源的提供者同时也是信息资源的获取者。

2.2 中小企业信息资源共享的意义

信息资源正在改变企业的资源结构并成为主导资源。这必将引起企业现行管理模式的变革。要把握这种变革的趋势,就要深入研究企业信息资源的实质及其特点,同时这也是企业进行信息资源有效开发与利用的前提。

2.2.1 有利于提高企业利用信息的效能

中小企业进行信息资源共享以后,企业内分散的文件、技术资料、工程图纸、设备图片、新闻素材、音像资料、日常宣传资料、规章制度和企业外的大量信息都被有效的管理起来,经过不断的积累将成为企业资源,方便企业员工和企业管理者查询。企业通过实现信息资源共享,从而达到减少运营管理成本、增加利润总量、提高运作效率等积极作用。

中小企业通过信息共享,使企业对有用信息资源实施了有效管理;实现员工应用系统协同工作;综合、统一利用现有信息资源,提高信息的使用率;为每个员工提供个性化信息平台管理自己需要的信息,提高工作效率。在不增加应用系统的前提下,提高信息的综合效能。

2.2.2 有利于推动现代化的企业管理机制变革

企业信息资源共享将极大的有利于落实现代化的企业管理思想,有效的解决专业分工下“信息孤岛”的融合问题,以期建立“以信息流”为核心的现代经营体系和高效作业体系。

中小企业信息资源共享将有利于推动了企业组织体系的变革,尤其在组织与渠道扁平化方面,促使传统层次化的决策管理体制逐渐向信息集中的决策管理体制过渡[6];在经营分析方面,定性分析更加快速,定量分析更加精确,反馈机制更加及时,将全面适时控制与动态管理变为现实;信息实现了无时延传递,信息失真的障碍也得以消除。

2.2.3 有利于规避风险、保护投资

由于使用了信息共享技术,中小企业不必担心不同应用系统、异构数据库间的共享问题,可以分步推进企业信息化建设,在此进程中逐渐提高企业自身的信息技术水平,进而增加对企业信息化建设的操控能力,选择优秀的产品和资质信誉好的集成商不断推进企业信息化建设。避免一次性大量投资给企业带来损失。利用信息共享技术可以将企业已经建成的应用系统与新建成的应用系统集成到统一的企业信息平台,不必因其软件技术落后而淘汰他们,不必因更换应用软件而再进行培训,保护原有投资。

2.2.4 有利于为企业提供决策支持

利用信息共享技术,将提高决策的准确性和质量。可以将中小企业的信息资源有效管理和综合利用,为企业领导决策提供更好的依据。从而增强企业竞争力,使企业在激烈的竞争中取得竞争优势,进而在竞争中立于不败之地。

3 中小企业信息资源共享的障碍分析

3.1 对中小企业信息资源共享的认识不足

大部分中小企业仍然认为,能够有基本的网络设备以及信息终端,就算是实现了信息化;就算实现了企业信息资源的共享。重硬件,轻软件,认识不到通过企业信息资源共享的应用提高管理效率的必要性。

我国中小企业大部分是乡镇企业,企业领导者缺乏睿智的信息意识,长期以来形成的单凭主观感觉和经验进行工作的习惯还远未消除。另外,一些企业领导对管理存有误区,认为企业的发展,效益的提高靠产权制度改革和外延扩张取得,只要有良好的外部环境即可,把深化改革与加强管理对立起来,对企业信息资源共享工作缺乏长远考虑和财力、物力及人力等方面的配合与支持。不重视企业信息资源共享工作,对建立有关的信息系统没有热情,由此导致企业决策失误,企业在竞争中失利,甚至破产倒闭。

3.2 中小企业信息机构地位较低

信息机构在企业中的地位高低是影响企业信息化的重要因素之一。从信息机构在我国企业中的地位来看,有以下几种方式:部门附属式,即信息机构附属于企业的某一部门;部门平行式,即信息机构和企业的其他部门处于平等地位;信息中心式,即信息机构直接处于企业经理(或副经理)的领导之下,比其他部门具有更重要的地位。目前在我国,信息机构在企业中的地位主要是部门平行的方式,还有不少企业仍处于部门附属的方式,地位比较低,从而导致了工作人员积极性不高,工作效率差。

3.3 资金投入不足

发达国家在企业信息资源共享方面的投资占总资产的比例较高,我国则较低。中小企业规模小、利润低,对企业信息资源共享投资的敏感程度远小于大企业。而目前国内ERP、OA、CRM等信息化软件市场上,比较成熟的主要还是高端产品,高昂的软硬件成本初始投入及后续的二次开发、运行中的系统维护、更新和管理费用,令许多中小企业望而却步。这导致在实现企业信息资源共享方面出现两极分化现象:大型、巨型企业有实力斥巨资自己搭建信息化平台,享用先进的企业信息化服务,在竞争中更具优势;而更多的中小企业因无力承担高昂的信息化成本而愈加处于竞争劣势。

3.4 信息化人才缺乏

缺少复合型专业人员,人员结构不合理。信息人员只能对信息作简单的整理等表面性工作,人员结构也存在着严重的不合理性,影响了信息科研成果的力度。企业网站信息更新率低,不善于利用网络资源。人才对于任何企业都是宝贵的资源和财富,对于实现企业信息资源共享来说更是如此。对于大企业,它们有雄厚的资金和极强的吸引力来吸引优秀的信息人才,而对于大部分中小企业则可望而不可求。

另外,中小企业实现信息资源共享的周期一般比较长,而中小企业经营管理思路却经常发生变化,且中小企业规模小、利润低,没有能力更没有时间去实现企业信息资源共享化。

4 消除中小企业信息资源共享障碍的措施

4.1 管理理念创新

要充分认识到实现中小企业信息资源共享的重要性,我国企业在信息资源的开发利用上不断出现“信息孤岛”现象,缘于没有考虑信息资源共享问题。企业实现信息资源共享,不但可以解决企业内部“信息孤岛”问题,还可以实现企业之间的“双赢”。

只有在思想上认识到它的重要战略意义和现实意义,才能在行动上认真执行。所以要重视企业信息资源共享的重要性,尤其是领导者更应提高信息管理意识,规范企业信息管理。同时还应提高信息机构的地位,设置CIO。在此基础上要建立一些企业信息方面的规章制度,并可向政府相关部门建议建立以及完善信息法规。企业信息资源共享涉及到企业的每一个人,在具体的实施过程中,可能还会涉及到企业业务流程的重组,还关系到企业结构的调整,管理理念的创新,必须要让企业的每位员工都清楚,提高全体员工对企业信息资源共享的认识,企业的每位员工要搞清自己所在的岗位要配合的工作和将要发生的变化。

4.2 加大资金投入

在实现中小企业信息资源共享的工程中,如果资金不够,不要说顺利的实施企业信息资源共享,恐怕基本的硬件设施都不能配置。而如果人才不足或人才素质不够好,也是不可能实现企业信息资源共享。所以只有在资金上得到充分的投入,才能保证措施的顺利实施,同时企业如果有足够的人才特别是足够的信息化人才,才能更好地实现企业信息资源共享。而如果两者配置的都比较好的话,则建设企业信息资源共享工程的周期就将大大缩短。

4.3 充分利用信息技术

4.3.1 对中小企业信息流进行重组

中小企业信息的信息量大,且具有实时性、互动性,它包括纵向信息流和横向信息流。其中纵向信息流是指信息在企业中及企业之间向上、向下流动,横向信息流是指信息在相关业务单元、职能部门、子公司和跨组织项目小组之间沿水平方向的流动。实现企业纵向信息流和横向信息流的水平交流和横向互动,使它们最终都以最低的成本实现最大价值,是企业信息流重组要解决的问题,也是信息资源共享的核心。信息流逻辑地内含着企业所生产和需要的全部信息资源,这些信息资源及其积累代表着企业的过去、解读着企业的现状、蕴涵着企业的未来,只有对它们实施统一的、分层次的、集成式的管理,才能充分发挥它们的潜在价值,为企业赢得竞争优势[7]。企业信息流重组就是根据企业的战略目标和顾客需求,对业务流程内含的信息流进行优化组合的过程。企业信息流重组是信息资源共享的处理过程,实现路径主要包括基于价值链的信息流重组、基于大规模定制的信息流重组和基于虚拟企业的信息流重组等。信息流重组的实现途径也是信息资源共享的表现形式。

4.3.2 加强中小企业信息资源共享数据库建设

中小企业为实现信息资源的共享,强化企业信息资源的利用效果,则更应加强中小企业信息资源共享数据库的建设。信息资源共享数据库保存和管理着整个企业的信息资源,一方面供企业内部各类人员使用,使企业的工程技术和管理人员可随时了解到所需要的各种信息;另一方面向外界提供本企业的公有信息,以增加市场机会。企业信息资源的共享就是通过建立企业内部网和企业间的信息系统,并借助于这种信息资源共享数据库来实现。

4.3.3 实施ERP工程

ERP是企业全面资源计划管理系统的杰出代表,是企业信息资源共享发展的重要方向,它构成了现代企业信息化的核心内容。ERP是一种科学管理思想的计算机实现,它强调对产品研发与设计,作业控制,生产计划,市场营销,库存,财务和人事等方面进行集成优化的管理,并包括相应的模块组成部分。ERP是将企业的三大流:物流,资金流,信息流进行全面一体化管理的管理信息系统,它对企业信息资源共享建设的作用是巨大和深远的。

中国ERP市场正从成长期步入成熟期,中小型企业应该从ERP厂商的公司层面、软件层面、顾问服务层面、成功案例层面来考虑选择ERP软件[8]。中小型企业实施ERP项目过程中,应该从思想观念和行为手段方面做好全员培训。主要包括3个方面:一是理论培训;二是流程培训;三是操作培训[9]。

4.3.4 建设中小企业内联网

企业信息传递的目的是为了实现信息的共享,信息只有通过共享才能更大限度地发挥它的效用。中小企业可以通过Intranet(企业内联网)提供企业内部信息查询的通用平台,实现企业内部信息资源的共享。企业内联网服务的对象是企业内部员工,企业内部网连通企业内部各个环节的网络,通过整合企业研发、生产、营销、仓储等管理信息资源,加速内部信息传播速度,使企业各分支机构、各部门之间的信息交流变得更加快捷、方便,以达到简化工作流程,促进科学决策,提高企业运转效率的效果,Intranet是企业内部建立信息共享平台的强有力工具,可以使企业简化文件复制分发过程,使内部的信息资源实行高效共享。