高校图书馆期刊馆藏回溯工作的实践与意义

别立谦　吴　跃

摘要以北京大学图书馆在Unicorn系统中的实践为例，简要叙述馆藏期刊合订本回溯工作方案的制定，从索刊号构成、参数选择以及正刊、索引、增刊多种情况的著录细则等方面对期刊合订本索刊号的著录规则作了详细举例说明，介绍了系统内的操作步骤，最后在期刊管理与服务方面阐述了期刊馆藏回溯工作的意义。

关键词高校图书馆期刊管理著录规则馆藏回溯

北京大学图书馆迄今拥有中、西文期刊合订本共计40余万册。2003年9月至2006年7月，图书馆在不影响日常服务的情况下，完成了这部分期刊从字顺排架到分类排架的改号工作，为期刊合订本的馆藏回溯奠定了基础，进而从2004年9月开始在Unicorn系统内开展过刊合订本的回溯工作。

本文中的“回溯”特指在书目记录回溯完成基础上对期刊合订本进行的馆藏回溯，而不是指期刊书目记录的回溯。重点在于介绍和阐述回溯工作的实践与意义，以期与同行交流与探讨。

1、馆藏回溯前的考察与回溯方案的确定

各高校图书馆对期刊馆藏回溯工作的政策不一。有的馆已完成了全部合订本的回溯，有的馆还没有此项规划，有的馆明确决定不做合订本回溯。在已完成或开始回溯工作的馆中，有的利用条形码做馆藏，有的利用期刊装订回来后打印的流水号做馆藏，还有的由系统自动生成识别代码。由于做法不同，所获取的效果和实现的功能也就不同。

在本馆期刊工作发展目标的指导下，除对馆藏回溯政策和做法划定一个大致的思路以外，在确定北京大学图书馆期刊馆藏回溯方案之前，还对本馆期刊的采访、收登和装订情况进行了全面的调查。本馆从2002年开始利用Unicorn系统进行期刊的送装。当时的做法是：在系统内为每一种送装的期刊建立一个期刊控制记录，这个记录不用于现刊收登，而是为过刊送装所专用。首先在控制记录中设置送装的卷期模式，由系统自动生成预期记录，待合订本装订回来后再利用期刊的收登功能进行验收。由于系统自身功能的某些缺陷，目前尚无法利用系统中期刊控制记录的报表功能生成送装清单，且按照这种做法生成的合订本索刊号的结构是，基本索刊号(+卷+期+年)，加上系统内排架键功能的不稳定以及索书号/卷册处按比位规则排序，出现了同一年的期刊合订本被分割排列的现象，不符合读者的检索使用习惯。此外，系统收登所生成的自动卷期模式，在卷期标识上都是大写字母，与MARC记录中馆藏记录的著录格式规定也不一致。

编目部根据Unicorn系统索书号/卷册的排序特点，结合期刊服务的需求，确定了合订本索刊号结构的基本思路，即，基本索刊号(+年+卷+期)。在基本索刊号后，先著录期刊的年号，通过“年”的排序来控制合订本卷册的排序。如此可以避免同一年的合订本被分割排列所形成的混乱无序的情况。同时讨论决定，废弃装订人员在系统内已经做了两年的合订本索书号记录，借鉴其他馆的成熟做法，利用图书的借还功能来实现期刊的送装工作。期刊馆藏回溯方案进而大体确定。

2、馆藏回溯工作的做法

2.1期刊合订本索刊号著录规则

根据系统的现有功能，参照期刊编目的相关规则，并结合本馆的情况，编目人员制定了《期刊馆藏合订本卷册索刊号著录规则》。具体情况大致如下：

2.1.1合订本卷册的索刊号的构成及相关参数

北京大学中心馆装订期刊的馆藏信息借用图书多卷书的处理方法：在基本索刊号的基础上，每个合订实体各分配一个含有卷期标识的卷期索刊号，置于括号内。其索刊号的构成形式为：基本索刊号+卷期标识(年#卷，期)，其中“#”为空格。相关参数见表1：

2.1.2合订本卷册的著录细则

在增加卷期索刊号时，严格遵循以下著录原则，以保证系统内馆藏信息的一致性：

(1)卷与卷、期与期、年(月)与年(月)之间用“—”表示起讫；

(2)卷与期之间用逗号分隔；

(3)对缺期进行分段著录，并用逗号分隔；

(4)使用“缺期”、“不全”等字样，或用总期号说明某卷期缺期时，加圆括号；

(5)卷与期之间，在特殊情况下，用冒号表示(见2.2中实例)；

(6)跨年的卷期，如属在同一世纪范围内，在著录期刊年号时，第一年份应为公元的4位数，第二年份可略去前两位数字，如：1975—78，2001—02；

但如遇跨世纪的卷期，应尽可能保留各自的4位整数，如1998—2004。如字符位过长，可略去第二年份的前两位数，著录为1998—04(为避免歧义，尽量不用省略方式)。

2.1.3常用卷期标识的统一缩写形式

由于出版形式和期刊语种等多样化的特点，对期刊卷期标识的著录作了统一规范的要求，即卷期是英语标识的，著录字母的规范缩写形式(见表2)，英语之外的其他语种文字的卷期标识符原则上按照出版物实录等。

注：

(1)当某刊以月份或季度表示期时，在著录索刊号时用no.代替；

(2)遇“索引”、“增刊”、“补编”等刊时，中西文刊均用“Index”、“Suppl.”等词以区分正刊。

2.2卷期标识著录的各类实例

2.2.1有卷期、年标识的卷期著录

西文刊实例：

刊名：Current directions in psychological science：a journal of the American Psychological Society.

正常情况：B84/C9364(2000#v.9，no.1—6)；

多卷册：B84/C9364(2001—02#v.10—11：no.1—6)，表明合订本10—11卷，每卷都有6期；

跨年代：B84/C9364(1992—93#v.4，no.1—12)；

缺期：B84/C9364(1996#v.4，no.1—6，8—12)，表明第4卷中缺第7期；

破卷：B84/C9364(1995#v.3，no.4；1996#v.4，no.2)。

2.2.2无卷号有年内期号，卷期著录以年代卷

中文刊实例：

刊名：福州大学学报社会科学版

正常情况：C55/F9893(1996#no.1—4)

多卷期：C55/F9893(1997—98：no.1—2)

跨年代：C55/F9893(1992—93#no.1—12)

缺期：C55/F9893(1991#no.1—6，8—12)

破卷：C55/F9893(1995—96#no.4—no.2)

2.2.3有年号和总期号卷号的卷期著录

中文刊实例：

刊名：理论动态，中共中央党校理论研究室编辑，不定期内部刊物

正常情况：D0/L6284(2003#no.1586—1600)

缺期：D0/L6284(2002#no.1568—1579，1581—1585)

2.2.4有年号，总卷号，总期号，又有年内号时，卷

期只著录总号，不著录年内号

英文刊实例：

刊名：The Economist，周刊，1843年出版至今。

正常情况：F11/Ec744(2007#v.383，no.8523—8535)

跨卷：F11/Ec744(2005#v.370—371，no.8365—8372)

缺期：F11/Ec744(2003#v.366，no.8305—8310，8315—8317)

2.2.5无卷期号，以年、月或年、季度标识的刊，以“no.数字”替代月或季。

中文刊实例1：月刊

刊名：开放月刊，实物为1996年，1—12月。

著录形式：C55/K1224(1996#no.1—12)

中文刊实例2：季刊

刊名：上海社会科学院学术季刊，实物为1999年，1—4季度。

著录形式：C55/Sh18536(1999#no.1—4)

其他合订形式：

中文刊实例3：双月刊

刊号：书画世界，实物为2007年1月号、3月号、5月号、7月号、9月号、11月号。

著录形式：J292/Sh928.2(2007#no.1—6)

2.2.6卷期号为字母或字母加数字组成的卷期著录

西文刊实例1：

刊名：Spectrochimica acta.Part B，Atomic spectroscopy.

著录形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.1—6)

著录形式：O562.3/Sp314(1985#v.40B，no.7—12)

西文刊实例2：

刊名：Nuclear physics.A.

著录形式：O571/N88344(2005#v.A747.no.1—4)

西文刊实例3：

刊名：Physical review.E，Statistical physics，plasmas，fluids，and related interdisciplinary topics.

著录形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.A)

著录形式：O4/P56953(1999#v.59，no.3，pt.B)

西文刊实例4：

刊名：Chemical abstracts.Formula index.

著录形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F1)

著录形式：Z89：O6/C42044(2004#v.141，F2)

2.2.7当增刊与正刊各自分别著录时，增刊记录的合订本使用下列形式：

正刊号著录：O6/J8569(1990#v.13，no.1—6)

增刊号著录：O6/J8569/Suppl.(1990—91#v.13—14：no.13)

西文刊实例1：

刊名：Philips research reports.

正刊刊号：N55/P5394

增刊号著录：N55/P5394/Suppl.(1964#no.1—4)

N55/P5394/Suppl.(1965#no.1—6)

N55/P5394/Suppl.(1967#no.1—10)

西文刊实例2：

刊名：The Hong Kong naturalist.

正刊刊号：N91/H7574

增刊号著录：N91/H7574/Suppl.(1932—35#no.1—4)

中文刊实例：

刊名：参考资料

正刊号著录：D5/C1634(2005#no.10)

D5/C1634(2006#no.12)

增刊号著录：D5/C1634/Suppl.(1980#no.105—116)

2.2.8当索引与正刊各自分别著录时，索引记录的合订本使用下列形式：

西文刊实例1：

刊名：Metals abstracts.

正刊号著录：Z89：TF/M5644(1996#v.29，no.7—8)

索引刊名：Metals abstracts index.

索引刊号著录：Z89：TF/M5644/Index(1996#v.29，no.4—6)

西文刊实例2：

刊名：The Journal of public administration.

正刊号著录：D035/J8264(1998#v.76，no.1—2)

索引刊号著录：D035/J8264/Cumu.Index(1998#no.1—4)

中文刊实例：

刊名：参考资料索引

正刊号著录：D5/C1634(2005#no.10)

索引刊号著录：D5/C1634/Index(2003#no.1—12)

D5/C1634/Index(2005#no.1—12)

2.2.9当索引或增刊与正刊在同一条记录内著录时，索刊号的分配视合订本的装订形式而定。

2.2.9.1如果正刊与增刊/索引合装在一起，则按正刊分配索刊号，不需将索引区分开来。

中文刊实例：

刊名：材料导报

正刊号著录：TB3/C1203(1997#v.11，no.1—6)

增刊号著录：TB3/C1203(1996#v.10，no.1—6，Suppl.)

特刊号著录：TB3/C1203(2003#v.17，Spec.)

西文刊实例：

刊名：Spectrochimica acta.Part A，Molecular and bio-molecular spectroscopy.

正刊号著录：O561.3/Sp314.1(1995#v.51A，no.6—10)

索引号著录：O561.3/Sp314.1(1995#v.51A，no.1—5，Index)

2.2.9.2当索引或增刊单独装订时，其索引或增刊需单独分配索刊号或增刊号。

西文刊实例1：

刊名：Philosophy：the journal of the British Institute of Philosophical Studies.

正刊刊号：B0/J8264.1

增刊号著录：B0/J8264.1(2003#Suppl.#no.52—53)

B0/J8264.1(2004#Suppl.#no.54—55)

西文刊实例2：

刊名：Scientific American.

正刊刊号：N55/Sci279

索引号著录：N55/Sci279(Cumu.Index#1948—78)

图：期刊合订本卷册的OPAC显示(以刊名“中国地质文摘”为例)：

2.3合订本回溯工作规划与系统内的操作步骤

2004年9月，因图书馆改造馆舍，旧馆馆藏封闭，开展合订本的馆藏回溯工作有了人力保障。经过相关部门讨论后，明确了期刊合订本的索书号著录规则，著录规则同时还兼顾了院系分馆的做法。

我馆合订本回溯工作的基本做法是：为每一个合订本卷册贴一个条形码，然后遵循《期刊馆藏合订

本卷册索刊号著录规则》，在Unicorn系统的“索书号和馆藏管理”工具栏下添加合订本索刊号及馆藏信息。其优点是，以条形码为纽带，开发使用Uni-corn系统的各种功能，为期刊管理工作提供更好的支持。

在系统内的具体操作步骤是：首先选择正确的参数，设置好分类法、文献类型、永久馆址等相关参数的属性，利用“增加索书号”功能，依照著录规则添加索刊号信息，“增加馆藏”时用条码阅读器将合订本条形码扫入系统内。同一品种的期刊复制前一合订本索刊号，在添加下一个卷册索刊号时进行粘贴，然后仅需对卷期部分进行修改即可。

在合订本卷册回溯的同时，还要对以前装订人员利用期刊控制模块生成的合订本卷册作删除处理。通过本次回溯，尽量做到将期刊合订本馆藏数据清理干净，在卷册复本处显示期刊的基本索书号(无实体馆藏)和合订本索书号(实体馆藏)，从而为读者揭示准确而清晰的期刊馆藏信息。

需要特别说明的是，受Unicorn系统索书号字符位长度的限制，有些合订本索书号无法完全显示。遇到这种情况，我们采用的办法是，在索刊号末尾著一个“缺”字，然后在“馆藏信息”的扩展信息中添加PUBLIC注释，即，在该注释项里填写合订本的详细年卷期信息。读者在Unicorn系统升级后的WEB-CAT或ILINK上可以查看到实际合订卷期信息。

目前，北京大学图书馆已完成了中、西文期刊合订本12万册的馆藏回溯工作。读者在实际的OPAC查询中已经受益，回溯工作正在有条不紊地向前推进。

3、期刊馆藏回溯工作的意义

合订本卷册的回溯是一个将图书馆期刊物理实体与图书馆的自动化管理系统有机结合的过程。在当今飞速发展的数字环境下，传统的期刊登帐卡片已然不能满足读者的快速检索需求，并逐渐被淘汰。尤其是在北京大学图书馆拥有近五十万册合订本过刊的情况下，理清家底，才能更好地处理管理与利用之间的关系。通过全面的期刊回溯工作，使得系统中索书号/卷册揭示与期刊实物保持一一对应的关系。在管理中，便于及时发现问题，查找原因，解决问题。同时，清晰的合订本卷册揭示，更为读者结合利用图书馆的纸本期刊资源和电子期刊资源提供了方便。对于规模较大的高校图书馆而言，进行期刊馆藏回溯工作是十分重要和必要的。

期刊馆藏回溯工作在馆藏管理上的作用更为突出，为深入开展期刊相关的业务和服务创造了前提条件。期刊的读者服务工作绝不仅仅是简单的上架、整架、还架以及部分图书馆开通的短期外借服务所能概括的。在实际工作中，了解读者需求和满意度，调查期刊的利用率和满足率，帮助读者查找和提供他所需要的期刊，挖掘报刊中的内容进行二次开发，提供个性化服务，显得更为重要。期刊合订本的回溯，为后续的许多相关业务提供了准确可靠的前提保障和物质基础，打开了服务思路。具体而言，可在期刊馆藏回溯的基础上实现：

(1)开展期刊利用率统计。外文原版刊昂贵的订价和图书馆有限的经费是长期存在的矛盾。图书馆每年花大笔经费订购的外文刊，其利用率到底有多高，读者的满意度到底如何呢?在合订本索书号回溯完成后，利用Unicorn系统的“标记内部使用馆藏”(USE)功能，由阅览室工作人员在上架前对读者使用过的合订本过刊读取条形码，通过系统报表很容易统计出使用量。然后可再结合其他的利用率调查方法，为期刊采访人员在采访决策中提供有力的参考数据。

(2)推进期刊送装工作。前面已经述及，利用Unicorn系统的期刊模块实现期刊的送装工作存在诸多问题。在确定合订本回溯方案的前后，图书馆向兄弟院校学习使用Unicorn系统的经验和方法并从中得到启发：利用系统的借还功能实现合订本的送装。送装时，先把预送装的期刊合订本从系统中借出给装订厂，送装返回验收完毕后再还回并被分配收藏的馆址。其优点在于：可以为读者揭示这些期刊“在装订中”的状态，可以利用系统报表功能卸出送装单，同时能与合订本回溯的著录格式保持一致。在全部过刊合订本回溯完成之后，只需每年做好送装工作，即时添加合订本馆藏即可。目前，北京大学图书馆用新流程送装期刊已进行到第三个年头，与合订本回溯同时进行，馆藏管理愈显明朗，读者查询也愈加清晰。

(3)帮助开展文献传递，深化期刊服务。网络化的馆际互借或文献传递在现代图书馆期刊信息服务工作中占有重要地位。但首要条件是馆藏信息清晰准确，否则无从谈起。北京大学图书馆期刊历史悠久，资源丰富，语种较多，不少期刊品种和卷期为本馆独有馆藏，在高校范围甚至全国范围承担着重要的期刊资源服务职责。如，北京大学图书馆承担着CASHL(中国高校人文社会科学文献中心)和CALIS(中国高等教育文献保障系统)的文献传递任务，均以期刊文献传递为主要内容，在文献传递工作中，需要提供本馆的期刊馆藏信息。由于开展期刊合订本回溯而理清了家底，合订本的索刊号信息由于遵循了规范的著录规则，在格式上有规律，也便于按照要求向有关技术人员批量卸载与提供规范的期刊馆藏数据。这不仅方便了本校读者，同时也给馆外读者在网上查询提供了清晰准确的文献信息，带来更大的访问量和读者需求，从而极大地缩短了时空界限，拓展资源的共享空间，提高纸本期刊文献的利用率，使文献信息服务的质量水平又上一个新台阶。

(4)便于进行期刊馆藏的清点、移址、剔除和外赠工作。传统的清点以财产目录卡片为依据，工作人员需要拿着目录卡片与架上的过刊一一进行核对，费时费力。而利用系统进行合订本的馆藏回溯工作本身就是对期刊馆藏的一次清点，并且在此基础上，以后的清点工作都可以借助于系统的“清点馆藏”功能，每次只要读取合订本条形码，并可利用系统的报表功能卸出未清点数据，然后再做“丢失”或“去向不明”处理。期刊馆藏的剔除也是一样，传统的剔除工作无论是复本剔除还是品种剔除，都是手工操作，并且要做一个剔除清单。合订本回溯后，要剔除的复本可利用系统的“全域修改馆藏”功能将其置为“剔除”状态，再通过报表卸出数据。需要将剔除的期刊外赠时，还可为受赠单位同时提供一个赠刊清单。另外，当架位紧张需要将年代较早、利用率较低的期刊合订本转移至过刊库或储存图书馆时，也可利用“全域修改馆藏”的功能进行。这些工作都是利用合订本条形码来实现的，保证了合订本的物理实体与系统数据的一一对应，无论是从资源利用还是管理的角度看，利用图书馆自动化技术手段在合订本回溯的基础上开展期刊馆藏清点、剔除等工作都是非常科学与合理的。

(5)开展期刊合订本外借或短期外借服务。受综合因素的影响，高校图书馆对期刊合订本的外借政策不一，北京大学图书馆目前不提供期刊合订本外借服务，只提供室内阅览。随着电子期刊的发展，读者对纸本期刊的依赖性逐渐降低，期刊合订本的外借不再像以前会对其他读者造成严重的影响。随着合订本回溯工作的进展，图书馆可以考虑外借或短期外借期刊合订本，为读者提供更为方便的服务，使得纸本期刊资源能够得到尽可能充分的利用。

(6)有利于对重点刊的维护和卷期的查漏补缺。对于拥有百年馆藏的北京大学图书馆，期刊的品种和卷期覆盖量是相当大的，如果不借助系统的功能进行揭示和统计，单靠人工的管理是很难做到心中有数的，不利于期刊馆藏的建设和发展。特别是早年期刊的卷期收藏往往并不齐全，缺期的现象时有出现。在实现了馆藏合订本的卷册管理之后，可以对缺期进行补购或借助其他方式补缺，力保期刊收藏的延续性和完整性。

综上所述，在数字图书馆与传统图书馆交替的重要时期，高校图书馆不能轻视纸本期刊的管理工作。遵循科学规范的著录规则，在全盘考虑期刊服务和发展的前提下，做好期刊合订本的馆藏回溯工作，将对数字环境下发挥纸本期刊的作用、提高纸本期刊的利用率起到积极有效的作用。Unicorn系统还有许多其他功能，以期刊的馆藏回溯工作为基础，进而开发与应用这些系统的功能，将使工作人员和读者从中更多获益。