基于信息集群：图书馆组织架构研究

周文芳　金中仁

摘要分析了图书馆现有组织体系的弊端和集群组织结构形式的优势，提出了图书馆信息集群组织结构模型。建议在有关部门的统一领导与协调下，各系统图书馆组成实质性信息集群共同体，这是解决彼此之间条块分割的有效途径。

关键词信息集群组织架构信息服务模型

1、问题的提出

公共、高校、科研系统图书馆之间的资源共享虽然呼吁多年，但由于不同系统的图书馆条块分割，各自为政，导致系统间的资源共享缺乏实现机制，实际效果不彰。近年来，国家投入了大量资金建设数字图书馆，但是并没有从根本上解决系统间资源共建共享问题，信息“孤岛”问题依然存在。因而有必要寻求克服不同系统之间图书馆资源共建共享问题的策略，信息集群的提出，为解决这个问题提供一些思路。

本文提出的图书馆信息集群是在特定的地域范围按照一定的信息联系集中，打破现有各种联盟的形式和体制，按地域组成具有竞争优势，促使图书馆组织结构网络化、管理扁平化、决策实时化，各系统图书馆之间关系开放协调化，对信息资源按照科学方法和专业组成进行序化分级，构成一个类似生物有机体的信息群落，形成强劲、持续发挥信息竞争优势的服务网络。

在推进信息集群的过程中，会产生一些令人担忧的严重问题。首先，图书馆集群建设落后于管理思想的变革，成为制约图书馆办事效率和决策水平提高的主要障碍。其次，各图书馆从自身利益出发，按条块建起各自的信息系统，既不能相互融合，又无法做到资源共享，实际上形成一种“集群割据”的局面。第三，系统缺乏信息集群建设的整体规划和标准，没有形成有利于信息集群共享和顺利推进的良好氛围与机制，很难满足信息集群共享需求。以上不利因素，主要是现有管理体制下各自的利益和环境造成的，这就促使我们用“变革的思想去创造一个适应需求的系统管理模型”。基于图书馆信息集群的定义，信息集群首先要解决的是“行为主体的结网和互动”，管理模型的变革最直接的是组织的变革，即建立符合信息集群要求的组织结构模型。

2、组织变革基础

从影响组织的基础因素考量，确立组织结构的核心可以理解为组织构建基础和组织运行基础。

2.1组织构建基础

根据经济学资源和效益的相关研究成果。一个集群组织单元所拥有的资源和收益率呈曲线关系(图1)，资源共享程度和效益关系则类似于生长曲线关系(图2)。图1中曲线的斜率是该组织单元在所拥有的资源情况下的收益。理论上，当某集群组织单元在能够掌握所有资源的情况下，其收益是无限的，但任何集群组织单元的资源量和收益率是有限的。在市场经济条件下，只有通过联合合作来达到“共赢”结果，就是通过资源的整合和共享来实现新的发展，图二表示各组织单元通过资源共享使参与各方都有满意的收益，在一定范围内随着共享内容的扩大和共享程度的提升，效益呈快速上升趋势，一定程度之后趋于平稳并呈边际递减，在拐点后必需用新技术对组织结构进行改造达到第二个飞跃。

通过分析可以得出，信息集群组织结构的重点是要有利于资源的集群，资源共享程度则取决于自身的条件和优势，实现信息集群的组织构建基础是各组织单元价值的增值，这是组织结构的根本保障。

2.2组织运行基础

为了保证组织的运行，必须确保“组织目标、责权、分工协作”三个方面的有效性，就是在运行中遵守一定的规范和标准，让每一个组织单元和环节都产生积极作用。组织单元的一切活动是建立在信任的基础上，集群中的公平机制对于建立及维持信任关系起十分重要的促进作用。集群中的各单元是互利合作关系，避免破坏集群组织行为，分散外部环境动荡的风险，强力的手段是良好的合作关系的重要保障。集群不代表内部没有竞争，相反，各组织单元的内部竞争更有利于内部管理效率提高和降低成本，同时组织单元内部竞争能加强单元生命力和适应性。

组织运行是在机制的规约下进行有效的分工协作，运行的基础是建立信任、公平的关系，同时刺激各组织单元内部的竞争。可以认为信息集群在明确的共同目标下实现有效的协调，加大管理的力度，减少管理层次，增强组织内横向沟通以及与外部环境的沟通，促使寻求与外部环境相对稳定的依赖关系，实现信息资源的流通与共享，发挥图书馆整体作用，进而形成自己的核心竞争力。

结合以上分析，基于信息集群的组织变革应遵循以下原则：有利于维护各自的优势和利益，有利于形成共同的竞争优势和效益，有利于各组织单元的自我完善和优化，通过实施以上互为联系的原则，信息集群不仅能够实施新的组织结构，还能够降低组织内部互动的复杂程度，提高内部协同工作的质量，以上三个基本原则的共同指向是保持集群体的生命力。

3、基础组织模式

基础组织模式应该反映信息集群基本特征，即组织是一群有着共同目标的单元联合体，这些单元之间存在着分工与协作关系，各自有不同的责任和相匹配的权利，并且按照一定的方式互相协作，同时在分工与协作过程中，组织必须具备自己的规则和标准，来协调矛盾并解决问题。

信息集群体包括两部分，第一部分是集群体内部单元的再组织，即该集群体具有内衍性，体内部单元以原有的竞争优势型为基础创新组织结构，这些新的组织结构有利于推动和适应集群体的发展；第二部分是集群向外部单元的扩展，即集群体具有外延性，集群体可以从外部单元获得新的资源，然后通过集群体的扩充提升集群的资源。集群体的延伸机制不断丰富集群体，成为一个具有生命力的发展群体，基于以上分析，可以得到信息集群的基本组织模型。

根据组织结构相关研究成果，确保组织结构具有可操作性和可持续性，必须建立监督和考核机制，即集群组织机构必须建立约束机制，主要分为行政约束和技术约束，行政约束主要包括管理制度、相关法律法规，技术约束包括标准、规范、技术。因此应附加约束体，与基本信息集群体组成完整的信息集群，来保证组织结构的生命力和创新力。

4、组织架构形式

基础组织模式解决了信息集群各组织单元的平面和机制关系，组织架构反应的是通过改变不同体系组织单元整合成统一的集群共同联合体，变革是多维的，按照整合后的相互关系，组织架构从管理主体、集群层次和相互之间的融合度进行讨论。

4.1按集群后的管理主体分，可分为政府主导型和图书馆主导型两种。

政府主导型：以政府为集群多方的管理主体。政府主导型的优势在于，政府可以充分发挥宏观调控作用，利用行政权力和政策，有效地协调各方面关系，为信息集群发展提供良好的外部环境。政府主要对发展方向和战略等进行决策，并负责外部环境和基础投入等方面工作。具体的活动由各馆自主决策、自主完成。

图书馆主导型：集群的多方是独立的平等的，行为完全是图书馆行为。图书馆主导型的优势在于图

书馆具有反应迅速、灵活多变的特点，

4.2按整合的层次分，可分为全面型、单一型和区域型三种。

全面型：相邻的图书馆所有的资源均融合到一个集群中，事实上成为一个网上集群共同体图书馆。这种全面型的集群能有效地实现统一规划、统一建设、统一管理，充分实现资源共享。

单一型：相邻图书馆就某一方面开展合作。此种合作，往往是某一大馆和邻近小馆间开展的。为了提高竞争力，一些小馆并不具备足够的资源提供服务，需要借助其他馆的力量，而该馆也需要小馆来增加其资源和服务对象。各馆之间是相对独立的，相互之间不具有从属地位。

区域型：某一区域图书馆具有各自的资源和服务对象，而且具有自身的条件和优势。如果单个图书馆独自运作，完全服务于自己的对象，将造成资源的浪费和服务主体的不便利，同时无法形成有效的竞争资源。按照此种类型集群的各个图书馆，既可发挥各自的专业优势，又可形成竞争与合作的关系。集群将充分发挥各自特点，避免重复建设，实现错位发展。

4.3按集群相互渗透程度分，可分为紧密型和松散型两种。

紧密型：是指不同的图书馆通过联合，在网络中完全可视为同一馆，在可持续发展中，共同制定发展战略，利益共享，风险共担。紧密型是联合的最高形式，是不同的利益体合二为一，实现生产要素、技术成果、信息、人才等资源的完全互动，最大限度地利用资源，原本激烈的甚至是恶性的竞争将转变成内部的有序竞争。

松散型有两种形式，第一种是指各主体间为了某一个共同的目标结成集群，主体间保持相对独立；第二种是指各主体间完全独立，只是一种互惠互利的关系。

以上讨论说明全面和紧密型是最简单、直接的方式，是一种彻底的变革，但其面临体制问题所带来的成本过大，也不符合“模式具有理论上的合理性和现实中的可行性”基础，因此，对照基础模型，图书馆信息集群组织结构采用政府主导的松散区域型架构是合适的。

5、组织结构实践模型

为了实践政府主导的松散区域型图书馆组织架构，进一步讨论具体组织结构模型来指导实践。赫里格尔和斯洛坎姆根据外部环境和内部选择两方面因素，将组织结构分为高度集权制、直线职能制、矩阵组织制、多分部制四种类型。矩阵制组织是为了改进直线职能制横向联系差、缺乏弹性的缺点而形成的一种组织形式。它的特点表现在围绕某项专门任务成立跨部门的专门机构，力图做到条块结合，以协调有关部门的活动，保证任务的完成。这种组织结构形式是固定的，人员却是变动的。这种组织结构非常适用于横向协作和管理改革任务。因此组织结构实践模型采用矩阵混合模式。

该组织结构由政府、图书馆和信息集群共同组成。政府属宏观职能部门，对信息集群进行规划和调控，建立起有效的协调机制、激励机制和评估体系，加强约束体的建设和完善，尽可能地消除存在的障碍；各图书馆呈水平分布，其地位是平等的，但其先后顺序根据贡献率和权重可以调整，各馆内部由垂直的部门组成；信息集群呈垂直分布状态，由多方面各种专长的有关人员集合到一起组成，根据需要可以组合，在政府和各馆的共同领导下开展工作，是具体执行和落实机构，信息集群与各组织单元内的部门关系呈网络结构。在该结构中，垂直的活动被聚集为各组织单元的内部管理和业务功能，水平的活动是为了实现信息集群的专项业务功能，垂直活动相对固化，水平活动则根据需要灵活调整。

该结构的优点是将横向与纵向关系相结合，加强了横向联系，有利于协作；针对特定的任务进行人员配置，有利于发挥个体优势，做到对外市场化，对内计划化，集众家之长，同时具有较大的机动性；有利于信息交流、互相激发、相得益彰，提高自身优势，增加互相学习机会，同时该结构强化了对优先级的考虑，有利于提高专业水平和服务能力。在决策中，专业人员的参与，极大地提高了信息反馈的速度和准确性，使得信息决策更具有权威性和专业性，信息集群精、专、准、尖、新的特点进一步得到完美发挥。

信息集群的组织结构的组成为政府和图书馆，有效地解决了信息集群内部组织问题，事实上任何集群的内部与外界不是割裂的，更大范围内的社会经济效益平衡的问题，即集群体内和外部组织的效益对组织的生命力问题可作进一步研究。同时随着集群的逐步完善和创新发展，必然会促进和改变原有的组织模式，即存在一个反馈的过程，通过反馈会进一步提升信息集群组织的服务能力。