解读公文筐测验

　　公文筐测验，顾名思义，就是对特定职位(通常是目标岗位)的管理人员在日常工作中经常遇到的各类典型事务进行编辑、加工，并设计成若干种公文让测评对象处理，由此评价其在将要面对的典型职业环境中获取有关资料、妥善处理各类信息、准确做出管理决策、有效进行协调和控制的工作能力。在国外，公文筐测验是评价中、高层管理人员的重要工具，也是评价中心技术中应用的最多的一种测试手段。在我国，公文筐测验也越来越广泛地被应用于领导干部和管理人员的选拔、评价。可是，面对公文筐测验，仍然有不少HR工作者感觉它像个“黑箱”，心头萦绕着许多疑问：为什么要采用公文筐测验?它适合评价哪类人员，哪些能力素质?如何开发公文筐测验程序等等。现逐一解读如下：
　　
　　为什么要采用公文筐测验
　　
　　大家知道，针对不同岗位、不同层级的候选人，评价内容和参照点自然也不相同。面对较低层级人员的评价，不管是用面试，还是一般的心理测验，都比较容易解决。但当评价中、高层管理人员时，因为他们在日常工作中面对大量复杂的经营管理问题，使单纯的面谈、案例分析和个性测验，都不足以反映其岗位要求的复杂性和重要性。而公文筐测验通过选择带有“高仿真度”的典型工作场景，使测评对象置身于接近真实的工作事务中，在有限时间内形成处理意见，从而能较好地综合评价其管理能力。
　　具体看，公文筐测验的优势主要表现在以下三个方面：一是评价内容和情景具有很强的针对性。公文筐测验汇总了涵盖多个经营管理问题的任务情景，且这些任务情景是测评对象在今后的工作中必然要面对的，它比单纯的情境面试、案例分析和角色扮演更加丰富，更具有逼真性；二是全方位、立体地勾画出了测评对象的能力素质状况。因为是多个文件组合，所以当对某个能力指标的评价有异议时，可以参考其他文件进行佐证评价；三是公文筐测验所采用的文件取材于实际管理活动，是测评对象拟任职位需要处理的文件。大量案例证明，层级比较高的测评对象比较容易接受这种测验形式和测验结果，特别是在晋升评价时。
　　
　　适合评价哪些能力素质
　　
　　鉴于公文筐测验较高的开发和使用成本及其适合评价指标的特点，目前它主要应用于中高层管理人员的评价。由于它可以将管理情境中可能遇到的各种典型问题抽取出来，以书面的形式让测评对象来处理，所以它可以考察测评对象多方面的管理能力，特别是计划能力、决策能力、分析和判断问题的能力、给下属布置工作并进行指导和监督的能力等等。相对而言，人际沟通、团队合作等基础类、潜能类指标，不宜采用这种形式进行考察。
　　公文筐测验考察的能力素质归纳起来，可以分成以下两类：一类是与事有关的能力。公文筐测验的各种公文会涉及到组织中的各种事件，测评对象搜集和利用信息的能力(洞察力)会首先体现其中。另外，有的事情需要测评对象做出分析、综合、判断(分析判断能力)，有的事情需要做出决策(决策能力)，有的事情需要组织、计划和协调(计划能力、组织协调能力)，有的还需要分派任务(授权能力)，而且在纷繁复杂的事情中需要分清轻重缓急等等，这些能力都可以在公文处理中得到反映。同时，由于与其它测评方法相比，此种方法提供给测评对象的测验材料及其作答都是以书面形式实现的，所以还能有效地考察测评对象的文字与写作能力。
　　另一类是与人有关的能力。在公文中会提到各种各样的人物以及他们之间的关系，好的公文筐测验会把人物的特点勾勒得淋漓尽致。测评对象除了处理公文中的事情之外，还需要对与文件有关的人物非常敏感。因为，很多情况下，事情处理得是否得当，取决于当事人是否能够正确理解他人的意图、愿望和人物之间的关系。
　　另外，从能力素质指标的复杂程度来看，我们可以将公文筐测验的评价指标划分成综合性管理指标和管理风格类指标。前者考察诸如组织计划、协调、决策和资源整合等综合性管理素质。而管理风格类指标主要考察测评对象的决策风格、行事风格、团队管理风格等。正如有人曾指出的，即使你不知道如何评价公文处理结果，你也能从他的整体回答情况中看出他的管理风格和大致水平。
　　
　　公文筐测验的流程
　　
　　最简单意义上的理解，公文筐就是“一大堆待处理公文的累积”，而且，这些“待办事项或公文”是处于具体背景之中的(比如特定的组织背景或行业背景)。可能是由各部门送来的报告、备忘录，上级下发的各种文件，与其他业务单位的信函等等。要实施公文筐测验，必须准备好这些公文。作为评价者，还需要具备指导语(指导测评对象如何作答)、场地布置图(指导场地如何布置)等相关资料；从评分的角度来看，还需具备评价标准和评分记录表等。从实际组织与实施角度出发的公文筐测验流程如图一所示：
　　
　　有些公文筐测验完全是各种待处理文件的组合，在测验实施上不讲究环境的仿真和模拟，此即“文本模式”的公文筐测验，这种评价组织起来相对容易，适合大规模人员同时测评。而有的公文筐测验在实施上比较讲究对测评环境和情境的模拟，比如在环境布置上尽量与真实办公环境相似，而不是布置成考场的样子，这种方式也被称为“理想模式”的公文筐测验，其组织成本要高一些，适合人数较少时的测评。
　　
　　如何开发
　　
　　上面提到的“文本模式”的测验是按照事先想要评价的指标设计的，这样设计的好处在于：具体评分的时候比较容易操作，哪个文件对应哪个指标比较清楚，且文件也确实可以考察出相应的能力素质。可能存在的问题是：公文中的待处理事件不一定是候选人目标岗位上的典型事件，这些事件可能超出了目标岗位的职责范围，很多不该发生在该岗位上的事件却在公文中发生了，仿真性大为降低。
　　
　　与“文本模式”相对应的则是“理想模式”的测验。因为，公文筐测验的初衷就在于尽量模拟真实的管理情景和问题，以提高对他们未来工作绩效和管理能力的预测准确度。所以，“理想模式”操作的关键在于：根据目标岗位管理人员的日常工作习惯、情景、面临的问题、经常接触的人和物来设计公文筐的内容和结构。通常而言，一个好的公文筐测验在设计时要遵循如图二所示的流程。
　　下面，我们依次看一下各个环节所包括的具体内容：
　　
　　确定测评指标
　　
　　通过工作分析或岗位胜任力特征来分析、理清拟任岗位的要求是确定测评指标的基础。这需要通过查阅有关职位说明，与任职者或其上级领导进行深入细致的访谈等步骤来完成。如果需要访谈对象的数量比较多，可以采用问卷的方式进行调研。另外，企业所在行业的特点、企业内外环境、企业文化、测评目的、管理职务设置目的、管理者的工作关系及其工作资源等方面也是确定测评指标时需要考虑的重要内容。
　　
　　搜集素材
　　
　　文件素材不能凭空杜撰，必须从任职者的实际工作出发。可以请一批绩效比较好的任职者或者他们的直接上级进行交流研讨，运用关键事件访谈法，让他们回想在自己工作当中处理过的、印象比较深刻的各种事情，并请他们写出来。为了得到任职者的配合，对关键事件的回忆通常应从正面事件开始，因为大多数人比较容易谈论自己取得成功的事情，这样做能使他们很有信心，从而乐于去回忆。为了不致于使获得的事件偏离考察主旨，事先应该将测评要素及其内涵告诉参与交流研讨的人员，让他们围绕这些测评要素回忆。至于征集多少关键事件，要根据所编制文件的数量而定，一般应按所需文件数量的两至三倍征集。
　　
　　编制文件
　　
　　因为完全真实的材料可能会过于偏重考察经验，从而忽略了潜能的考察。据此选拔出来的人也因为与招聘单位文化背景相类，从而违背了通过引入外来人才给单位输入新鲜血液的本来目的，同时这对非本单位的外部应聘者也不公平，所以需要对关键事件访谈法得到的大量素材进行后期加工、编辑。首先把无效资料从大量素材中筛选掉。另外，对那些访谈时获得的不符合要求的事件不要急于删除，我们可以从另一个角度分析它是否能反映其他测评要素。其次，对有效访谈资料进行精加工。针对太抽象或不够完整的资料，要进行适当补充使其完整；针对包含多个事件的资料，要进行适当拆分，以使其思路清晰；针对描述繁琐的资料，要进一步精简使其简单明了。最后还需要对文字陈述进行加工，以保证文件表述清楚，文句简明扼要。
　　总而言之，编制成型的文件应该具备典型性、主题突出和难度适中等三大特征：所谓典型性是指文件内容必须涉及未来工作中最主要的活动，必须是对多种情况的归纳与概括；主题突出强调的是单个文件应该以一个主题为核心，尽量避免一个事件的多个方面都是重点；强调难度适中，是因为测验的目的在于区分能力不同的测评对象。因此，应该尽量避免测验中的“天花板”效应和“地板”效应(使得大家的得分都很高或者都很低而不能区分)，通常应该由易到难，形成梯度。
　　
　　确定评价标准
　　
　　公文筐测验编制结束以后，还有一个非常关键的工作要做，就是确定公文筐测验的评价标准。为了使评价标准具有针对性和实用性，在编制评价标准时需要收集所编制公文的各种处理结果和处理办法。一个比较有效的做法就是请相关的在职人员去处理编好的公文筐。这些在职人员与将来应聘的测评对象在岗位特征和岗位层级上具有相似性，在文件处理结果上也应具有一定的相似性。另外，在收集公文处理办法时要把握两个原则，即答题的人数应在几十人以上，不能太少；答题时间可以稍微宽松，以保证答题者能有充分的时间处理完所有的文件。待各种处理结果收集完毕后，我们需要将结果进行汇总分类，列出表格。让有经验的高层管理人员或者主管对上述所有的答案用三级量表评定(好、中、差)，并进一步确认题目测试的要素以及答案可能反映出来的测评对象的能力水平。在此基础上，对评价结果进行统计和整理，得到各种文件的可能答案表及评分标准。
　　
　　效度检验
　　
　　验证测验效度是编制公文筐测验的最后一项工作。我们可以将公文筐施测于一批绩效优秀的任职者和一批没有管理经验的一般人员。然后比较两个团体的作答结果，假如两个团体的作答结果没有显著性的差异，或者一般人员的作答结果比优秀管理者的结果要好，则说明编制的公文筐测验区分效度不明显，需要进一步的修改。假如优秀管理者的结果明显地好于一般人员，则说明这份公文筐测验具有较好的效度。
　　希望上述就公文筐测验的阐释，对您的招聘评价工作能有所帮