实物档案的科学保管

尧　欣

十几年来，由于丰富馆藏和档案利用的需要，越来越多的实物档案开始进入档案馆保存并频繁出现在各种展览中，使得实物档案的保管成为档案部门必须面对而且亟待处理的实际问题。但在实践中，目前我国绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也尚不具备纯熟的保管技术和方法，很大程度上还依附于现有的纸质档案的保管方式，导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至部分已濒临损毁。为此，研究如何对各种形式的实物档案进行切实有效的保管就显得尤为必要。

实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律，没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格，也没有声像档案那样既定的载体材料，这使得档案的收集和保管工作变得更为复杂，需要档案工作者必须做到全主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言，可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。

一、实物档案保管的特点

实物档案有别于现有主流档案的特性必然会给其保管工作带来许多新的问题和挑战。相对成熟的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法并不一定适用于实物档案，为此，准确把握实物档案保管的特殊性是进一步对其进行合理妥善保管的前提和基础。

1、形成时间的不确定性

由实物档案的定义可知，奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，它必须以其形成单位的工作实绩为基础，而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或主体上的规律性，因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。此外，并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案，这无疑又为保证档案的齐全和完整增加了一份难度。

2、保管的空间局限性

实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便，而且严重威胁到档案库房的保管空间。一件实物档案小可以是一枚徽章，大则可以是一幅牌匾，相对于我国现有的档案库房而言，这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆，保存空间的拮据必将影响到整个保管工作的开展。

3、备份困难

为了便于用户的利用，无论是纸质档案、声像档案还是电子档案通常情况下在保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件，而对于实物档案制作备份却有所不便：一方面，要逼真地再现档案原件，在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高，复制难度较大；另一方面，复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此，实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

4、保管技术不成熟

实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式，同一类别的载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。而现今对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要，保管技术的不成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。

二、加强实物档案保管工作的几项措施

在明确实物档案保管特点的基础上，应采取相应的手段和措施对已有的实物档案进行妥善有效的保管，笔者认为可以从以下几方面着手：

1、加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系

依据现代化的工作流程理念，要切实加强实物档案的保管必须做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。从现阶段实物档案保管的实际来看，首先，必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，近几年来档案馆和博物馆都将实物档案视为己有并不同程度地加大了收集的力度，导致一些档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，在兼顾馆藏和保管条件的前提下，做到“有档可归、有档不归”，立足现有资源最高效率地维护实物档案的完整与安全。

其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法，不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同，实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度，并在事实上已成为档案工作者当前面临的亟待解决的一个重要问题。

2、对实物档案进行科学分类及合理鉴定

由于实物档案载体材料繁杂且形态大小不一，给档案管理带来诸多不便。为使保管工作尽可能合理，应着重做好以下两方面的工作：

第一、对实物档案进行科学分类。分类的标准多种多样，可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别，但从延长档案寿命的角度而言，将同一载体材料的档案归为一类较为合理，这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。

第二、对实物档案进行准确合理的鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境，从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理，以确保馆藏档案的质量。特别是对于一些价值不高、体形较大的档案必须坚决予以销毁。从某种程度上讲，加强档案的鉴定也是提高实物档案保管效率的一个重要途径。

3、加强实物档案保护技术的研究

实物档案信息内容完全依附于载体而存在，特别是一些经雕刻、铸造等工艺处理的奖杯、牌匾等，其信息更是由载体的变化而表现出来。由此可见，保护实物档案的重点应定位在载体保护上，而要延长载体的寿命其保护技术的成熟与否是起决定性作用的关键之所在。首先，要注重实物档案日常保存环境的研究。档案在进馆后绝大部分时间都储存在库房中，周围环境的温湿度、光照强度和清洁度等都会对档案的寿命产生重大的影响，如库房湿度、虫霉等对实物档案载体特别是某些木质档案影响显著。为此，合理准确地控制保管环境仍是档案日常维护的核心工作，也是确保档案得以长期保存的根本条件。

其次，必须特别关注实物档案展览时的技术保护。实物档案直观鲜活的外部特征使得它在各种展览中频频出现，高频率的展览对档案本身将造成不同程度的损伤，并且在实物运输过程中也极有可能导致档案的毁坏，这些都需要在利用过程中采取相应的保护措施加以防范。

再次，应加强实物档案修复技术的研究。大多数被接收进馆的实物档案都具有较高的历史价值，其中部分档案载体本身就是价值的最鲜活体现。若实物档案遭到破坏，很可能由于其制成材料或制作工艺等方面的原因造成档案载体修复的困难，进而致使档案信息难以还原。因此，档案保护工作者还必须深入研究实物档案各类载体制成材料及相关制作技术，有针对性地开展档案修复工作。

4、强化相关人员的保护意识，提高保管人员的业务素质

由档案工作人员和利用者共同构成的主体一直以来都是左右档案安全保管的根本性因素，对档案的“生死存亡”起着决定性的主导作用，当然实物档案的保管也不例外。为此，首先有必要强化相关人员的保护意识。它要求档案工作人员在对档案进行日常维护和操作处理的过程中时刻注意对实物本身的保护，严格遵守相关的制度规范和操作流程，不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。此外，特别值得一提的是，无论是在何种利用场合，主办方都必须在提供利用之前对用户进行必要的保护知识教育，尽可能减少在实物档案参展或外借过程中由于人为因素造成的碰伤、丢失等事故的发生。其次，作为一名合格的档案工作者，在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识。就实物档案的保管而言，这点显得更为重要。对各实物档案所反映和展现的历史事实和相关背景的掌握不仅是档案保管工作的实际需要，更是确认档案保存价值的必要条件。换句话说，了解和掌握档案的产生环境和所反映的历史等背景知识已成为实物档案保管工作中必备的一项重要内容。

参考文献：

1、段振强： 《为实物档案定个位》，《北京档案》2006年第1期。

2、王世强：《谈谈实物档案的管理》，《兰台世界》 1998年第3期。

3、南献德：《反“实物档案”论》，《中国档案》1997年第9期。

作者单位：解放军南京政治学院上海分院