档案馆编研作品的资料来源不应局限于馆藏

霍冬梅

编研工作是利用档案服务社会的一项重要工作,作为编研作品的资料来源应该丰富多样,具有广泛性和社会性｡但目前档案馆藏结构单一是每个档案馆的通病,这导致相当一部分编研作品内容简单,实用性不强｡因此笔者认为,编研作品的资料来源不应局限于馆藏,应将社会上可靠的信息资源作为辅助资源加以借鉴和利用｡

一､编研作品的种类

决定了资料来源的广泛性

按照档案信息资源加工的程度,档案编研作品分为三类:一是编纂类,即按一定题目对档案文献进行查选､加工､编排和评价,以出版的方式(包括内部)提供档案信息的工作｡二是编述类,即在利用档案文献的基础上,对档案内容进行浓缩､提炼､组合而成的,如档案馆指南､大事记､组织机构沿革等,也称二次加工的文献作品｡三是撰述类,即按照一定题目,在对档案信息内容进行深入研究､分析､综合的基础上,提炼信息内容本质和内在联系的创作性成果,同时也包括编史､修志､结合档案馆藏编写的考证文章､论文和著作等,它是编研的最高形式,也称为三次加工档案文献｡

按照上述分类来分析北京市密云县档案馆编研作品的构成,目前档案馆编研作品共64种,其中属于编述类的作品37种,占总数的58%;撰述类17种,占总数的26%;编纂类10种,占总数的15%｡其中在编述类作品中简介､大事记､沿革､汇编类29份,占此类作品总数的45%,这部分资料直接来自档案,通过提炼､整理编辑而成｡而编纂和撰述类作品,因材料提供的史实必须真实,有的涉及年代久远,在馆藏资源不充分的情况下,就需要向社会搜集和征集来完成｡如:史料选编中一些回忆性文章和口述材料,档案馆中是没有的,必须找亲历过的老同志或是当事人回忆才能得到｡在一些撰述性作品中,需要在充分研究历史的基础上,对其特点､规律进行深入分析研究,并结合本地区历史演变和社会发展进程,提出对今后发展和工作起指导和借鉴作用的思想和观点｡这就要求作品必须结合当前党的中心工作,把握新时期党的政策､形势和任务,这些资料在馆藏中是找不到的,必须依靠各级党和政府的有关政策性规定性文件､党报党刊等可靠信息资源｡所以说,有的编研作品如果不借助馆外可供利用的信息资源,只依靠馆藏,就只能停留在“编”上,很难在深层次研究与开发上取得成效｡

二､编研作品的服务对象

决定了资料来源的多样性

近年来档案服务作用的影响日益扩大,编研工作也不只是起到索引和方便查阅的功能,而是在满足档案馆利用的基础上,以服务党和政府中心工作为重点开展深层次､多形式的编研｡编研作品在内容和形式上突破了传统定式,更注重现实服务性､社会服务性,注重为本地区的政治､经济､科技工作以及领导机关和基层群众服务的效果,这就需要编研作品的形式应该多样､内容更加丰富､作品取材范围更为广泛｡而目前馆藏档案受进馆时间的限制,且进馆档案又以文书档案为主,编研工作不可能有什么资料编什么作品,这样就失去了编研工作的意义｡如果只单纯地依靠现有的馆藏,不去积极拓展档案信息资源空间,就会使编研工作受到局限｡

三､档案馆的性质和任务

决定了资料来源的广泛性

档案馆的性质和任务,决定了档案馆不仅保存和积累国家档案财富,还承担着向社会传播档案信息,进行宣传教育,为社会的政治､经济､科学､文化等各方面工作服务的功能｡通过开展编研,积极主动地为本地区的中心工作服务,这样既宣传了档案馆藏,又架起了档案与社会沟通的平台｡随着档案服务领域的不断拓展,档案馆的社会服务功能也随之发生了巨大变化,如档案的对外开放､爱国主义教育基地所产生的社会效益,现行文件利用中心的应运而生,使档案编研作品的形式多样,内容丰富多彩｡除传统的文字编辑外,还有出版画册､举办档案展览､拍摄档案专题片等形式,大大提高了档案的利用价值｡而这些仅仅依靠现有馆藏是远远不够的,还需要借助社会各方面信息资源的注入为编研工作服务,才能编写出更多优秀的作品｡如2004年密云县档案馆举办的《建国55周年密云发展成就展》,需要用图表绘出55年的主要经济指标,其中1995年至2004年的统计资料在馆藏中是没有的,而这10年正是密云县经济快速发展,各项工作取得辉煌成就的重要时期,为办好展览,县档案馆只能通过向有关部门借用资料来完成｡因此,笔者认为馆藏资料是编研工作的重要素材,但还应吸纳社会可靠的信息资源,否则,有的编研工作就会因受材料所限半途而废｡

四､多渠道开发档案信息资源

1､立足馆藏､走出馆门

档案馆在进行编研工作中,通过利用馆藏和多渠道向有关部门以及社会征集､搜集资料,能够使作品贴近现实､贴近社会｡如密云县档案馆为纪念抗战胜利60周年编辑出版的《密云地区抗日斗争史料选编》一书,其中一些文章是从亲身经历战斗的老同志､老领导手中收集来的,还有一些编研作品是参考了正在执行中的政策､文件编写成的｡

馆藏资源作为档案馆编研工作中不可获缺的重要内容,是任何时候都不能否认的事实,但编研工作需要大量可供利用的信息资源,它不但需要丰富的馆藏积淀,而且还需要包括没有进馆的可供利用的信息资源,以及工作中正在执行的政策和社会关注热点的可靠信息资源?穴如党报､党刊､新闻等?雪｡否则,只谈馆藏的编研,坐在馆藏的资料堆中,不去了解社会需要,不问实事,有什么资料编什么作品,那么再好的编研作品也只是闭门造车､纸上谈兵,更谈不上为现实工作服务,永远也跳不出“编”的框框｡编研作品必须在充分挖掘馆藏信息资源的基础上,对读者群体和社会需求进行深入调研,变有什么资料编什么作品为编什么作品找什么资料｡改变“闭馆自守”的局面,走出档案馆,面向社会各个领域,加强与基层档案室间和相关部门间的资源合作,扩展编研工作的选题取材范围,丰富作品内容,使作品编有对象､研有素材,弥补档案馆馆藏单一和受接收档案时间限制的缺限｡在取材方法上,采取从以馆藏档案资源为主,为利用馆藏和对外征集､搜集相结合的方式｡

2､加强合作,资源共享

积极整合社会信息资源,形成资源共享､人力共享､成果共享的良性编研空间,可以弥补档案馆编研人员少的不足｡更重要的是,通过合作,比如与县政协文史办､博物馆､政策研究室等部门合作,能够进一步提升档案馆信息资源的深度开发与利用水平｡密云县档案馆近几年与县委党史部门合署办公后,编研水平不断提高,编研作品在内容和形式上不断创新｡其中《村落发展概况与未来趋势》､《密云地区抗日斗争史料选编》､《白乙化烈士纪念文集》､画册《关怀》等一大批优秀编研作品受到好评,在全县重要会议和重大活动中发挥了重要作用｡这些都得益于单位间､部门间的横向联合与协作｡

3､强化基础､丰富馆藏

“巧妇难为无米之炊”,没有丰富的馆藏做积淀,就很难编出高质量的编研作品｡档案馆必须大力丰富馆藏,加强档案的征集和收集工作｡在接收党政机关文书档案的同时,还要注重专业档案如科技､会计､普查､审计､声像､实物和破产企业､名人档案的收集｡定期向社会征集珍贵的历史档案,增强档案馆文化底蕴,为编研工作打基础｡随着社会对档案编研工作的要求逐步提高,编研作品的形式不单单是简单的资料堆砌和汇集,编研作品应该能以一定的方式被社会所利用和认知并发挥作用｡其形式更应多种多样,能够满足社会各方面的利用｡编研工作离不开档案,馆藏档案是做好编研工作的前提基础,只有不断积累档案､丰富馆藏,才能充分利用馆藏资源,编写出具有地方特色和一定参考价值的编研作品｡

作者单位:北京市密云县档案局