医院人事档案管理的创新策略

摘 要：随着时代的发展，医院人事档案管理面临着越来越高的要求，传统的管理模式已经无法满足实际需求，创新的档案管理方式不仅可以提高管理效率，还能增强数据安全性及优化人力资源配置。然而，在医院人事档案管理的创新过程中仍然存在一些问题，包括缺少人事档案管理创新意识、人事档案管理创新手段单一与人事档案管理制度不完善等。为有效应对这些问题，建议提高认识档案管理的创新意识、丰富人事档案管理的创新手段与完善人事档案管理制度，以便进一步提升医院人事档案管理的整体水平，从而更好地推动医院人力资源管理的现代化。

关键词：医院；人事档案管理；创新；管理制度

引言

医院人事档案管理的传统模式主要依赖于手工操作，不仅效率低下，还存在较大的安全隐患，难以满足现代医院管理的需求。近年来，广泛应用于医疗行业的信息技术，为医院人事档案管理的创新提供了契机，可以极大地提升人事档案管理的效率。医院在实际操作中，人事档案管理的创新仍面临诸多问题。这些问题的存在，严重制约了医院人事档案管理的效能提升。因此，深入探讨医院人事档案管理的创新策略、找出适应现代化医院管理需求的有效途径尤为迫切。

1 医院人事档案管理的创新意义

1.1 有利于提高管理效率

第一，医院通过引入数字化档案管理系统，传统的纸质档案可以被电子化管理，这种数字化手段能大大减少人工处理的时间，从而有利于提高数据管理的速度。第二，医院各部门之间的人事档案信息可以通过网络平台实现即时共享，打破信息孤岛。这样一来，人力资源部门、财务部门和临床科室等不同部门可以实时获取和更新相关人员的信息，避免信息传递过程中的延迟，从而大幅度提高了工作效率。第三，在人事档案管理工作中，通过引入先进的管理软件可以实现档案自动分类、自动提醒和自动生成报表等，能减少人为操作的失误，有利于提高工作效率。第四，医院通过对人事档案数据的统计分析，可以更全面地了解员工的工作表现、培训需求和晋升潜力等信息，为人力资源管理决策提供有力支持，从而有利于提高人力资源管理的效率。

1.2 有利于增强数据安全性

第一，传统的纸质档案管理方式存在着诸多安全隐患，而通过引入数字化的档案管理系统，可以有效避免这些问题，从而有利于保证数据的安全性。第二，创新的人事档案管理系统可以定期进行数据备份，并将备份数据存储在不同的物理地点，保证在发生意外情况（如火灾、洪水等）时，档案数据能够迅速恢复，从而有利于提高数据的安全性[1]。第三，数字化档案管理系统通常具备详细的操作日志，可以记录每一次档案的访问、修改和删除操作，这种操作日志能帮助管理者及时发现异常行为，防止内部人员的违规操作，从而更好地保障数据的安全。第四，创新的人事档案管理系统还可以通过权限控制，保证不同层级的员工只能访问与其工作相关的档案信息，可以有效防止数据被滥用，从而实现对档案数据的安全化管理。

1.3 有利于优化人力资源配置

医院人事档案管理的创新，有利于优化人力资源配置。一方面，医院通过数字化人事档案管理系统，可以对员工的各类信息进行系统化与结构化的管理，让人力资源部门能更全面地了解和掌握员工的基本情况，从而为合理配置人力资源提供坚实的数据基础。另一方面，当医院需要安排值班表或分配临时任务时，系统可以快速查询到最合适的员工，并基于其工作负荷、技能匹配度与历史表现做出最优化的安排。这种基于数据分析的人力资源配置，有利于提高工作的效率。此外，医院通过对员工档案的长期跟踪和数据分析可以识别具有发展潜力的员工，并为其制订个性化的职业发展计划，从而优化医院的人力资源结构。另外，医院的工作环境和需求是不断变化的，传统的人事档案管理方式往往难以及时响应这些变化，而数字化档案系统可以通过实时更新帮助管理者快速调整人力资源配置，保证医院在不同阶段都能保持最佳的人员配备。

2 医院人事档案管理创新存在的问题

2.1 缺少人事档案管理创新意识

在医院人事档案管理中，缺少创新意识是一个显著的问题，主要表现在以下几个方面：第一，许多医院的管理者认为传统的纸质档案管理方式已经足够成熟与可靠，缺少主动变革和创新的动力。第二，医院的创新文化和氛围不够浓厚。许多医院在日常管理中注重业务流程和日常事务的处理，却忽视对员工创新意识的培养与激发，缺少对创新理念的宣传和教育，导致员工在工作中难以产生创新的想法和措施，从而不利于人事档案管理工作的创新发展[2]。第三，医院人事档案管理人员在工作中较少关注外部环境的变化和行业内的先进做法，缺少主动学习和借鉴的意识，容易陷入自我封闭状态，从而导致管理方式发展滞后。第四，面对人事档案管理中的各类问题和挑战，管理者往往采取应急和补救措施，而不是从根本上进行创新和改进。这种被动应对的方式导致问题积累和重复出现，从而进一步限制管理效率的提升和档案管理水平的提高。第五，人事档案创新活动的激励机制不健全。医院通常缺少对人事档案创新行为的鼓励和奖励制度，员工在工作中提出的创新建议和措施难以获得应有的认可和激励。这种激励机制的缺失，导致员工在工作中缺少积极性和主动性，从而使创新意识难以得到充分发挥。

2.2 人事档案管理创新手段单一

人事档案管理创新手段单一是当前医院人事档案管理中存在的另一个突出问题。第一，技术手段匮乏。许多医院在进行人事档案管理创新时局限于简单的信息化和电子化手段，没有进一步引入大数据分析和人工智能等技术来提高管理的智能化和精细化水平，从而导致档案管理的创新效果不显著。第二，管理方法单调。在许多医院，人事档案管理的创新往往只是形式上的变化，而未能在管理方法上开展深层次的改进，一些医院虽然引入了电子档案管理系统，但在实际操作中管理流程和方式仍然沿用传统的手工操作模式，没有实现真正意义上的流程优化和管理创新，从而使创新手段难以发挥应有的作用[3]。第三，缺少多元化的管理模式。许多医院在人事档案管理上往往采用一刀切的方式，忽视不同部门和岗位的特殊需求，导致缺少灵活性和针对性，难以满足医院复杂多变的管理需求。第四，人事档案管理对新兴技术和方法的应用不足。医院在进行人事档案管理创新时，往往对新技术和新方法的尝试持保守态度，缺少勇于尝试和不断探索的精神，导致了创新手段的单一化和滞后性，从而使医院难以享受到技术进步带来的红利。第五，医院对外部资源的利用不足。医院在进行人事档案管理创新时，往往局限于内部资源的使用，忽视外部资源的整合和利用，缺少与其他医疗机构、科技公司与科研机构的合作，导致创新手段的单一性和局限性。

2.3 人事档案管理制度不完善

在医院人事档案管理的创新中，存在人事档案管理制度不完善的问题，主要表现在以下几个方面。第一，许多医院没有建立系统化与规范化的档案管理制度。档案管理缺少统一的标准和流程，导致档案的收集、整理、存储和利用等缺少明确的规范和指导，容易出现混乱和失控的情况，从而严重影响档案管理的效率和质量。第二，档案管理制度的执行力不足。虽然有些医院制定了一些基本的档案管理制度，但在实际执行过程中，往往缺少有效的监督和管理，导致制度形同虚设，从而不利于创新工作的落实。第三，在档案管理人员在实际操作中，由于工作繁忙或缺少重视，未能严格按照制度执行档案管理工作，导致档案管理工作流于形式，无法达到预期的效果，从而使档案管理制度无法发挥应有的作用。第四，许多医院的档案管理制度依然停留在传统的管理模式上，未能及时引入和应用新的管理理念和技术，导致档案管理难以适应现代化管理的要求，从而阻碍了档案管理水平的提高。第五，档案管理制度的覆盖面不全面。许多医院在制定档案管理制度时，只注重某一方面的内容，如档案的保密性或存储安全性，而忽视档案管理的整体性和全面性，这样的制度设计导致档案管理的各个环节缺少系统的协调和配合，从而会降低管理的整体效率和效果。第六，许多医院缺少针对档案管理人员的系统培训和考核机制，导致档案管理人员在实际工作中缺少必要的培训和考核，往往难以胜任复杂的档案管理工作，从而影响档案管理的质量和效率。第七，档案管理制度的不完善还表现在对档案管理工作的激励和约束机制上。许多医院缺少对档案管理工作的有效激励和约束措施，导致档案管理人员的工作积极性不高，管理工作难以高效开展，从而不利于档案管理创新的推广。

3 医院人事档案管理的创新策略

3.1 提高认识档案管理的创新意识

医院在信息化快速发展的时代，人事档案管理的创新意识显得尤为重要，因为创新意识不仅是技术手段的引入，更是观念上的转变和文化氛围的营造，所以只有在全体人员中普及和深化对创新的认识，才能为档案管理的现代化奠定坚实的基础。第一，医院管理层要树立强烈的创新意识，认识到创新在提升档案管理质量中的关键作用，为此可以组织高层管理者定期参加创新管理培训，学习最新的档案管理理念，以便了解行业前沿的发展动态。第二，医院可以通过内部宣传的方式，让全体员工认识到档案管理创新的重要性，为实现这一目标可以在内部刊物、公告栏或电子邮件中定期发布关于档案管理创新的文章和信息。第三，管理层要主动了解各种先进的档案管理技术，并探索其在医院人事档案管理中的应用前景，以便保证档案管理工作紧跟时代发展步伐[4]。第四，医院要设立专门的创新管理部门来负责推动档案管理创新工作，这个部门可以定期召开会议，讨论、评估创新项目的进展情况，以便协调各部门的创新工作，保证创新措施能够有效落地。

3.2 丰富人事档案管理的创新手段

医院丰富人事档案管理的创新手段，需要从档案数字化、大数据分析、人工智能应用、系统集成化和云计算部署等方面入手，全面提升档案管理的创新能力，从而更好地实现人事档案管理的现代化。第一，医院要将传统纸质档案转化为电子档案，以便利用信息技术实现档案的电子化管理，这样不仅能提高档案管理的效率，还能大大节省空间。第二，医院要积极应用大数据技术，对人事档案进行深度分析，通过大数据分析，可以更好地了解员工的背景、技能、绩效和发展需求，为人力资源管理决策提供有力支持。第三，医院可以引入人工智能技术来提高档案管理的智能化水平。人工智能技术可以用于档案的自动分类、信息提取和智能检索等方面，能极大地提高档案管理的效率。第四，医院要建设统一的人事档案管理平台，以便将各部门与各业务系统的数据整合在一起，实现档案信息的集中管理，从而避免信息孤岛现象，提高档案管理的协同效应。第五，医院通过将档案管理系统部署在云端，可以实现档案数据的远程管理，提高档案管理的灵活性，还能满足医院大规模档案数据的存储需求。第六，随着科技的不断进步，新的技术不断涌现，医院要保持开放的态度，积极尝试应用适合的人事档案管理技术，这样才能更好地适应发展需要。

3.3 完善人事档案管理制度

完善医院人事档案管理制度，需要从制定全面系统的管理制度、建立责任分工、强化监督考核、加强培训和规范信息系统管理等多个方面入手，这样才能保证档案管理工作规范、有序及高效地开展，从而为医院的人力资源管理提供坚实的制度保障。第一，医院要制定涵盖档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节的人事档案管理制度，并明确各环节的操作流程，以便保证档案管理工作有章可循。第二，医院要建立严格的档案管理责任制度，通过明确的责任分工，保证档案管理工作有人负责、有据可查，从而更好地避免管理上的漏洞。第三，医院可以通过定期检查档案管理工作的执行情况，及时发现存在的问题，从而保证档案制度的有效实施[5]。第四，医院要定期组织档案管理人员参加专业培训，其中培训内容要包括档案管理的基本知识、最新技术、工具的应用及相关法律法规等，这样才能全面提升档案管理人员的专业素质及工作能力。第五，医院要建立档案管理的激励制度。通过奖金与表彰等合理的激励措施，可以更好地激发档案管理人员的创新积极性，从而为实现人事档案管理工作的高质量发展打下坚实基础。

结语

综上所述，医院通过提高认识档案管理的创新意识、丰富人事档案管理的创新手段与完善人事档案管理制度，可以有效提升人事档案管理的质量，从而更好地支持创新工作的发展。相信未来随着技术的进一步发展，医院人事档案管理必将不断完善，为实现高质量的医疗体系奠定坚实基础。

参考文献

[1]谭一菱.基于人力资源开发的医院人事档案管理创新[J].就业与保障，2023（06）：178-180.

[2]刘承业.医院人事档案管理创新研究[J].黑龙江档案，2022（06）：206-208.

[3]李丽燕.浅谈公立医院人事档案管理的创新路径[J].黑龙江档案，2022（03）：246-248.

[4]瞿琳琳.浅析新时期医院人事档案管理的策略[J].科技视界，2022（11）：53-55.

[5]王思懿.医院人事档案管理创新研究[J].吉林广播电视大学学报，2021（05）：158-160.

作者简介：于英娜（1990.06—），硕士研究生学历，烟台市烟台山医院馆员；工作及研究方向：档案管理。