《档案法》实施背景下人事档案“四化”路径探析

摘 要：贯彻落实新修订的《档案法》是档案领域当前和今后的重点任务。本文以《档案法》实施为背景，简要分析了《档案法》中有关标准化、规范化、科学化和信息化方面的内容和要求，再从“四化”探讨新时代做好人事档案收集、整理、管理和建设的具体措施，为推动新时代人事档案管理高质量发展作出有益探索，具有积极的现实指导意义和参考价值。

关键词：干部人事档案；《档案法》；四化

新修订的《档案法》新增“档案信息化建设”与“档案监督体系”，明确了档案工作的集聚优势，提升了档案服务的开放度，凸显了档案监督检查的重要性，为新时代做好干部人事档案工作提供了根本遵循和法治保障。

1 人事档案源头“标准化”

2017年新修订的《标准化法》将标准定义为：农业、工业、服务业以及社会事业等领域需要统一的技术要求。标准包括国家、行业、地方和团体标准。近年来，档案领域陆续颁布出台了一系列国家标准和行业标准，如《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书档案案卷格式》《纸质归档文件装订规范》《纸质档案数字化规范》《归档文件整理规则》《档案著录规则》《全宗卷规范》《档号编制规则》等，这些国家标准、行业规范为做好新时代人事档案工作提供了统一的技术要求，也使得人事档案管理工作更加科学规范。《档案法》中有两处提及“标准”，一处是规定国家档案主管部门制定“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准”；另一处是委托开展档案服务的，应“约定服务的范围、质量和技术标准等内容”。人事档案作为档案的重要组成部分，是党委（党组）和组织人事等部门在人事管理与人才服务等工作中形成的，反映干部工作作风、实绩、学习经历、遵纪守法和社会关系等情况的历史记录材料。贯彻落实《档案法》，从源头把好人事档案质量关，严格执行档案领域的国家标准和行业标准，做好人事档案工作。

1.1 收集标准化

人事档案材料收集工作是人事档案管理工作的起点[1]。主要是人事档案收集范围、原则、方式和流程等方面严格执行国家、地方和行业标准，实现人事档案收集标准化。首先，收集范围。根据《干部人事档案工作条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等，纳入人事档案收集的范围包括履历类、思想类和考核鉴定类材料；学历学位、专业技术职务（职称）和学术评鉴类材料；政审和审计类材料；党团类，表彰奖励及惩处类和任免类材料等。其次，收集原则。人事档案收集要坚持科学化、完整性和规范性原则[2]。所谓科学化，就是立足人事档案管理人员配备、收集任务及要求，按照标准做好人事档案收集。所谓完整性，就是要做到应收尽收，将需要归档的文件材料全部收集起来。所谓规范性，就是指人事档案收集要符合标准要求。最后，收集方式。坚持全面收集和及时收集相结合，根据单位用印、收发文等做好全面人事档案收集。同时，也要在单位人事任免、职级晋升和人才招录等活动中及时做好人事档案资料的收集。

1.2 材料标准化

档案收集是人事档案工作的起点，而材料标准化则是人事档案源头“标准化”的现实表现形式。人事档案材料的标准化包括材料内容的精确化和格式的规范化[3]。前者是指人事档案所记载的事实准确、表现的材料完整和收集的手续完备。如人事档案中干部履历表的“三龄两历一身份”要精准，要用规范的文字表述和记载，如出生年龄记录到月，并以公历出生日期为准。材料完整既包括每件也包括每份的人事档案材料的完整性。每一个人的人事材料是一个完整的有机体系，包括干部任免审批表、考核材料及奖惩材料等。每一份材料的内容及外在形式也要求完整性，如个人考核材料有考核等级、个人署名签字等。手续完备也是材料标准化的重要表现。本人撰写、单位出具的证明材料及组织形成的人事档案材料，其形成、移交和收集都有相应的手续，只有手续完备才能满足材料的标准化。如干部鉴定表，需要本人填写，并经组织审批，加盖公章；干部任免审批表，要有呈报单位意见，还要有上级单位审批意见等。后者，主要是指材料尺寸、书写、印刷和排版等格式规范化与标准化。

1.3 审核标准化

人事档案管理需要从源头做好干部档案审核工作，按照“信息采集+档案审核”同步推进新增人员“三龄两历一身份”人事档案的审核，从源头确保人事档案收集的质量。坚持“凡进必审、凡提必审、凡转必审”，填写《全国干部人事档案专项审核任免审批表》。一方面，根据干部管理权限，新录用人员档案审核，重点围绕材料是否齐全、逻辑是否有误与信息是否真实等，做好新进人员人事档案审核。另一方面，按照“谁管理、谁把关、谁考察、谁审核、谁签字、谁负责”的原则，做好职级晋升、选拔任用与调任转任人员的人事档案资料审核。此外，还要做好调出人员的人事档案审核，核查人事档案材料的完整性与真实性。

2 人事档案整理“规范化”

规范化是指按照一定的标准或规则进行统一化处理。新修订的《档案法》中有两处提及“规范”：“规范档案收集、整理工作”“电子档案应当程序规范”。《机关档案管理规定》提出档案整理的基本原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。近年来，档案领域陆续颁布出台了一系列规范性文件，如《电子档案移交与接收办法》《机关档案工作业务建设规范》《关于进一步加强档案安全工作的意见》等。档案整理是指将收集来的档案分门别类组成有序体系的一项基础性业务工作。这些规范性文件的颁布实施为人事档案按照统一标准和规则进行处理提供了可靠保障。

2.1 组件

组件是人事档案整理的第一步，是确定档案的基本整理单位，即组件，据此明确件的构成及排序。一般以每份文件为一件，同一年度或机构（问题）的文件按不同保管期限装盒，盒内文件不再装订成册，每件可单独抽取。根据《归档文件整理规则》要求，人事档案中的来文与复文为一件，正文与附件为一件，文件正本与定稿为一件。排序方法主要有两种，一种是按照材料形成时间为序排列，如《干部人事工作条例》中的第一、二、三、四、七、九、十类材料；一种是按照材料内容及材料间的内在联系排序，一般将结论性材料或主要材料排在前，便于查找利用。如第五、六、八类材料。

2.2 分类

按照《干部人事工作条例》的规定，人事档案主要有十类：履历类，包括《干部履历表》、干部简历等；自传和思想类，包括自传、重要党性分析、重要思想汇报、参加党的重大教育活动情况等；考核鉴定类，如平时考核、年度考核、任期考核、工作鉴定、援派锻炼考核鉴定等；学历学位、专业技术职务（职称）类，如中专毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书复印件、评聘职称材料、发明创造获奖等；政审、审计、审核类，如政审表、干部人事档案任前审核登记表等；党团类，如入团志愿书、入党申请书等；表彰奖励类，如记功、嘉奖、授予荣誉称号等；违规违纪处理处分类，如党纪政务处分、判决书、裁定书等；工资、任免、出国、会议代表类，如工资待遇审批、任免、职级晋升等；其他类，如工作调动介绍信、工伤材料等。规范人事档案分类，就是要把完成组件的人事档案按分类方案划分，并将各类人事档案材料归入相应层次和类别，使人事档案形成有机体系。如“年度—机构（问题）—保管期限”。

2.3 编号

人事档案编号就是将已经分类排列后的档案编制档号，通过一组数字、字符的集合反映人事档案的基本属性，指示人事档案在全宗中的位置。档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。如F108全宗人事类2023年永久档案人事科第6件，表示为F108-RS·2023-Y-RSK-006。近年来，一些高校探索采取工号编号法，省去编制档案号环节，使标注档号更快捷[1]。

2.4 编目

编号完成后，接下来需要编制人事档案目录，将业已形成体系的人事档案材料呈现出来，并将卷内目录至于卷首，是人事档案内容的纲目和查阅的索引。规范的人事档案编目不仅体现为纸质目录，也体现在电子目录，便于计算机检索、查阅和交接。人事档案编目时要逐份逐项编目，确保目录清楚。档案目录不得涂改粘贴。“材料形成时间”为材料落款时间，多个时间的材料以最晚时间为准。材料名称以材料题目填写，没有标题或标题不规范的应另拟标题，题目过长可适当简化。学历学位证书等材料为复印件的，应在目录备注项注明“复印件”。尤其需要注意的是电子表格或文字处理软件进行目录编制，项目内容应直接输入完成，不加空格与回车，以免影响数据完整性，不利于数据检索。

3 人事档案管理“科学化”

科学化是指决策、管理等符合客观规律的程度。新修订的《档案法》中有三处提及“科学”：“鼓励档案科学研究”“建立科学管理制度”“监督检查做到科学”。人事档案管理系统初具规模，人事档案管理制度体系初步建立，做好人事档案科学管理应是保管安全与调理；利用高效与迅捷；统计简便与准确等。

3.1 理顺管理体制

要理顺人事档案工作的隶属关系、机构设置和职权范围，明确人事档案管理工作的职责，进而建立一套行之有效的管理运行机制。根据《档案法》的规定和要求，人事档案工作要实行“统一领导、分级管理”原则，在学校党委的领导下，档案室与人事部门通力合作，相关部门定期向档案室移交档案，构建管理有效、分工明确的人事档案管理体制和组织体系。

3.2 强化工作衔接

加强人事工作与档案工作的有效衔接，确保人事档案有效管理和良好利用。从产生来看，人事档案是人事工作的产物，是在人事工作过程中产生的具有保存价值的文件资料；从档案利用来看，人事档案利用价值的发挥有利于提升人事工作的科学化水平。因此，人事档案管理工作者与人事部门人员要从学校的全局出发，相互配合。档案人员指导立卷工作，按照归档的标准和要求做好人事文件的收集和整理。同时，人事部门要及时反馈人事工作信息，协助档案部门高效收集档案资料，确保应收尽收，为高效管理奠定基础。

3.3 重视资源开发

人事档案的价值在于其利用，做好人事档案资源信息的开发，也是当前人事档案科学管理的出发点和落脚点，为人事工作提供有力指导。对人事档案进行多层次加工与整理，将蕴含于其中有价值与满足人事工作需求的信息挖掘提炼出来，做好人事档案资源编研，为人事工作提供信息指导和参考。

4 人事档案建设的“信息化”

人事档案信息化建设是人事档案适应时代发展的必然要求，也是推动人事档案高质量发展的动力源泉。信息化是本次《档案法》修订的一大亮点，也是着墨最多的地方，先后有7处提及信息化。其中《档案法》中第五章专门规定了“档案信息化建设”的相关内容，这也为人事档案信息化建设提供了精准指导。

4.1 做好规划设计

根据《档案法》第三十五条之规定，要切实加强人事档案信息化建设，把人事档案信息化建设纳入地区、行业、部门及系统信息化发展规划，做好信息化建设的顶层规划设计。根据人事档案工作实际，明确短、中、长期信息化建设思路和方法。要在人、财、物等方面不断加大人事档案信息化建设的支持力度，加强复合型档案人才引进，将人事档案信息化建设所需经费纳入部门预算，做好计算机、扫描仪、人事档案管理软件的采购及档案库房的建设等，为人事档案信息化建设提供良好地软硬件条件。

4.2 注重内容建设

人事档案信息化建设的关键在于人事档案信息采集。随着《档案法》的实施，单轨制已经成为档案发展的趋势，要按照“增量电子化、存量数字化”原则，加快推进馆藏纸质等传统媒介人事档案数字化进程。根据学校人事档案管理现状及规模，可委托第三方专业机构协助做好档案数字化工作。同时，要积极推进电子人事档案管理系统建设，打通人事档案管理系统与人事系统、办公自动化系统之间的信息流通壁垒，实现系统之间相互衔接与相互流通，实现人事档案增量电子化。此外，要统筹推进人事档案资源共享服务平台建设，推动学校人事档案数字资源跨部门与跨系统的共享利用，实现人事档案价值利用最大化。

4.3 筑牢安全防线

人事档案信息化使其面临着诸多非传统安全因素的威胁，如恶意访问、信息篡改、无法访问和信息被泄露等。因此，要始终把牢人事档案信息化建设的安全红线与底线。从人防、物防和技防等织密人事档案信息化建设安全防线。组织档案人员安全保密知识培训，增强人事档案安全保密意识，提升信息安全技术应用能力。购买保密柜和消磁柜，做好物理隔离，严禁涉密档案与互联网链接。按照“八防”的标准和要求做好档案库房建设。此外，要善于运用先进技术，如数据备份、身份认证、密钥和杀毒软件等，增强人事档案信息化安全技术含量，确保不发生失泄密、被恶意篡改、数据丢失等安全事故。

参考文献

[1]贾艳云.人事档案材料收集工作标准化路径分析[J].办公室业务，2014（4）：45.

[2]曹刚，夏天，张莉华.新时代医院人事档案管理标准化探讨[J].行政事业资产与财务，2020（8）：46，118.

[3]李淮艳.浅议人事档案材料的标准化[J].河南教育学院学报（哲学社会科学版），2000（1）：110-111.

[4]许行珺.高校人事档案编号的思考与实践——以西安理工大学人事档案管理为例[J].机电兵船档案，2021（1）：47-49.

作者简介：陈丽莉（1982.10—），大学学历，福州机电工程职业技术学校助理馆员，主要从事人事档案管理